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想要提升團隊和組織的整體效率？績效管理軟體是現代企業不可或缺的工具。它們不僅能協助設定清晰的目標、追蹤進度，還能促進員工發展和持續改進。本文將深入探討如何使用績效管理軟體提升效率，為您精選幾款市面上常用的軟體，例如Workday, SuccessFactors, Leapsome等，並詳細介紹它們的功能和使用方法，助您輕鬆上手。
從我的經驗來看，選擇合適的績效管理軟體，如同為團隊打造了一個高效的引擎。除了熟悉軟體的功能操作，更重要的是將其與企業的實際需求和目標緊密結合。建議您在導入軟體之前，先仔細評估團隊的現狀和痛點，並制定清晰的實施計畫。此外，持續的培訓和溝通也至關重要，確保每位成員都能充分利用軟體的功能，共同提升績效。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 設定SMART目標並追蹤進度： 運用Workday等績效管理軟體，依照具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現（Achievable）、相關（Relevant）和有時限（Time-bound）的原則，設定SMART目標。定期更新目標進度，並利用軟體的儀錶板功能，視覺化地追蹤整體進度、風險與問題，確保目標按計畫達成。
- 建立有效的回饋機制： 除了正式的績效評估，更應善用績效管理軟體提供及時的非正式回饋。肯定員工的優點，並指出需要改進的地方。考慮使用360度回饋，從同事、下屬和客戶等多方收集回饋，提供更全面的評估，促進員工發展。
- 結合企業需求選擇合適的軟體： 在導入績效管理軟體之前，仔細評估團隊的現狀和痛點，制定清晰的實施計畫。參考G2等網站比較不同軟體的評分和功能，選擇最符合企業規模、行業和需求的軟體。導入後，持續進行培訓和溝通，確保每位成員都能充分利用軟體的功能，共同提升績效。
如何用Workday等軟體設定目標與追蹤進度？
目標設定與進度追蹤是績效管理的核心環節。有效的目標設定能引導員工朝著組織目標前進，而及時的進度追蹤則能確保目標按計劃達成。Workday等績效管理軟體提供了強大的功能，協助企業輕鬆完成這些任務。接下來，我們將深入探討如何利用這些軟體設定SMART目標，並有效地追蹤進度。
設定SMART目標
SMART目標是指具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現（Achievable）、相關（Relevant）和有時限（Time-bound）的目標。在Workday等軟體中設定SMART目標，可以遵循以下步驟：
- 明確目標： 清楚地定義你
Workday目標設定範例
以Workday為例，設定目標的步驟如下：
- 登錄Workday系統，進入「績效」或「目標管理」模塊。
- 點擊「新增目標」或類似的按鈕。
- 在目標設定頁面，輸入目標的詳細信息，包括目標名稱、描述、衡量指標、目標類型（例如，個人目標、團隊目標）和截止日期。
- 選擇目標的優先級（例如，高、中、低）。
- 將目標與組織目標關聯。
- 保存目標。
追蹤進度與提供回饋
設定目標後，接下來需要定期追蹤進度，並提供及時的回饋。Workday等軟體通常提供以下功能來協助進度追蹤：
- 進度更新： 員工可以定期更新目標的進度，例如，完成百分比、已完成的任務等。
- 里程碑設定： 將目標分解為更小的里程碑，並追蹤每個里程碑的完成情況。
- 自動提醒： 系統可以自動發送提醒，提醒員工更新進度或提供回饋。
- 儀錶板： 提供視覺化的儀錶板，顯示目標的整體進度、風險和問題。
除了進度追蹤，及時的回饋也非常重要。管理者可以利用Workday等軟體提供以下回饋：
- 正式回饋： 在績效評估期間，提供正式的回饋，評估員工的整體表現。
- 非正式回饋： 在日常工作中，提供及時的非正式回饋，肯定員工的優點，並指出需要改進的地方。
- 360度回饋： 收集來自同事、下屬和客戶的回饋，提供更全面的評估。
其他績效管理軟體的功能
除了Workday，市面上還有許多其他優秀的績效管理軟體，例如：SuccessFactors, Leapsome等。 這些軟體也提供了類似的目標設定和進度追蹤功能，並可能具有一些獨特的優勢。 建議企業根據自身的需求和預算，選擇最適合的軟體。您可以使用G2網站來比較不同軟體的評分和功能。
總之，善用Workday等績效管理軟體，可以幫助企業設定SMART目標，並有效地追蹤進度，提升團隊和組織的整體效率。
如何使用績效管理軟體提升效率：績效考覈與回饋機制
績效考覈與回饋是績效管理中不可或缺的環節，透過績效管理軟體，企業可以更有效率地執行這些流程，並從中獲得寶貴的數據洞察。績效管理系統能夠以一致且可衡量的方式追蹤員工績效。
績效考覈流程的優化
傳統的績效考覈流程往往耗時且主觀，容易造成員工不滿。績效管理軟體可以協助企業建立更客觀、透明、即時的考覈機制。
- 設定明確的績效指標 (KPI)：績效管理軟體可以幫助企業根據不同職位和部門，設定具體、可衡量、可達成、相關性、有時限的SMART原則KPI。例如，銷售部門可以設定「每月新增客戶數量」、「平均客單價」等KPI；研發部門可以設定「專案完成率」、「程式碼品質」等KPI。
- 多方位的評估方式：除了主管評估外，績效管理軟體通常支援360度評估，納入同事、下屬甚至客戶的意見回饋，更全面地瞭解員工的表現。
- 自動化考覈流程：績效管理軟體可以自動發送考覈通知、收集評估結果、計算績效分數，減少人工操作的時間和錯誤。
- 績效追蹤與分析：透過軟體，管理者可以隨時追蹤員工的績效達成情況，並利用數據分析功能，找出績效優異者和需要改進的員工。
建立有效的回饋機制
績效回饋是幫助員工成長的關鍵。績效管理軟體可以促進即時、持續、雙向的回饋溝通。
- 即時回饋：許多績效管理軟體提供即時回饋功能，員工和主管可以隨時針對工作表現給予肯定或建議。例如，Leapsome 提供即時回饋功能，讓同儕之間可以互相給予評價和鼓勵。
- 定期回饋面談：績效管理軟體可以協助安排定期的一對一面談，主管和員工可以面對面地討論績效、目標和發展計畫。
- 書面回饋報告：軟體可以自動生成績效評估報告，詳細記錄員工的優點、缺點和改進建議。
- 匿名回饋：部分軟體提供匿名回饋功能，讓員工可以更自在地表達意見，有助於管理者瞭解真實情況。
績效管理軟體的實例
市面上有多種績效管理軟體可供選擇，以下列舉幾款常見的軟體及其特色：
- Workday：Workday 是一個全面的人力資源管理系統，提供完整的績效管理模組，包含目標設定、績效評估、持續回饋和員工發展等功能。Workday 注重用戶體驗，員工和管理者可以輕鬆設定和追蹤績效目標，進行持續的績效溝通與反饋。
- SAP SuccessFactors：SAP SuccessFactors 是一款功能強大的績效管理系統，提供全面的績效管理解決方案，包括目標設定、績效評估、反饋與激勵等功能。透過 SAP SuccessFactors，企業可以設定清晰且具策略性的目標，並隨時掌握員工投入、成果和回饋。
- Leapsome：Leapsome 是一個綜合性的績效管理平台，整合員工敬業度調查、持續反饋、360° 績效評估、OKR 目標追蹤和 1:1 會議等功能。Leapsome 強調持續回饋，支持目標追蹤，並使組織能夠使個人績效與公司目標保持一致。
企業可以根據自身的需求和預算，選擇最適合的績效管理軟體。導入績效管理軟體後，企業應加強員工培訓，確保所有人都瞭解軟體的功能和使用方法，才能真正發揮軟體的效益。
導入績效管理系統是一個重要的組織變革，需要周全的計畫與執行。 企業應投入充足的時間與資源，並注意以下關鍵要點，以確保系統導入的成功：
- 獲得高層支持
- 充分溝通
- 系統客製化
- 全面培訓計畫
- 建立持續改進機制
透過績效管理軟體，企業可以建立更有效率、更具激勵性的績效考覈與回饋機制，提升員工的工作表現和組織的整體績效。
如何使用績效管理軟體提升效率. Photos provided by unsplash
如何使用績效管理軟體提升效率：員工發展與培訓
績效管理軟體不僅僅是設定目標、追蹤進度和進行績效考覈的工具，它在員工發展與培訓方面也扮演著至關重要的角色。透過整合軟體中的各項功能，企業可以更有效地識別員工的發展需求，提供客製化的培訓計畫，並追蹤培訓效果，最終提升整體團隊的競爭力。以下將詳細說明如何利用績效管理軟體來實現員工發展與培訓的目標：
1. 識別員工發展需求
績效管理軟體可以幫助企業更精準地識別員工的發展需求。
- 績效數據分析： 透過軟體產生的績效報告，管理者可以清晰地瞭解每位員工的優勢與劣勢，找出需要改進的領域。例如，如果數據顯示某位員工在專案管理方面表現不佳，那麼可以針對性地提供相關培訓。
- 360度回饋： 許多績效管理軟體都提供360度回饋功能，讓員工可以從同事、上司、下屬等多個角度獲得回饋，從而更全面地瞭解自己的優勢與不足。
- 目標設定與追蹤： 在設定目標的過程中，員工可以與管理者共同探討個人的職業發展目標，並將其納入績效目標中。透過定期追蹤目標的達成情況，可以及時發現員工在實現目標過程中遇到的困難，並提供相應的支援。
2. 提供客製化培訓計畫
一旦識別出員工的發展需求，企業就可以利用績效管理軟體來規劃並提供客製化的培訓計畫。
- 線上課程整合： 許多績效管理軟體可以與線上學習平台整合，方便員工直接在軟體中報名參加相關課程。例如， Workday Learning 提供多樣化的線上課程，涵蓋領導力、溝通技巧、技術能力等多個方面。
- 培訓計畫追蹤： 管理者可以透過軟體追蹤員工的培訓進度，確保他們按時完成培訓課程。同時，也可以收集員工對培訓課程的回饋，以便不斷改進培訓內容。
- 技能矩陣： 建立技能矩陣可以幫助企業更清晰地瞭解員工的技能水平，並根據組織的發展需求，制定相應的培訓計畫。
3. 追蹤培訓效果
培訓結束後，企業需要評估培訓效果，以確保培訓投資能夠帶來實際的回報。
- 績效改善評估： 比較員工在培訓前後的績效數據，可以瞭解培訓是否有效地提升了員工的工作表現。
- 回饋收集： 透過軟體收集員工對培訓課程的回饋，瞭解他們是否認為培訓內容實用且有幫助。
- 技能評估： 在培訓結束後，可以透過軟體進行技能評估，檢驗員工是否掌握了新的技能。
4. 促進持續學習與發展
績效管理軟體還可以幫助企業建立持續學習與發展的文化。
- 知識庫建立： 透過軟體建立知識庫，方便員工隨時查閱相關資訊，並分享自己的經驗與知識。
- 學習社群： 鼓勵員工在軟體中建立學習社群，共同探討工作中的問題，並分享學習心得。
- 個人發展計畫（IDP）： 鼓勵員工制定個人發展計畫，並利用軟體追蹤計畫的執行情況。
總之，透過充分利用績效管理軟體，企業可以更有效地識別員工的發展需求，提供客製化的培訓計畫，並追蹤培訓效果，最終提升整體團隊的競爭力。這不僅有助於員工個人的成長，也有利於組織的長期發展。
如何使用績效管理軟體提升效率：員工發展與培訓 階段 說明 具體方法 1. 識別員工發展需求 績效管理軟體可以幫助企業更精準地識別員工的發展需求 - 績效數據分析： 透過軟體產生的績效報告，管理者可以清晰地瞭解每位員工的優勢與劣勢，找出需要改進的領域。
- 360度回饋： 讓員工可以從同事、上司、下屬等多個角度獲得回饋，從而更全面地瞭解自己的優勢與不足。
- 目標設定與追蹤： 員工可以與管理者共同探討個人的職業發展目標，並將其納入績效目標中。
2. 提供客製化培訓計畫 企業可以利用績效管理軟體來規劃並提供客製化的培訓計畫 - 線上課程整合： 方便員工直接在軟體中報名參加相關課程。
- 培訓計畫追蹤： 管理者可以透過軟體追蹤員工的培訓進度，確保他們按時完成培訓課程，並收集員工對培訓課程的回饋。
- 技能矩陣： 建立技能矩陣可以幫助企業更清晰地瞭解員工的技能水平，並根據組織的發展需求，制定相應的培訓計畫。
3. 追蹤培訓效果 企業需要評估培訓效果，以確保培訓投資能夠帶來實際的回報 - 績效改善評估： 比較員工在培訓前後的績效數據，可以瞭解培訓是否有效地提升了員工的工作表現。
- 回饋收集： 透過軟體收集員工對培訓課程的回饋，瞭解他們是否認為培訓內容實用且有幫助。
- 技能評估： 在培訓結束後，可以透過軟體進行技能評估，檢驗員工是否掌握了新的技能。
4. 促進持續學習與發展 績效管理軟體還可以幫助企業建立持續學習與發展的文化 - 知識庫建立： 透過軟體建立知識庫，方便員工隨時查閱相關資訊，並分享自己的經驗與知識。
- 學習社群： 鼓勵員工在軟體中建立學習社群，共同探討工作中的問題，並分享學習心得。
- 個人發展計畫（IDP）： 鼓勵員工制定個人發展計畫，並利用軟體追蹤計畫的執行情況。
如何使用績效管理軟體提升效率：數據分析與報表應用
績效管理軟體不僅僅是用於設定目標、追蹤進度和進行考覈。它還能提供強大的數據分析和報表功能，幫助企業深入瞭解員工績效的各個方面，從而做出更明智的決策。透過對績效數據的分析，企業可以發現趨勢、識別問題並找到改進的機會。
數據分析的重要性
數據分析在績效管理中扮演著至關重要的角色。 透過分析績效數據，企業能夠：
- 評估整體績效： 瞭解企業的整體績效水平，以及各部門和團隊的貢獻。
- 識別高績效員工： 發現表現突出的員工，並給予獎勵和認可。
- 發現績效瓶頸： 找出阻礙員工和團隊績效提升的因素，例如缺乏技能、資源不足或流程問題。
- 預測未來趨勢： 根據歷史數據預測未來績效，並制定相應的策略。
- 提升決策品質： 透過數據支持的決策，避免主觀臆斷，提高決策的準確性和有效性。
常見的績效管理報表
績效管理軟體通常提供多種報表，以滿足不同需求。
- 目標達成率報表： 顯示員工和團隊目標的達成情況，幫助管理者瞭解進度並及時調整。
- 績效評估結果報表： 總結員工的績效評估結果，包括各項指標的得分和整體評價。
- 員工績效分佈報表： 顯示員工績效的分佈情況，例如正態分佈或偏態分佈，幫助管理者瞭解團隊的整體水平。
- 績效趨勢報表： 追蹤員工績效隨時間變化的趨勢，幫助管理者瞭解績效的改進或退步情況。
- 離職率分析報表： 分析員工離職的原因和趨勢，幫助企業降低人才流失率。
- 培訓需求分析報表： 根據員工的績效數據，識別需要培訓的領域和技能，制定更有針對性的培訓計劃。
如何有效利用數據分析與報表
要充分利用績效管理軟體的數據分析與報表功能，企業需要：
- 確定關鍵績效指標 (KPI)： 選擇與企業目標密切相關的KPI，並確保這些KPI能夠被準確衡量。
- 設定數據收集流程： 建立標準化的數據收集流程，確保數據的品質和一致性。
- 定期生成和分析報表： 定期生成績效報表，並進行深入分析，找出潛在的問題和機會。
- 將數據分析結果應用於決策： 基於數據分析的結果，制定相應的策略和行動計劃，並跟蹤執行情況。
- 選擇合適的軟體工具： 選擇提供強大數據分析和報表功能的績效管理軟體，例如 Workday、SuccessFactors 或 Oracle HCM Cloud。
實用工具介紹
市面上有多種工具可以協助企業進行績效數據分析和報表製作。
透過有效利用績效管理軟體的數據分析和報表功能，企業可以更深入地瞭解員工績效，做出更明智的決策，並最終提升整體效率。
如何使用績效管理軟體提升效率結論
總而言之，透過本文的深入探討，相信您對如何使用績效管理軟體提升效率有了更全面的理解。從設定SMART目標、追蹤進度，到建立有效的績效考覈與回饋機制，再到員工發展與培訓以及數據分析與報表應用，績效管理軟體在現代企業中扮演著不可或缺的角色。選擇一款適合企業需求的軟體，並善用其功能，將能有效提升團隊和組織的整體效率。
請記住，導入績效管理軟體並非一蹴可幾，需要持續的投入和優化。透過不斷的實踐和調整，您將能充分發揮績效管理軟體的潛力，打造一個高效率、高績效的卓越團隊。希望本文提供的精選指南與實用工具介紹，能為您的企業在績效管理方面帶來實質性的幫助，祝您成功！
如何使用績效管理軟體提升效率 常見問題快速FAQ
Q1: 如何在Workday等績效管理軟體中設定SMART目標？
SMART目標是指具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現（Achievable）、相關（Relevant）和有時限（Time-bound）的目標。以Workday為例，您可以登錄系統，進入「績效」或「目標管理」模塊，點擊「新增目標」，輸入目標的詳細信息，包括名稱、描述、衡量指標、目標類型和截止日期。記得將目標與組織目標關聯，並選擇優先級後保存。設定後，定期更新進度並根據需要提供回饋。
Q2: 績效管理軟體如何幫助建立有效的績效考覈與回饋機制？
績效管理軟體能建立更客觀、透明、即時的考覈機制。它協助設定明確的KPI，支援多方位的評估方式（如360度評估），自動化考覈流程，並追蹤與分析績效。在回饋方面，它能促進即時、持續、雙向的回饋溝通，提供即時回饋功能（例如Leapsome），安排定期面談，生成書面回饋報告，甚至提供匿名回饋選項，以提升員工的工作表現和組織的整體績效。
Q3: 績效管理軟體如何幫助員工發展與培訓？
績效管理軟體能更精準地識別員工的發展需求，通過績效數據分析、360度回饋、目標設定與追蹤來找出需要改進的領域。同時，可以規劃並提供客製化的培訓計畫，例如整合線上課程、追蹤培訓進度、建立技能矩陣。培訓結束後，可以評估培訓效果，並促進持續學習與發展，建立知識庫、學習社群，並鼓勵員工制定個人發展計畫（IDP），最終提升整體團隊的競爭力。
