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產品規格說明書是產品開發過程中至關重要的一環，它不僅定義了產品的功能和特性，更是產品經理、工程師、設計師等團隊成員之間溝通協作的基石。那麼，如何撰寫有效的產品規格說明書呢？ 本文將提供豐富的撰寫範例與實用技巧，助您打造一份清晰、完整、易於理解的產品規格說明書。
從我多年的經驗來看，一份好的產品規格說明書絕不僅僅是功能的堆砌，更需要深入理解用戶需求，並將其轉化為可衡量、可執行的規格指標。在本文中，您將學習到如何透過用戶訪談、市場調查等方式精準捕捉需求，並運用科學的需求分析方法進行優先級排序。此外，我們也會探討如何運用 UML、流程圖等工具清晰表達技術細節，促進團隊之間的有效溝通。
更重要的是，我會分享一些在實際專案中遇到的常見問題和解決方案，例如如何處理需求變更、如何避免規格說明書中的歧義等等。希望透過這些實戰經驗，能幫助您在撰寫產品規格說明書的過程中少走彎路，提升工作效率，最終打造出符合市場需求的優質產品。記住，清晰的規格說明書是成功產品的基石。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
1. 多管道收集與驗證需求： 透過用戶訪談、問卷調查、市場調查、競品分析等多種管道收集需求，並利用Kano模型、MoSCoW方法等工具進行分析和優先順序排序。別忘了進行需求審查、原型驗證和測試案例設計，確保需求的準確性和完整性。
2. 規格說明書結構化與視覺化： 採用清晰的結構，包含目標、功能、需求、設計約束等要素。運用UML、流程圖、原型設計等工具清晰表達技術細節，並加入圖表、圖像等視覺化元素，提升可讀性和易理解性。
3. 擁抱迭代與善用工具： 需求分析是一個持續迭代的過程，隨時根據回饋和變化調整規格說明書。利用Jira、Confluence、Figma等工具，提升需求管理、追蹤和協作效率，確保規格說明書的同步和一致性。
產品規格說明書：需求分析的實用技巧
需求分析是撰寫有效產品規格說明書的基石。一份詳盡且準確的需求分析，能確保產品開發團隊對產品的目標、功能和使用者需求有共同的理解，從而避免後續開發過程中可能出現的誤解和返工。以下將探討需求分析的一些實用技巧，協助您撰寫更有效的產品規格說明書。
1. 需求收集：多管道並進
需求收集是需求分析的第一步，目標是盡可能全面地收集來自不同來源的需求。
- 使用者訪談：直接與目標使用者進行訪談，深入瞭解他們的需求、痛點和期望。訪談可以採用結構化或非結構化的方式，並注意觀察使用者的行為和情緒。
- 問卷調查：透過問卷調查，可以快速收集大量使用者的意見。問卷設計應簡潔明瞭，避免引導性問題，並針對不同使用者群體設計不同的問卷。
- 市場調查：分析市場趨勢、競品資訊和使用者行為數據，瞭解市場上的機會和挑戰。市場調查可以採用定量或定性的方法，例如市場分析報告、競品分析和使用者數據分析。
- 競品分析：研究競爭對手的產品，瞭解它們的優缺點和功能特點。競品分析可以幫助您找到產品的差異化優勢和改進方向。
- 腦力激盪：組織團隊成員進行腦力激盪，激發創意，提出各種可能的需求。腦力激盪應鼓勵自由發言，並記錄所有想法。
- 文件審閱：審閱現有的產品文件、使用者手冊、客服記錄等，找出潛在的需求。
2. 需求分析：由淺入深
收集到需求後，需要進行分析和整理，將原始需求轉化為具體、可執行的規格。
- Kano 模型分析：將需求分為基本型需求、期望型需求和興奮型需求，並根據不同類型的需求制定不同的開發策略。Kano 模型可以幫助您確定產品的優先順序和核心功能。
- MoSCoW 方法：將需求分為必須要有的 (Must have)、應該要有的 (Should have)、可以要有的 (Could have) 和不要有的 (Won’t have)，並根據不同優先順序的需求制定不同的開發計畫。MoSCoW 方法可以幫助您控制產品的範圍和預算。
- 使用者故事：以使用者角度描述需求，例如「作為一個使用者，我
3. 需求驗證：確保準確
需求驗證是確保需求分析結果準確無誤的重要步驟。
- 需求審查：組織相關人員（產品經理、工程師、設計師、測試人員）對需求進行審查，確保需求的完整性、一致性、可行性和可測試性。
- 原型驗證：將原型展示給使用者，收集使用者的反饋，並根據反饋修改需求。
- 測試案例設計：根據需求設計測試案例，驗證需求是否能夠被正確實現。
- 模擬和原型：對於複雜的動態行為，可以使用模擬或原型來驗證需求。
4. 持續迭代：擁抱變化
需求分析不是一次性的工作，而是一個持續迭代的過程。在產品開發過程中，可能會出現新的需求、需求變更或需求不明確的情況。因此，需要保持靈活性，隨時調整需求分析的結果，並與開發團隊保持密切溝通。
提醒： 需求變更在日常工作中特別常見，頻繁的需求變更會帶來很多問題，例如：個人工作成就感降低； 需要經常加班趕工期； 軟件產品的交付質量下降； 架構臃腫代碼質量降低，很快會變成代碼“屎山”。
5. 善用工具：事半功倍
選擇合適的工具可以提高需求分析的效率和準確性。
- 需求管理工具：例如 Jira、Confluence、Azure DevOps 等，可以幫助您管理需求、追蹤進度、協作溝通。
- 原型設計工具：例如 Figma、Sketch、Adobe XD 等，可以幫助您快速建立產品原型。
- 流程圖工具：例如 draw.io、Lucidchart 等，可以幫助您繪製流程圖。
- 協作平台：例如 Google Docs、Microsoft Teams 等，可以幫助團隊成員協作撰寫和審閱需求文件。
總之，需求分析是撰寫有效產品規格說明書的關鍵環節。透過多管道收集需求、由淺入深分析需求、確保需求準確、持續迭代和善用工具，您可以撰寫出更完善的產品規格說明書，指導產品開發團隊打造出符合使用者需求和市場期望的成功產品。
如何撰寫有效的產品規格說明書：結構與範本
產品規格說明書 (Product Requirements Document, PRD) 的結構和範本是確保文件清晰、完整和易於理解的基礎。一個良好的結構能幫助讀者快速找到所需的資訊，而範本則能提供一致性和效率。以下將詳細介紹PRD的結構要素和一些常用的範本，幫助您撰寫出更有效的產品規格說明書。
PRD 的基本結構要素
一個完整的產品規格說明書應包含以下幾個核心要素：
- 標題與版本資訊：
- 標題： 清晰明確的文件標題，例如「產品規格說明書：行動應用程式 v1.0」。
- 版本： 記錄文件的版本號碼和發布日期，方便追蹤變更。
- 作者與負責人： 標明文件作者和負責人，方便讀者聯繫和諮詢。
- 簡介：
- 產品概述： 簡要描述產品的目的、目標和核心功能。
- 目標讀者： 明確說明目標讀者，例如產品經理、工程師、設計師等。
- 文件目的： 說明文件的用途，例如指導開發、測試和驗收。
- 目標與範圍：
- 產品目標： 詳細說明產品要達成的商業目標和使用者目標。
- 目標受眾： 描述目標用戶的特徵、需求和使用場景。
- 產品範圍： 明確界定產品的功能範圍，避免範圍蔓延。
- 功能需求：
- 功能列表： 列出所有需要實現的功能，並給予唯一標識符。
- 功能描述： 詳細描述每個功能的輸入、輸出、處理邏輯和驗收標準。
- 優先順序： 標明每個功能的優先順序，例如必須有、重要、可選。
- 非功能需求：
- 性能需求： 描述系統的響應時間、吞吐量、負載能力等。
- 安全需求： 描述系統的安全機制、資料保護和權限控制。
- 可用性需求： 描述系統的易用性、可訪問性和使用者體驗。
- 可靠性需求： 描述系統的穩定性、容錯能力和恢復能力。
- 設計約束：
- 硬體約束： 描述硬體平台的限制，例如記憶體大小、處理器速度等。
- 軟體約束： 描述軟體平台的限制，例如作業系統版本、函式庫依賴等。
- 技術標準： 描述需要遵循的技術標準和規範。
- 介面設計：
- 使用者介面： 描述使用者介面的佈局、元件和交互方式。
- API 介面： 描述系統與其他系統之間的 API 介面。
- 資料庫結構： 描述資料庫的表結構、欄位和關聯。
- 驗收標準：
- 驗收測試： 描述驗收測試的案例、步驟和預期結果。
- 交付物： 列出所有需要交付的文件、程式碼和測試報告。
- 附錄：
- 術語表： 解釋文件中使用的專業術語。
- 參考文獻： 列出參考的文獻、標準和規範。
常用的 PRD 範本
- 傳統瀑布式範本： 適用於需求明確、變更較少的專案。此範本通常包含詳細的功能描述、介面設計和驗收標準。
- 敏捷開發範本： 適用於需求變化快速、迭代開發的專案。此範本強調用戶故事 (User Story) 和驗收標準，並鼓勵持續的回饋和調整。
- 硬體產品範本： 適用於硬體產品開發，著重於物理特性、環境要求和測試方法。
- 軟體產品範本： 適用於軟體產品開發，強調功能、性能、安全性和可用性。
範本資源
您可以參考以下資源，尋找適合您專案的 PRD 範本：
- 線上範本庫： 許多網站提供免費或付費的 PRD 範本，例如 Kris專案管理學院。
- 軟體開發工具： 一些軟體開發工具，例如 Atlassian Confluence，提供內建的 PRD 範本。
- 行業標準： IEEE 830-1998 是一個常用的軟體需求規格說明標準，您可以參考該標準制定自己的 PRD 範本。
選擇合適的結構和範本，能夠有效地提升 PRD 的品質和效率。希望以上資訊能幫助您撰寫出更有效的產品規格說明書，確保產品開發的順利進行。
如何撰寫有效的產品規格說明書. Photos provided by unsplash
如何撰寫有效的產品規格說明書：案例分析與實踐
理論與實務結合，才能真正掌握撰寫產品規格說明書的精髓。透過案例分析，我們可以學習如何將抽象的概念轉化為具體的規範，並從實踐中汲取經驗，避免常見的錯誤。以下將針對不同類型的產品規格說明書，提供詳細的案例分析與實踐指南，助您在實際工作中得心應手。
軟體產品規格說明書案例分析
以一個電商平台的購物車功能為例，我們可以從以下幾個方面進行分析：
- 目標： 讓使用者能夠輕鬆地將商品加入購物車、修改商品數量、以及確認訂單。
- 功能需求：
- 使用者可以瀏覽商品頁面，並點擊「加入購物車」按鈕。
- 購物車頁面顯示所有已加入的商品，包括商品圖片、名稱、價格、數量和小計。
- 使用者可以在購物車頁面修改商品數量，系統自動更新小計和總金額。
- 使用者可以從購物車頁面移除商品。
- 使用者可以前往結帳頁面，確認訂單並選擇付款方式。
- 非功能需求：
- 購物車功能必須在各種瀏覽器和裝置上正常運作。
- 購物車頁面的載入速度必須快。
- 購物車資料必須安全地儲存在伺服器上。
- 目標： 讓使用者能夠隨時監測自己的心率，並追蹤心率變化趨勢。
- 功能需求：
- 手錶能夠自動監測使用者的心率，並將資料儲存下來。
- 使用者可以查看即時心率、平均心率、最高心率和最低心率。
- 手錶可以記錄使用者在不同活動下的心率資料，例如靜止、運動和睡眠。
- 使用者可以設定心率警示，當心率超出安全範圍時，手錶會發出提醒。
- 非功能需求：
- 心率監測的準確度必須達到一定的標準。
- 手錶的電池續航力必須能夠支援長時間的心率監測。
- 手錶必須具備防水功能。
- 目標： 讓客服人員能夠快速地將使用者提出的問題分類，並轉交給相應的專業人員處理。
- 功能需求：
- 系統能夠自動分析使用者提出的問題，並根據關鍵字和語意進行分類。
- 客服人員可以手動修改系統的分類結果。
- 系統能夠記錄每個問題的分類結果和處理時間。
- 系統提供報表功能，分析不同問題類型的數量和處理效率。
- 非功能需求：
- 問題分類的準確度必須達到一定的標準。
- 系統的回應速度必須快。
- 系統必須具備良好的擴充性，能夠支援大量的問題和使用者。
- 使用流程圖和UML圖： 流程圖可以幫助我們清晰地描述功能的流程，UML圖可以幫助我們描述系統的結構和關係。
- 編寫測試案例： 針對每個功能需求，編寫相應的測試案例，確保功能的正確性和完整性。
- 進行使用者測試： 邀請使用者參與測試，收集使用者的回饋意見，並根據意見修改規格說明書。
- 使用者可以瀏覽商品頁面，並點擊「加入購物車」按鈕。
- 購物車頁面顯示所有已加入的商品，包括商品圖片、名稱、價格、數量和小計。
- 使用者可以在購物車頁面修改商品數量，系統自動更新小計和總金額。
- 使用者可以從購物車頁面移除商品。
- 使用者可以前往結帳頁面，確認訂單並選擇付款方式。
- 購物車功能必須在各種瀏覽器和裝置上正常運作。
- 購物車頁面的載入速度必須快。
- 購物車資料必須安全地儲存在伺服器上。
- 手錶能夠自動監測使用者的心率，並將資料儲存下來。
- 使用者可以查看即時心率、平均心率、最高心率和最低心率。
- 手錶可以記錄使用者在不同活動下的心率資料，例如靜止、運動和睡眠。
- 使用者可以設定心率警示，當心率超出安全範圍時，手錶會發出提醒。
- 心率監測的準確度必須達到一定的標準。
- 手錶的電池續航力必須能夠支援長時間的心率監測。
- 手錶必須具備防水功能。
- 系統能夠自動分析使用者提出的問題，並根據關鍵字和語意進行分類。
- 客服人員可以手動修改系統的分類結果。
- 系統能夠記錄每個問題的分類結果和處理時間。
- 系統提供報表功能，分析不同問題類型的數量和處理效率。
- 問題分類的準確度必須達到一定的標準。
- 系統的回應速度必須快。
- 系統必須具備良好的擴充性，能夠支援大量的問題和使用者。
- UML (Unified Modeling Language)： 適用於描述軟體系統的結構和行為。例如，使用用例圖 (Use Case Diagram) 描述使用者與系統的互動，使用類別圖 (Class Diagram) 描述系統的類別結構 [16]，使用活動圖 (Activity Diagram) 描述流程邏輯。 [15]
- 流程圖 (Flow Chart)： 適用於描述系統或功能的運作流程。[13] 透過流程圖，可以清晰展示資料流、控制流以及決策過程，幫助讀者快速理解系統的運作機制。
- 原型設計 (Prototyping)： 透過建立低擬真或高擬真的產品原型，可以更直觀地展示產品的介面、互動方式和使用者體驗。原型設計有助於及早發現潛在問題，並獲得使用者的回饋。
- 示意圖： 針對硬體產品，使用示意圖展示硬體電路 placement 示意圖，可更有效傳達產品設計。[3]
- 版本控制： 使用版本控制系統（例如 Git）管理規格說明書的不同版本。每次修改後，都應建立一個新的版本，並記錄修改內容和修改人。[8] 版本號可以採用語義化版本控制格式：主版本.次版本.修訂號。
- 變更管理： 建立變更請求流程，任何對規格說明書的修改都必須經過審核和批准。變更請求應包含修改的原因、修改內容以及對產品的影響評估。[9]
在撰寫規格說明書時，需要針對以上每個方面進行詳細描述，並提供具體的範例。例如，對於「使用者可以瀏覽商品頁面，並點擊『加入購物車』按鈕」這個功能需求，可以這樣描述：
使用者在瀏覽商品詳情頁時，頁面上會顯示「加入購物車」按鈕。當使用者點擊此按鈕時，系統會將該商品加入使用者的購物車，並彈出提示訊息「已成功加入購物車」。如果使用者未登入，系統會提示使用者先登入。
硬體產品規格說明書案例分析
以一個智慧手錶的心率監測功能為例，我們可以從以下幾個方面進行分析：
在撰寫規格說明書時，需要針對以上每個方面進行詳細描述，並提供具體的量化指標。例如，對於「心率監測的準確度必須達到一定的標準」這個非功能需求，可以這樣描述：
心率監測的準確度必須達到 95% 以上，誤差範圍在 ±5 bpm 以內。
服務產品規格說明書案例分析
以一個線上客服系統的問題分類功能為例，我們可以從以下幾個方面進行分析：
在撰寫規格說明書時，需要針對以上每個方面進行詳細描述，並提供具體的評估標準。例如，對於「問題分類的準確度必須達到一定的標準」這個非功能需求，可以這樣描述：
問題分類的準確度必須達到 90% 以上，錯誤分類的比例不得超過 10%。
實踐技巧
在進行案例分析的同時，我們還可以學習以下實踐技巧：
透過不斷的案例分析和實踐，我們可以更加深入地理解產品規格說明書的撰寫方法，並在實際工作中不斷提升自己的技能。
| 產品類型 | 功能/特性 | 目標 | 功能需求 | 非功能需求 | 具體描述/量化指標 |
|---|---|---|---|---|---|
| 軟體產品 (購物車功能) | 購物車功能 | 讓使用者能夠輕鬆地將商品加入購物車、修改商品數量、以及確認訂單。 |
|
|
使用者在瀏覽商品詳情頁時，頁面上會顯示「加入購物車」按鈕。當使用者點擊此按鈕時，系統會將該商品加入使用者的購物車，並彈出提示訊息「已成功加入購物車」。如果使用者未登入，系統會提示使用者先登入。 |
| 硬體產品 (智慧手錶) | 心率監測功能 | 讓使用者能夠隨時監測自己的心率，並追蹤心率變化趨勢。 |
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心率監測的準確度必須達到 95% 以上，誤差範圍在 ±5 bpm 以內。 |
| 服務產品 (線上客服系統) | 問題分類功能 | 讓客服人員能夠快速地將使用者提出的問題分類，並轉交給相應的專業人員處理。 |
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問題分類的準確度必須達到 90% 以上，錯誤分類的比例不得超過 10%。 |
如何撰寫有效的產品規格說明書：技術溝通與協作
產品規格說明書不僅僅是一份技術文件，更是產品團隊內外部溝通與協作的基石。一個清晰、易懂且全面的規格說明書，可以有效減少誤解、降低溝通成本，並確保所有團隊成員對產品目標和細節有共同的理解。本段落將深入探討如何在產品規格說明書的撰寫過程中，融入有效的技術溝通與協作技巧。
運用視覺化工具強化溝通
單純的文字描述有時難以完整表達複雜的技術概念。因此，在規格說明書中適當運用視覺化工具，可以大幅提升可讀性和理解度：
建立共同的術語表
為了避免因術語理解不同而產生的誤解，建議在規格說明書中建立一份共同的術語表。術語表應包含所有專業術語、縮寫詞和專案特定詞彙的定義，確保團隊成員在溝通時使用相同的語言。
版本控制與變更管理
產品規格說明書在開發過程中可能會不斷修改和更新。為了確保團隊成員使用的是最新版本，並追蹤變更歷史，需要建立有效的版本控制和變更管理機制：
運用協作平台
選擇合適的協作平台可以促進團隊成員之間的溝通和協作。例如，可以使用 Confluence、Google Docs、HelpLook 或 Notion [4] 等工具進行線上協作編輯、評論和版本控制。這些工具通常提供即時協作、評論反饋和版本歷史記錄等功能，方便團隊成員共同參與規格說明書的撰寫和修改。
Model-Based Systems Engineering (MBSE)
追蹤業界最新趨勢，例如 Model-Based Systems Engineering (MBSE)，MBSE 是一種利用系統的形式化表示（稱為模型）來支持和促進整個系統生命週期中系統工程任務的執行的範例。[24] MBSE 使用模型作為一種手段來收集、生成和/或維護大量關於感興趣的系統、複合元素和交互實體/環境的特徵的資訊。[24] SysML 是系統工程的統一建模語言 [UML] 的擴展，是 MBSE 中更常用的建模語言之一。[24]透過 MBSE 可以更好地利用形式化結構和抽象來管理複雜性。
定期溝通與回饋
在規格說明書的撰寫過程中，應定期與產品經理、工程師、設計師和測試人員等相關人員進行溝通，收集回饋意見，並及時修改和完善規格說明書。定期的溝通可以確保所有團隊成員對產品目標和細節保持一致的理解，並及早發現和解決潛在問題。
如何撰寫有效的產品規格說明書結論
總而言之，如何撰寫有效的產品規格說明書是一項需要綜合運用多種知識與技能的任務。透過本文的詳細介紹，我們深入探討了需求分析的實用技巧、規格說明書的結構與範本、案例分析與實踐方法，以及技術溝通與協作的重要性。
記住，一份優秀的產品規格說明書不僅僅是需求的堆砌，更是團隊協作的橋樑。它能確保所有成員對產品有著共同的願景，並在開發過程中減少誤解和衝突。因此，請務必重視規格說明書的撰寫，並不斷學習和精進相關技能。
希望透過本篇「如何撰寫有效的產品規格說明書：範例、技巧與實戰指南」文章，您能對產品規格說明書的撰寫有更深入的理解，並將這些知識應用於實際工作中，提升產品開發的效率和品質。祝您在產品管理的道路上一切順利！
如何撰寫有效的產品規格說明書 常見問題快速FAQ
產品規格說明書（PRD）中，需求分析的重要性是什麼？
需求分析是撰寫一份有效產品規格說明書的基石。它能確保產品開發團隊對產品的目標、功能和使用者需求有共同的理解，從而避免後續開發過程中可能出現的誤解和返工。透過使用者訪談、市場調查等多管道收集需求，並運用 Kano 模型、MoSCoW 方法等工具進行分析，能將模糊的需求轉化為可衡量、可執行的規格指標，確保產品符合市場需求。
產品規格說明書應包含哪些基本結構要素？
一份完整的產品規格說明書應包含以下幾個核心要素：標題與版本資訊、簡介（產品概述、目標讀者、文件目的）、目標與範圍（產品目標、目標受眾、產品範圍）、功能需求、非功能需求、設計約束、介面設計、驗收標準和附錄（術語表、參考文獻）。這些要素共同構成了一個清晰、完整和易於理解的產品規格說明書，為產品開發提供了明確的指導。
在撰寫產品規格說明書時，如何有效地進行技術溝通與協作？
為了確保產品團隊對產品目標和細節有共同的理解，應在規格說明書的撰寫過程中融入有效的技術溝通與協作技巧。這包括運用 UML、流程圖、原型設計等視覺化工具強化溝通；建立共同的術語表，避免術語理解不同而產生的誤解；建立版本控制和變更管理機制，確保團隊成員使用的是最新版本；運用 Confluence、Google Docs 等協作平台進行線上協作編輯，並定期與產品經理、工程師、設計師和測試人員等相關人員進行溝通，收集回饋意見。
