當然，在任何組織中，員工的績效表現直接影響著團隊的整體效率和目標達成。因此，「如何有效地管理低績效員工」是管理者和人力資源專業人士必須面對的重要課題。本文旨在提供一套實用的指導方針，協助您系統性地識別、診斷和改進員工的績效問題。
面對績效不佳的員工，首要之務是明確問題並收集客觀證據，避免主觀判斷。接下來，透過有效的溝通了解問題的根本原因，例如技能不足、動機不足或工作環境因素。針對不同原因，量身定製個性化的改進計畫，設定具體、可衡量、可實現、相關且有時限 (SMART) 的目標。
在實施改進計畫的過程中，提供持續的輔導和支持至關重要，例如提供培訓機會、資源支持或導師指導，幫助員工克服困難、提升能力。同時，定期追蹤和評估改進計畫的執行情況，並根據評估結果及時調整計畫，確保其有效性。透過獎勵進步，鼓勵員工積極改進，同時明確長期低績效的後果。
作為人力資源管理領域的專家，我建議您在制定改進計畫時，務必與員工充分溝通，共同參與目標設定和方案設計，提高員工的參與度和責任感。此外，建立一個支持性的工作環境，鼓勵同事間的互助與合作，也是提升整體團隊績效的關鍵。當然，在所有努力都告失效後，您也需要知道在保障員工與公司權益的情況下，如何進行合理的職位調整或解僱。
希望透過本文的深入解析，能幫助您更有效地管理低績效員工，提升團隊績效，並建立積極健康的工作環境。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 客觀評估與診斷： 遇到低績效員工時，首先要依據職位描述和績效指標客觀收集數據與觀察記錄，避免主觀判斷。透過面談等方式深入分析績效不佳的根本原因，例如技能不足、動機不足或環境因素，並建立詳細的診斷報告。
- 量身定制SMART改進計畫： 針對不同員工的具體情況和問題根源，制定個性化的改進計畫。確保目標符合SMART原則（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound），並與員工充分溝通，共同參與目標設定和方案設計，提高員工的參與度和責任感。
- 持續輔導與支持： 在實施改進計畫過程中，提供持續的輔導和支持，例如提供培訓、資源或導師指導，幫助員工克服困難、提升能力。同時，定期追蹤和評估改進計畫的執行情況，根據評估結果及時調整計畫，並獎勵進步，明確長期低績效的後果。
瞭解「如何有效地管理低績效員工」：初始評估與診斷
要有效管理低績效員工，首要之務是進行初始評估與診斷。這個階段的目標是客觀地識別績效問題，並深入分析其根本原因，為後續的改進計畫奠定堅實基礎。這不僅僅是簡單地指出員工的不足，而是透過系統性的方法，全面瞭解問題的本質，從而制定更具針對性的解決方案。
如何定義「低績效」？
在開始評估之前，首先需要明確「低績效」的定義。這並非一概而論，而是根據職位描述、績效指標（KPIs）、以及團隊或公司的整體目標來界定。一個員工在某些方面可能表現出色，但在其他方面則可能需要改進。因此，明確具體的評估標準至關重要。例如，銷售人員的KPI可能是每月的銷售額或客戶開發數量，而客服人員的KPI可能是客戶滿意度或問題解決效率。若員工未達到這些預期目標，則可初步認定為低績效。
收集證據：客觀數據與觀察記錄
初始評估的關鍵在於收集客觀、可量化的證據。這包括：
- 績效數據： 收集員工的績效報告、銷售數據、專案完成率等量化數據，這些數據能夠直觀地反映員工的績效水平。
- 觀察記錄： 管理者應定期記錄員工的工作表現，包括工作態度、團隊合作、解決問題能力等方面。這些記錄應盡可能具體，避免主觀臆斷。
- 客戶反饋： 若員工的工作涉及客戶服務，則應收集客戶的評價與反饋，瞭解客戶對員工服務的滿意度。
- 同事評價： 在適當情況下，可以收集同事對員工工作表現的評價，從不同角度瞭解員工的優缺點。
- 工作產出樣本： 收集員工的工作成果，例如報告、簡報、程式碼等，評估其工作品質與效率。
避免主觀判斷，確保公平公正是收集證據過程中最重要的原則。所有的評估都應基於事實，而非個人偏見或情緒。您可以參考 SHRM (美國人力資源管理協會) 提供的績效管理資源，以確保您的評估流程符合最佳實踐。
深入分析：瞭解績效不佳的根本原因
僅僅識別出低績效是不夠的，更重要的是深入分析績效不佳的根本原因。常見的原因包括：
- 技能不足： 員工可能缺乏完成工作所需的必要技能或知識。這可以通過培訓、指導或提供額外資源來解決。
- 動機不足： 員工可能對工作缺乏興趣或動力，這可能是由於工作內容不符合其興趣、缺乏挑戰性、或缺乏晉升機會等原因。
- 環境因素： 工作環境可能存在不利於員工績效的因素，例如設備不足、資源匱乏、團隊合作不佳、或工作壓力過大等。
- 個人問題： 員工可能面臨個人問題，例如家庭問題、健康問題、或財務問題等，這些問題會影響其工作表現。
- 目標不明確： 員工可能不清楚自己的工作目標或職責，導致工作方向不明確，效率低下。
管理者可以通過面談、問卷調查、或工作分析等方式，深入瞭解員工績效不佳的具體原因。在面談時，應保持開放的態度，鼓勵員工坦誠地表達自己的想法與感受。有效的傾聽技巧至關重要，可以幫助管理者更好地理解員工的困難與需求。此外，管理者還可以參考一些線上資源，例如 哈佛商業評論 (Harvard Business Review) 中關於績效管理的文章，瞭解更多診斷績效問題的方法。
建立診斷報告：總結與建議
在完成數據收集和原因分析後，建立一份詳細的診斷報告至關重要。報告應包括：
- 績效問題的具體描述： 清晰地描述員工在哪些方面表現不佳。
- 支持問題的證據： 提供客觀的數據和觀察記錄，支持對績效問題的描述。
- 根本原因分析： 詳細分析導致績效問題的根本原因。
- 改進建議： 根據根本原因分析，提出具體的改進建議。
這份報告將作為後續制定改進計畫的重要依據。記住，初始評估與診斷是一個持續的過程。管理者應定期評估員工的績效，並根據實際情況調整改進計畫，以確保其有效性。
Citations:
I am unable to access specific documents from SHRM, so a direct link cannot be provided.
I am unable to access specific articles from Harvard Business Review, so a direct link cannot be provided. However, you can find relevant articles by searching for “performance management” on their website: hbr.org.
如何有效地管理低績效員工：SMART目標設定
在啟動績效改進計畫（PIP）之前，與員工一同設定明確且可實現的目標至關重要。SMART目標提供了一個結構化的框架，確保目標具有Specific（具體性）、Measurable（可衡量性）、Achievable（可實現性）、Relevant（相關性）和Time-bound（時限性）。
1. 什麼是SMART目標？
SMART是一個協助你設定目標的架構：
- Specific（具體性）：目標必須清晰明確，避免含糊不清。要明確指出
2. 如何設定SMART目標？
設定SMART目標時，可以遵循以下步驟：
- 與員工共同討論： 讓員工參與目標設定的過程。這有助於確保他們理解目標，並對達成目標更有承諾感。
- 分析績效差距： 明確指出員工在哪些方面需要改進。參考績效評估、數據分析和觀察記錄，找出具體的問題領域。
- 設定具體行動： 將總體目標分解為更小的、可管理的任務。每個任務都應該有明確的步驟和時間表。
- 提供資源和支持： 確保員工擁有達成目標所需的工具、培訓和資源。提供指導、教練和支持系統，幫助他們克服困難。
- 定期追蹤進度： 安排定期的檢查點，評估員工的進度。根據評估結果，及時調整改進計畫。
3. SMART目標範例
4. 設定SMART目標的注意事項
- 目標應具有挑戰性： 雖然目標要可實現，但也要具有一定的挑戰性，以激勵員工進步。
- 目標應與員工的發展計畫一致： 確保目標與員工的長期職業發展規劃相符.
- 定期檢討和調整目標： 根據情況變化，靈活調整目標，確保其始終保持相關性和可行性.
- 獎勵和認可： 對於達成或超出SMART目標的員工，給予適當的獎勵和認可。
透過SMART目標的設定，能幫助管理者更有效地引導低績效員工，將抽象的期望轉化為具體的行動，從而提升整體團隊績效。
如何有效地管理低績效員工. Photos provided by unsplash
如何有效地管理低績效員工：制定改進計畫
在確認了問題並設定了SMART目標後，下一步是為低績效員工制定個性化的改進計畫。這份計畫不應該只是簡單地列出需要改進的地方，而是一個具體、可操作、並能提供實質支持的藍圖，幫助員工克服障礙，提升績效。
改進計畫的核心要素
一個有效的改進計畫應包含以下幾個核心要素：
- 明確的績效差距描述： 清楚說明員工目前的績效與期望績效之間的差距。例如，如果員工的銷售額未達到目標，需要明確指出具體的差距金額或百分比。
- 具體的改進目標： 基於SMART原則，設定可衡量、可達成、相關且有時限的改進目標。目標應該是具體的，例如「在未來三個月內，每月銷售額提升15%」。
- 詳細的行動步驟： 列出員工需要採取的具體行動步驟，以達成改進目標。這些步驟應該是可操作的，例如「參加銷售技巧培訓課程」、「每週與資深銷售人員進行一次經驗交流」、「每天增加客戶拜訪量」等。
- 資源與支持： 明確指出公司將提供的資源與支持，以協助員工達成改進目標。這可能包括培訓課程、導師指導、工具設備、或額外的預算支持。
- 評估標準與時間表： 制定評估改進進度的標準與時間表。例如，可以設定每週、每月的檢查點，定期評估員工的進展。
- 後果
制定改進計畫的步驟
制定改進計畫是一個協作的過程，需要管理者與員工共同參與。
SMART原則的應用
在制定改進計畫時，應牢記SMART原則：
- Specific（具體的）： 目標要清晰明確，避免含糊不清。
- Measurable（可衡量的）： 設定可量化的指標，以便追蹤進度。
- Achievable（可達成的）： 確保目標具有挑戰性，但仍是可實現的。
- Relevant（相關的）： 目標應與員工的職責和公司的整體目標相關。
- Time-bound（有時限的）： 設定明確的截止日期，以增加緊迫感。
改進計畫範例
假設一位行銷專員在社群媒體的參與度方面表現不佳，
重要的是，改進計畫並非一成不變。 應根據員工的進展情況和遇到的挑戰，靈活調整計畫的內容和時間表。 管理者的支持、鼓勵和及時回饋，是幫助員工成功度過這段過渡期的關鍵。
有效管理低績效員工改進計畫 核心要素 描述 範例 明確的績效差距描述 清楚說明員工目前的績效與期望績效之間的差距。 員工的銷售額未達到目標，具體差距金額或百分比。 具體的改進目標 (SMART原則) 設定可衡量、可達成、相關且有時限的改進目標。 在未來三個月內，每月銷售額提升15%。 - Specific（具體的）： 目標要清晰明確，避免含糊不清。
- Measurable（可衡量的）： 設定可量化的指標，以便追蹤進度。
- Achievable（可達成的）： 確保目標具有挑戰性，但仍是可實現的。
- Relevant（相關的）： 目標應與員工的職責和公司的整體目標相關。
- Time-bound（有時限的）： 設定明確的截止日期，以增加緊迫感。
詳細的行動步驟 列出員工需要採取的具體行動步驟，以達成改進目標。 - 參加銷售技巧培訓課程
- 每週與資深銷售人員進行一次經驗交流
- 每天增加客戶拜訪量
資源與支持 明確指出公司將提供的資源與支持，以協助員工達成改進目標。 培訓課程、導師指導、工具設備、或額外的預算支持。 評估標準與時間表 制定評估改進進度的標準與時間表。 設定每週、每月的檢查點，定期評估員工的進展。 後果 若員工未能在指定時間內達成改進目標，可能面臨的後果。 職位調整、降薪、甚至解僱（需符合法規）。 如何有效地管理低績效員工：有效溝通與反饋
有效溝通和反饋是提升低績效員工表現的關鍵。許多研究表明，員工的績效與他們所獲得的反饋質量和頻率息息相關。有效的溝通不僅能幫助員工理解自己的不足，更能激勵他們改進並提升工作表現。以下將深入探討如何通過有效的溝通和反饋來管理低績效員工：
建立信任關係
在開始任何關於績效的對話之前，建立信任關係至關重要。當員工感到被信任和尊重時，他們更願意接受反饋並積極參與改進計劃。
- 日常建立連結： 透過日常互動，展現你的關心和支持，建立互信的基礎。
- 展現同理心： 嘗試理解員工的觀點和感受，讓他們知道你站在他們的角度思考。
提供及時且具體的反饋
反饋應該及時，越接近事件發生時間越好。同時，反饋需要具體，避免籠統的評價，而是針對特定的行為或結果提出意見。
- 使用SBI模型： SBI（情境、行為、影響）模型是一個有效的反饋工具，可以幫助你清晰地表達你的觀察和期望.
- 情境（Situation）： 描述事件發生的具體情境。
- 行為（Behavior）： 描述你觀察到的具體行為。
- 影響（Impact）： 說明該行為產生的影響。
- 避免人身攻擊： 反饋應集中在行為上，而不是員工的個人特質。例如，與其說「你太粗心了」，不如說「我注意到你在報告中遺漏了一些重要的數據」。
進行建設性的績效面談
績效面談是提供反饋和制定改進計劃的重要機會。為了確保面談的有效性，請注意以下幾點：
- 選擇合適的環境： 選擇一個私密且舒適的環境，讓員工感到放鬆.
- 事先準備： 收集客觀的數據和證據，例如績效報告、工作記錄等，以支持你的反饋.
- 積極傾聽： 給予員工充分的發言機會，瞭解他們的觀點和困難.
- 共同制定改進計劃： 與員工一起制定具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的（SMART）目標。
- 提供支持和資源： 確保員工獲得必要的培訓、指導和資源，以幫助他們實現改進目標.
- 定期跟蹤和評估： 定期檢查改進計劃的執行情況，並根據評估結果進行調整.
營造開放的溝通氛圍
鼓勵員工提出問題、分享想法和表達擔憂。當員工感到被傾聽和重視時，他們更願意積極參與績效改進過程.
- 提供多種反饋管道： 除了正式的績效面談外，還可以通過非正式的談話、問卷調查、匿名反饋工具等多種管道收集員工的反饋.
- 及時回應員工的反饋： 讓員工知道他們的反饋被重視，並且正在被用於改進工作環境和流程.
獎勵進步並明確後果
及時肯定員工的進步，即使是很小的進步也能給予鼓勵。同時，明確長期低績效的後果，讓員工瞭解持續改進的重要性.
- 公開表揚： 在團隊會議或公司內部刊物上表揚取得進步的員工，激勵他們繼續努力.
- 私下鼓勵： 給予員工私下的肯定和鼓勵，讓他們感受到你的關心和支持.
- 明確績效標準： 確保所有員工都清楚瞭解績效標準，以及未達標的後果.
總之，有效溝通和反饋是管理低績效員工的基石。通過建立信任關係、提供及時且具體的反饋、進行建設性的績效面談、營造開放的溝通氛圍以及獎勵進步並明確後果，管理者可以幫助低績效員工提升工作表現，並建立積極健康的工作環境.
如何有效地管理低績效員工結論
在當今競爭激烈的商業環境中，如何有效地管理低績效員工不僅僅是提升個體表現的問題，更關乎團隊的整體效率和企業的長遠發展。正如本文所深入探討的，這需要管理者採取一套全面且精準的策略，從初始評估與診斷，到SMART目標的設定、改進計畫的制定，再到有效溝通與反饋，每一個環節都至關重要。
面對低績效員工，最忌諱的就是草率行事和主觀臆斷。唯有透過客觀的數據收集、深入的原因分析，以及與員工坦誠的溝通，才能真正找到問題的癥結所在，進而制定出有針對性的改進方案。切記，每一個員工都是獨特的個體，其績效問題的成因也可能千差萬別，因此，改進計畫也必須量身定製，充分考慮員工的個人情況、技能水平和發展需求。
在實施改進計畫的過程中，管理者不僅要提供必要的資源和支持，更要扮演好教練和引導者的角色，激發員工的內在動力，幫助他們克服困難，實現自我提升。同時，也要建立一個積極健康的工作環境，鼓勵同事間的互助與合作，讓每一位員工都能感受到團隊的溫暖和力量。當然，在所有努力都告失效的情況下，管理者也需要做出艱難的決定，在保障員工與公司權益的前提下，進行合理的職位調整或解僱。
總之，如何有效地管理低績效員工是一項充滿挑戰但也極具價值的任務。它不僅能幫助企業提升績效，更能促進員工的個人成長，最終實現企業與員工的共同發展。希望本文所提供的實用指南和改進計畫，能為您在管理低績效員工的道路上提供有力的支持，助您打造一個高效且充滿活力的團隊。
如何有效地管理低績效員工 常見問題快速FAQ
Q1: 什麼是「低績效」？如何客觀地判斷員工是否屬於低績效？
「低績效」並非一概而論，而是根據職位描述、績效指標（KPIs）、以及團隊或公司的整體目標來界定。一個員工在某些方面可能表現出色，但在其他方面則可能需要改進。客觀判斷低績效需要收集客觀、可量化的證據，包括績效報告、觀察記錄、客戶反饋、同事評價、以及工作產出樣本。避免主觀臆斷，確保公平公正，基於事實進行評估。
Q2: 如何與低績效員工進行有效的績效面談？
績效面談是提供反饋和制定改進計劃的重要機會。為了確保面談的有效性，請注意以下幾點：選擇合適的環境、事先準備好客觀數據和證據、積極傾聽員工的觀點和困難、與員工一起制定具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的（SMART）目標、提供支持和資源、以及定期跟蹤和評估改進計劃的執行情況。建立信任關係，並使用SBI（情境、行為、影響）模型提供及時且具體的反饋。
Q3: 績效改進計畫（PIP）應該包含哪些核心要素？
一個有效的績效改進計畫應包含以下幾個核心要素：明確的績效差距描述、具體的改進目標 (SMART 目標)、詳細的行動步驟、公司將提供的資源與支持、評估改進進度的標準與時間表、以及未能達成改進目標的後果。制定改進計畫是一個協作的過程，需要管理者與員工共同參與。最重要的是，改進計畫並非一成不變，應根據員工的進展情況和遇到的挑戰，靈活調整計畫的內容和時間表。
