利用看板管理研發專案：深入解析與實戰指南

—

在快速變化的研發領域，專案管理的方法直接影響著創新速度與產品品質。利用看板管理研發專案，能夠有效地應對複雜性，提升團隊的協作效率與可見度。本指南將深入探討看板方法在研發專案中的應用，助您掌握如何透過看板來優化工作流程、管理任務，並實現更高效的專案交付。

看板不僅僅是一個任務管理工具，更是一種視覺化的溝通方式，它能幫助研發團隊成員清晰地瞭解專案的整體進度與個人職責。透過看板，您可以輕鬆追蹤每個任務的狀態，及時發現並解決瓶頸，從而顯著提升專案的效率。

多年來，我協助許多研發團隊導入看板系統，看到他們在專案管理上取得顯著的改善。一個實用的建議是，在實施看板時，務必根據團隊的具體需求與專案的特性來客製化看板的欄位與流程。例如，在硬體研發專案中，可以增加「原型驗證」或「供應商協調」等特定欄位，以更好地反映專案的實際進程。此外，定期舉行看板會議，確保團隊成員對專案進度保持同步，並共同解決遇到的問題。

本指南旨在提供詳盡的實戰策略與案例，幫助您在研發專案中成功應用看板方法，提升團隊的整體表現。
在快速變化的研發領域，專案管理的方法直接影響著創新速度與產品品質。利用看板管理研發專案，能夠有效地應對複雜性，提升團隊的協作效率與可見度。本指南將深入探討看板方法在研發專案中的應用，助您掌握如何透過看板來優化工作流程、管理任務，並實現更高效的專案交付。

看板不僅僅是一個任務管理工具，更是一種視覺化的溝通方式，它能幫助研發團隊成員清晰地瞭解專案的整體進度與個人職責。透過看板，您可以輕鬆追蹤每個任務的狀態，及時發現並解決瓶頸，從而顯著提升專案的效率。

多年來，我協助許多研發團隊導入看板系統，看到他們在專案管理上取得顯著的改善。一個實用的建議是，在實施看板時，務必根據團隊的具體需求與專案的特性來客製化看板的欄位與流程。例如，在硬體研發專案中，可以增加「原型驗證」或「供應商協調」等特定欄位，以更好地反映專案的實際進程。為了提高效率，可以設置一些規則和自動化流程，例如任務狀態變更時自動通知相關人員，或者任務超時自動提醒等。此外，定期舉行看板會議，確保團隊成員對專案進度保持同步，並共同解決遇到的問題。看板設計不是一成不變的，需要根據團隊的回饋和項目進展不斷優化和調整。

本指南旨在提供詳盡的實戰策略與案例，幫助您在研發專案中成功應用看板方法，提升團隊的整體表現。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 客製化你的看板： 根據團隊的具體需求與專案特性，客製化看板的欄位與流程。例如，硬體研發專案可增加「原型驗證」或「供應商協調」欄位，確保看板能真實反映專案進程。
2. 限制在製品（WIP）： 限制每個階段正在進行的任務數量，避免團隊成員同時處理過多任務，從而減少多工處理帶來的效率損失。這能幫助團隊集中精力，加速任務完成。
3. 定期舉行看板會議： 確保團隊成員對專案進度保持同步，並共同解決遇到的問題。看板會議是檢視進度、識別瓶頸、以及持續改進流程的絕佳機會。

看板方法如何優化研發流程？

看板方法是一種可視化的工作流程管理系統，它能顯著優化研發流程，提升團隊效率和產品交付速度。透過看板，研發團隊可以更有效地管理任務、追蹤進度、識別瓶頸，並持續改進工作流程。

可視化工作流程

看板的核心在於可視化。透過將研發流程中的各個階段（例如：需求分析、設計、開發、測試、部署）以欄位的形式呈現在看板上，團隊成員可以清楚地看到每個任務的狀態以及整體進度。這種透明度有助於團隊成員更好地理解任務目標、管理個人工作量，並更有效地參與團隊協作。

管理工作流程

看板方法強調流程管理，透過以下方式優化研發流程：

• 限制在製品（WIP）： 限制每個階段正在進行的任務數量，避免團隊成員同時處理過多任務，從而減少多工處理帶來的效率損失。
• 識別瓶頸： 透過看板可視化，團隊可以快速識別流程中的瓶頸環節，例如測試階段任務積壓過多。針對瓶頸，團隊可以集中資源解決問題，加速價值流動.
• 優化流程： 透過定期檢視看板數據，例如週期時間（Cycle Time）和吞吐量（Throughput），團隊可以持續監控流程效率，並根據數據分析結果進行改進。

看板的五大核心實踐

精實產品開發一書中，何勉提到看板的五大核心實踐，能讓研發流程更有效率：

• 可視化工作（價值）流： 讓團隊成員清楚看到目前有哪些工作項目以及個別的進度。
• 限制在製品數量WIP： 避免團隊成員同時間處理過多的工作，造成效率低落。
• 顯示化流程規則： 明確展示團隊的工作流程，讓成員都清楚知道規則。
• 管理和度量工作流： 追蹤任務在流程中的效率，並透過數據分析找出瓶頸。
• 持續改進： 針對流程中的問題點進行改進，不斷優化價值流動的效率。

提升團隊協作

看板方法不僅優化了研發流程，還有助於提升團隊協作效率：

• 促進溝通： 看板提供了一個共享的可視化平台，促進團隊成員之間的溝通和協作。團隊成員可以隨時瞭解專案進度、潛在風險以及其他成員的工作情況，從而更好地協調工作。
• 增強透明度： 看板方法提高了研發流程的透明度，讓團隊成員、專案經理以及其他利害關係人都能夠清楚地瞭解專案狀態。這種透明度有助於建立信任、減少誤解，並提升團隊的整體協作效率。
• 建立健康的工作環境： 透過限制在製品、優化流程，看板方法有助於減輕團隊成員的工作壓力，建立一個更健康、更高效的工作環境。

看板工具的應用

現今有許多數位看板工具可以協助團隊實施看板方法，例如 Jira、Trello、Asana 等。這些工具提供豐富的功能，例如：

• 客製化看板欄位、泳道，以符合不同研發團隊的需求。
• 設定在製品限制，避免團隊成員超負荷工作。
• 追蹤任務進度、週期時間、吞吐量等指標。
• 與其他研發工具整合，例如程式碼儲存庫、測試平台等.

透過選擇合適的看板工具，研發團隊可以更輕鬆地導入和實施看板方法，從而更有效地管理研發流程，提升團隊效率和產品交付速度.

持續改進

看板方法強調持續改進的精神。研發團隊應定期檢視看板數據、分析流程瓶頸，並根據分析結果進行改進。透過不斷的實驗、學習和調整，研發團隊可以持續優化工作流程，提升效率和產品品質.

總之，看板方法透過可視化工作流程、管理工作流程、提升團隊協作和持續改進等方式，顯著優化研發流程，幫助團隊更有效地交付高品質產品.

利用看板管理研發專案：流程視覺化與追蹤

在研發專案中，流程視覺化與追蹤是至關重要的環節。透過看板方法，我們可以將原本隱藏在複雜流程中的工作項目清晰地呈現出來，讓團隊成員隨時掌握專案的進度與狀態。這不僅有助於提升團隊的協作效率，還能及早發現潛在的瓶頸與風險，進而採取相應的措施。

流程視覺化的重要性

流程視覺化是看板的核心概念之一。它將研發流程中的各個階段，例如需求分析、設計、開發、測試、部署等，轉化為看板上的不同欄位。每個工作項目（通常以卡片的形式呈現）則代表一個具體的任務或需求。透過將卡片放置在相應的欄位中，我們可以清楚地看到每個任務的進度與狀態，例如：待辦、進行中、已完成等。這種視覺化的呈現方式，有助於：

• 提升透明度： 團隊成員可以隨時瞭解專案的整體進度，以及各個任務的負責人與完成時間。
• 促進溝通： 看板成為團隊成員溝通的共同平台，有助於減少誤解與衝突。
• 及早發現問題： 透過觀察看板上的卡片流動情況，可以及早發現潛在的瓶頸與風險，例如：某個階段的任務積壓過多、某個成員的工作負荷過重等。
• 持續改善： 透過定期檢視看板，可以不斷優化研發流程，提升團隊的效率與品質。

如何有效地追蹤研發專案進度

除了視覺化之外，追蹤也是看板方法的重要組成部分。透過追蹤，我們可以瞭解每個任務的具體進度，以及整個專案的交付週期。以下是一些有效的追蹤方法：

• 設定明確的完成標準： 每個任務都應該有明確的完成標準，例如：完成的定義（Definition of Done, DoD）。這有助於確保團隊成員對任務的理解一致，並避免重複工作。
• 定期更新卡片狀態： 團隊成員應定期更新卡片狀態，例如：從「進行中」改為「已完成」。這有助於確保看板上的資訊是最新的，並反映專案的實際進度。
• 使用燃燒圖（Burn-down Chart）或累計流量圖（Cumulative Flow Diagram）： 這些圖表可以幫助我們瞭解專案的進度趨勢，以及預測交付日期。
• 定期舉行看板會議： 在看板會議上，團隊成員可以共同檢視看板，討論專案的進度、問題與風險，並制定相應的解決方案。

客製化看板以適應研發流程

每個研發專案都有其獨特性，因此，我們需要根據專案的具體需求，客製化看板的配置。以下是一些客製化的技巧：

• 定義適合的欄位： 根據研發流程的各個階段，定義適合的欄位。例如，如果專案需要進行多次測試，可以增加「測試中」、「測試通過」、「測試失敗」等欄位。
• 使用泳道（Swimlanes）來區分不同類型的工作： 例如，可以使用泳道來區分不同優先級的任務、不同團隊負責的任務、或是不同類型的需求。
• 在卡片上添加標籤（Tags）或顏色： 可以使用標籤或顏色來標記卡片的類型、優先級、或是風險等級。
• 整合其他工具： 可以將看板工具與其他研發工具（例如：程式碼版本控制系統、測試工具）整合，以實現更自動化的追蹤與管理。例如可以參考Atlassian的 Jira 看板 與研發流程工具的整合。

透過流程視覺化與追蹤，我們可以更有效地管理研發專案，提升團隊的協作效率，並確保專案能夠按時交付。 下一步，我們將探討如何在研發專案中實踐WIP限制，以進一步優化流程。

利用看板管理研發專案. Photos provided by unsplash

利用看板管理研發專案：實踐WIP限制

在研發專案中導入看板方法，WIP（Work In Progress，在製品）限制是至關重要的一環。WIP限制指的是限制看板上每個階段（例如：分析、設計、開發、測試）同時進行中的任務數量。透過有效地實施WIP限制，可以顯著提升研發團隊的效率、品質，並減少浪費 。

為什麼要在研發專案中實施WIP限制？

• 提升專注力：當團隊成員同時處理多個任務時，容易造成注意力分散，導致錯誤增加、效率降低。WIP限制迫使團隊成員專注於完成手頭上的任務，避免過度承諾，提升工作品質 。
• 縮短交付週期：限制在製品可以減少任務在各階段的等待時間。當任務不再堆積，而是快速流動時，整體交付週期自然會縮短。
• 提高流程透明度：當WIP達到上限時，團隊必須優先解決瓶頸，才能開始新的任務。這有助於及早發現並解決流程中的問題，提高團隊對工作流程的理解和改善 。
• 減少多工切換的損失：研究表明，頻繁的多工切換會導致生產力大幅下降。WIP限制鼓勵團隊成員完成當前任務再開始新任務，從而減少多工切換造成的損失。
• 促進團隊協作：WIP限制需要團隊成員共同努力，確保任務順利流動。當某個階段的WIP達到上限時，其他成員可能會主動協助解決瓶頸，促進團隊協作。

如何在研發專案中設定WIP限制？

設定WIP限制並非一蹴可幾，需要根據團隊的實際情況和專案特性進行調整。

實施WIP限制的最佳實踐

• 明確定義每個階段的WIP限制：在看板上清楚標示每個階段的WIP限制，確保所有團隊成員都瞭解並遵守。
• 使用視覺化工具：利用看板工具（如 Jira, Trello, Asana等）來追蹤WIP，並在達到限制時發出警示。
• 鼓勵團隊成員互相協助：當某個階段的WIP達到上限時，鼓勵其他成員協助解決瓶頸，確保任務順利流動。
• 定期召開看板會議：在看板會議上，討論WIP限制的效果，並根據需要進行調整。
• 持續改進：將WIP限制視為一個持續改進的過程，不斷尋找優化工作流程的方法。

透過在研發專案中實踐WIP限制，可以有效地提升團隊的效率、品質，並縮短交付週期。這不僅能幫助團隊更好地應對快速變化的市場需求，也能為團隊成員創造一個更健康、更高效的工作環境。

利用看板管理研發專案：指標與績效衡量

在研發專案中導入看板方法，不僅能提升流程效率，更需要透過關鍵指標來衡量績效，以確保看板的實施能真正帶來價值。本段落將深入探討如何透過看板來追蹤和衡量研發專案的績效，提供一套可行的指標體系，並分享實戰經驗，幫助您優化研發流程，提升團隊績效。

建立明確的量化指標

為了有效衡量看板在研發專案中的效益，需要建立一套明確的量化指標。

流程視覺化與追蹤

看板的核心價值之一是流程視覺化。透過看板，團隊可以清楚地看到每個任務的狀態、負責人以及進度。利用看板工具（如Jira、Trello、Asana等），可以輕鬆追蹤上述量化指標，並生成報表，幫助團隊瞭解績效趨勢。

每日站立會議是追蹤進度的重要環節。團隊成員可以在會議上分享任務進度、遇到的問題以及需要的協助。透過看板，可以快速瞭解每個人的工作狀態，及早發現潛在的風險.

此外，定期檢視看板的累積流程圖（CFD），可以瞭解工作流程的穩定性和瓶頸所在。如果CFD圖中的某個階段出現明顯的堆積，表示該階段可能存在問題，需要進一步分析和解決。

實戰案例分享

以下分享一個利用看板提升研發專案績效的實戰案例：

某軟體公司導入看板管理後，首先設定了交付週期、在製品和錯誤率等關鍵指標。透過看板，團隊發現測試階段是瓶頸所在，導致交付週期過長。為瞭解決這個問題，團隊增加了測試資源，並導入了自動化測試工具。經過一段時間的努力，交付週期縮短了30%，錯誤率降低了15%，客戶滿意度也顯著提升.

這個案例說明，透過看板視覺化流程，追蹤關鍵指標，並針對瓶頸進行改進，可以有效提升研發專案的績效。

注意事項

• 指標的選擇應與專案目標一致： 選擇與專案目標直接相關的指標，例如，如果專案的目標是提高產品品質，則應關注錯誤率和客戶滿意度.
• 指標應易於理解和追蹤： 避免使用過於複雜的指標，確保團隊成員能夠清楚理解指標的含義，並能輕鬆追蹤.
• 定期檢視和調整指標： 隨著專案的進展，可能需要調整指標，以反映新的目標和挑戰.
• 避免過度關注單一指標： 應綜合考量多個指標，以全面評估專案的績效.

通過有效的指標與績效衡量，看板不僅能幫助研發團隊視覺化流程、管理工作流程，更能提升專案績效，最終為企業創造更大的價值.

利用看板管理研發專案結論

在快速變動的研發環境中，利用看板管理研發專案不僅僅是一種工具的應用，更是一種思維模式的轉變。 它強調可視化、流程優化、持續改進，以及團隊協作。透過本文的深入解析與實戰指南，您已瞭解如何運用看板方法來提升研發專案的效率與品質。

從流程視覺化與追蹤、WIP限制的實踐，到透過關鍵指標衡量績效，每個環節都至關重要。 請記住，看板不是一成不變的，需要根據團隊的具體情況與專案的特性進行客製化與調整。 定期檢視、持續改進，才能真正發揮看板的價值。

希望本指南能為您在利用看板管理研發專案的道路上提供實質性的幫助。 無論您是研發團隊負責人、專案經理，還是對敏捷研發管理有興趣的工程師， 都能透過看板方法，打造更高效、更協作、更具創新力的研發團隊。 祝您在研發專案管理上取得更大的成功！

利用看板管理研發專案 常見問題快速FAQ

看板方法如何幫助我追蹤研發專案的進度？

看板透過將研發流程視覺化，例如將需求分析、設計、開發、測試、部署等階段設定為看板上的欄位，讓團隊成員可以清楚看到每個任務的狀態。您只需將工作項目（卡片）放置在相應的欄位中，就能輕鬆追蹤進度，並利用燃燒圖或累計流量圖來預測交付日期。此外，定期舉行看板會議，有助於團隊成員共同檢視進度、討論問題並制定解決方案。

WIP（在製品）限制在研發專案中為何如此重要？如何設定？

WIP限制能提升專注力、縮短交付週期、提高流程透明度、減少多工切換的損失，並促進團隊協作。設定WIP限制需要根據團隊的實際情況和專案特性進行調整，您可以先從較低的數值開始，例如每階段1-2個任務，然後觀察流程的流動情況，逐步調整到最佳數值。監控週期時間、吞吐量等指標，並定期與團隊成員討論，是優化WIP限制的關鍵。

看板在研發專案中應該追蹤哪些關鍵指標來衡量績效？

應根據專案目標設定關鍵指標，常見的指標包括：交付週期（任務從開始到完成的時間）、在製品（各階段同時進行中的任務數量）、吞吐量（單位時間內完成的任務數量）、錯誤率（產品或服務中的錯誤數量）和客戶滿意度。透過看板工具追蹤這些指標，並定期檢視累積流程圖（CFD），可以幫助團隊瞭解績效趨勢、發現瓶頸，並持續改進研發流程。