績效面談是提升團隊和個人表現的關鍵環節，但如何有效進行績效面談，使其真正發揮作用，是許多管理者面臨的挑戰。本指南旨在提供實用的技巧，協助管理者們提升績效面談的品質與成效。
有效的績效面談並非一蹴可幾，它需要充分的準備，包含績效數據的收集、面談目標的設定，以及創造一個舒適的面談環境。面談中，運用開放式問題引導員工思考、積極傾聽員工的真實想法，並運用同理心建立信任關係至關重要。此外，給予建設性的回饋，運用SBI模型具體描述情境、行為和影響，並避免人身攻擊，強調積極的行為和成就，能讓員工更願意接受並改進。面對員工的負面情緒時，保持冷靜和專業，運用情緒管理技巧安撫員工，將負面情緒轉化為積極動力，是成功面談的關鍵。
從我的經驗來看，績效面談不應只是一年一度的例行公事，更應該是持續性的溝通和回饋。建議管理者平時就多與員工交流，建立良好的關係，這樣在正式面談時，員工才能更坦誠地表達自己的想法，共同制定更具體的發展目標。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 充分準備是成功的基石： 面談前，務必收集客觀的績效數據（KPI、專案完成情況、客戶反饋等）作為評估依據。與員工共同設定SMART目標（具體、可衡量、可實現、相關、有時限），並制定清晰的面談議程，確保面談聚焦且流程順暢。
- 有效溝通建立信任： 在面談中，運用開放式問題引導員工思考，積極傾聽其真實想法，並展現同理心，營造舒適的溝通環境。避免在公共場所進行面談，提供茶點，並以友善的態度迎接員工，降低其防禦心理。
- 建設性回饋促進成長： 使用SBI模型（情境、行為、影響）給予具體回饋，區分事實與觀點，避免人身攻擊，並強調員工的積極行為和成就。面對員工的負面情緒，保持冷靜和專業，運用情緒管理技巧安撫員工，並將負面情緒轉化為積極動力。
如何有效進行績效面談：準備階段的關鍵步驟
績效面談的成功與否，很大程度上取決於準備階段是否充分。如同建築的穩固根基，充分的準備能確保面談過程順利、目標明確，並最終達成預期效果。以下將詳細說明準備階段的各個關鍵步驟，助您為每一次績效面談做好萬全準備。
1. 收集績效數據：客觀評估的基礎
績效數據是評估員工表現的客觀依據。在面談前，務必收集並整理所有相關的績效數據，包括但不限於：
- KPI（關鍵績效指標）達成率： 檢視員工是否達到預定的 KPI 目標。
- 專案完成情況： 評估專案的進度、品質和效率。
- 客戶反饋： 收集客戶對員工服務的評價和意見。
- 同事評價： 瞭解同事對員工工作表現的看法。
- 工作日誌： 查閱員工的工作日誌，瞭解其工作內容和時間分配。
收集數據時，務必確保數據的真實性、完整性和客觀性。避免僅憑主觀印象或個別事件來評估員工的整體表現。透過客觀數據，您可以更全面地瞭解員工的優勢與不足，並為後續的回饋提供有力支撐。
2. 設定面談目標：明確方向的指引
明確的面談目標能確保面談聚焦於重要議題，並引導面談朝着期望的方向發展。在面談前，與員工共同制定面談目標，確保雙方對面談的目的和期望達成共識。目標設定時，可以參考 SMART 原則：
- Specific（具體的）： 目標要明確具體，避免含糊不清。
- Measurable（可衡量的）： 目標要可衡量，以便追蹤進度和評估成果。
- Achievable（可實現的）： 目標要具有挑戰性，但同時也要確保是可以實現的。
- Relevant（相關的）： 目標要與員工的工作職責和組織的整體目標相關聯。
- Time-bound（有時限的）： 目標要設定明確的完成期限。
例如，您可以將目標設定為：「在接下來的三個月內，將客戶滿意度提升至 90% 以上。」透過明確的目標，員工能更清楚地瞭解自己需要努力的方向，並更有動力去實現目標。
3. 創建舒適的面談環境：營造開放氛圍
舒適的面談環境能降低員工的防禦心理，促進開放溝通。選擇一個安靜、私密且不受幹擾的場所進行面談。避免在辦公室、走廊等公共場所進行面談，以免影響面談的品質和效果。此外，您還可以：
- 提前預約： 提前通知員工面談的時間和地點，讓其有充分的準備時間。
- 準備茶點： 提供茶水、咖啡等飲品，營造輕鬆愉快的氛圍。
- 保持微笑： 以友善的態度迎接員工，展現您的真誠和關心。
透過營造舒適的面談環境，您可以建立良好的互動基礎，讓員工更願意敞開心扉，分享自己的想法和感受。
4. 制定面談議程：確保流程順暢
一份清晰的面談議程能幫助您掌握面談的節奏，確保所有重要議題都能被涵蓋。在面談前，制定一份詳細的面談議程，並與員工分享。議程內容通常包括：
- 開場白： 簡要說明面談的目的和流程。
- 績效回顧： 回顧員工的績效表現，肯定其優點和成就，並指出需要改進的地方。
- 目標設定： 共同制定未來的績效目標和發展計劃。
- 回饋與建議： 徵詢員工的意見和建議，並提供支持和幫助。
- 總結： 總結面談的要點，並確認後續行動計劃。
在面談過程中，您可以根據實際情況靈活調整議程，但務必確保所有重要議題都能得到充分的討論。
5. 進行自我評估：提升領導力
在面談前，花時間進行自我評估，反思自己在領導力和管理風格方面的優勢與不足。問自己以下問題：
- 我是否對員工的貢獻給予了充分的肯定？
- 我是否清晰地傳達了對員工的期望？
- 我是否為員工提供了足夠的支持和資源？
- 我是否能夠有效地處理員工的負面情緒？
- 我是否能夠公正地對待每一位員工？
透過自我評估，您可以更清楚地瞭解自己的盲點，並在面談中更加註意自己的言行舉止，從而提升面談的效果和自己的領導力。您也可以參考一些領導力相關的書籍或課程，例如 《領導力，沒有簡單的答案》 ，以提升您的領導技巧。
總之，績效面談的準備階段至關重要。透過充分收集績效數據、設定明確的面談目標、創建舒適的面談環境、制定詳細的面談議程以及進行自我評估，您可以為每一次績效面談奠定堅實的基礎，並最終達成提升員工績效、建立良好團隊關係的目標。
如何有效進行績效面談：溝通技巧的實戰演練
績效面談的成功與否，很大程度上取決於管理者與員工之間的溝通品質。掌握一些實用的溝通技巧，能幫助你更有效地傳達訊息、建立信任，並引導員工積極參與面談過程。以下列出幾個重要的溝通技巧，幫助你提升績效面談的效果：
積極傾聽：聽出弦外之音
- 全神貫注：給予員工充分的注意力，避免分心。將手機靜音，關閉電腦上的通知，確保在面談過程中不被任何事物打擾 。
- 非語言線索：留意員工的肢體語言、面部表情和語氣。這些非語言線索往往能透露出員工的真實感受和想法，幫助你更深入地理解他們.
- 提問澄清：適時提出開放式問題，鼓勵員工詳細闡述他們的觀點。例如：「你認為在過去的這段時間裡，什麼事情讓你感到最有成就感？」、「在完成這個項目時，你遇到了哪些挑戰？」.
- 同理心：嘗試從員工的角度理解問題，表達你對他們感受的理解和尊重。例如，如果員工對某項任務感到沮喪，你可以說：「我理解這項任務可能讓你感到有些困難，我們一起來看看如何克服這些挑戰。」.
- 適時回饋：用自己的話總結員工的觀點，確認你是否正確理解他們的想法。例如：「所以，你的意思是說，由於缺乏足夠的資源，你覺得很難按時完成任務，是這樣嗎？」.
開放式提問：引導員工深入思考
- 激發思考：使用開放式問題鼓勵員工分享他們的想法、感受和建議。避免使用只需回答「是」或「否」的封閉式問題.
- 促進反思：引導員工反思他們的行為、成果以及遇到的挑戰 。例如：「你認為在哪些方面做得比較好？為什麼？」、「如果可以重新來過，你會做哪些不同的選擇？」.
- 發掘潛能：透過提問瞭解員工的職業目標和發展需求. 例如：「你
同理心溝通：建立信任與連結
- 表達理解：讓員工感受到你理解他們的處境和感受. 使用例如「我理解你…」、「我能體會…」等語句來表達你的同理心.
- 尊重：尊重員工的觀點和價值觀，即使你並不完全認同. 避免使用帶有評判或指責的語氣，保持開放和尊重的態度.
- 真誠：以真誠的態度與員工溝通，避免虛偽或敷衍. 讓員工感受到你的關心和支持，建立彼此之間的信任關係.
SBI 回饋模型：提供具體且可行的建議
SBI (Situation, Behavior, Impact) 模型 是一個非常有用的回饋工具，可以幫助你更清晰、更有效地傳達你的回饋. 這個模型包含以下三個要素:
- 情境 (Situation)：描述事情發生的具體情境. 例如：「在昨天上午的團隊會議上…」.
- 行為 (Behavior)：描述員工的具體行為. 例如：「你打斷了其他同事的發言…」.
- 影響 (Impact)：描述該行為造成的影響. 例如：「這讓會議的討論無法順利進行，也影響了團隊的效率.」
使用 SBI 模型可以幫助你將回饋聚焦在具體的行為上，避免泛泛而談或人身攻擊. 此外，描述行為的影響可以幫助員工更好地理解他們的行為對團隊或公司的影響，從而更願意接受你的回饋並做出改變.
範例：「在上次的客戶簡報中（情境），你沒有充分準備好相關數據（行為），導致客戶對我們的專業性產生了質疑（影響）。」.
透過掌握並運用這些溝通技巧，你可以有效地提升績效面談的品質，建立更健康、更積極的團隊關係，並最終達成組織目標.
如何有效進行績效面談. Photos provided by unsplash
如何有效進行績效面談：建設性回饋的藝術
績效面談中，建設性回饋是協助員工成長的關鍵。它不僅僅是指出錯誤，而是要提供具體的、可行動的建議，幫助員工改善表現，並激勵他們在未來做得更好。建設性回饋的藝術在於平衡，既要坦誠地指出需要改進的地方，又要以積極和支持的態度鼓勵員工。
建設性回饋的原則
- 具體明確：避免含糊不清的回饋。例如，與其說「你的報告寫得不夠好」，不如說「報告中數據來源沒有清楚列出，導致團隊難以驗證資訊的準確性。」具體的回饋能讓員工清楚知道問題所在。
- 平衡正負面：不要只關注負面問題，也要肯定員工的優點和成就。可以採用「讚賞-建議-讚賞」的三明治回饋法，先肯定員工的優點，再提出改進建議，最後再次以正面的話語鼓勵。
- 聚焦行為而非人格：回饋應該針對員工的行為和工作成果，而不是針對他們的個人特質。例如，與其說「你太懶散」，不如說「我注意到你最近幾次會議都遲到，這影響了團隊的討論進度。」
- 及時性：回饋應該盡可能及時，最好在事件發生後儘快給予。及時的回饋能讓員工更容易記起當時的情況，並理解回饋的內容。
- 可行動性：提供的建議應該是具體可行的，讓員工知道如何改進。例如，可以提供培訓課程、指導或資源，幫助員工提升技能。
實用的回饋模型：SBI 模型
SBI 模型是一個簡單而有效的回饋工具，它可以幫助你更有結構地給予回饋。SBI 分別代表：
- 情境（Situation）：描述事件發生的具體情境。例如：「在昨天的專案會議上…」
- 行為（Behavior）：描述你觀察到的具體行為。例如：「你打斷了其他同事的發言…」
- 影響（Impact）：說明該行為產生的影響。例如：「這讓會議的氣氛變得有些緊張，也影響了討論的效率。」
使用 SBI 模型的回饋範例： 「在昨天的專案會議上（情境），我注意到你多次打斷其他同事的發言（行為），這讓會議的氣氛變得有些緊張，也影響了討論的效率（影響）。下次會議時，
如何應對員工的防禦心理
當員工聽到負面回饋時，可能會產生防禦心理。
案例分析
情境：一位行銷團隊成員，小芳，最近的專案提案總是缺乏創意，導致團隊錯失了一些重要的機會。
錯誤的回饋方式：「小芳，你的提案太普通了，沒有任何新意，這樣下去不行。」（這種回饋方式過於籠統，沒有提供具體建議，容易讓員工感到沮喪。）
建設性的回饋方式：「小芳，我注意到你最近的幾次提案（情境），在市場分析方面做得非常紮實，數據收集也很完整（行為），這為我們的決策提供了很好的依據。不過，在創意發想方面，可能還有提升的空間（行為）。我建議你可以參考一些業界的成功案例，或者參加一些創意發想的課程（建議）。我相信透過學習和實踐，你的提案會更具吸引力（期望）。」（這種回饋方式先肯定了小芳的優點，再具體指出需要改進的地方，並提供可行的建議，有助於激勵員工改進。）
建設性回饋是一項需要不斷練習的技能。透過掌握回饋的原則、運用實用的模型，並學習應對員工的防禦心理，你可以更有效地幫助員工成長，提升團隊的整體績效。
如何有效進行績效面談：建設性回饋的藝術 主題 描述 範例/建議 建設性回饋的原則 協助員工成長的關鍵，提供具體、可行動的建議，並以積極的態度鼓勵員工 . - 具體明確：報告中數據來源沒有清楚列出，導致團隊難以驗證資訊的準確性 .
- 平衡正負面：採用「讚賞-建議-讚賞」的三明治回饋法 .
- 聚焦行為而非人格：我注意到你最近幾次會議都遲到，這影響了團隊的討論進度 .
- 及時性：在事件發生後儘快給予回饋 .
- 可行動性：提供培訓課程、指導或資源，幫助員工提升技能 .
實用的回饋模型：SBI 模型 SBI 模型是一個簡單而有效的回饋工具 . - 情境（Situation）：描述事件發生的具體情境。例如：「在昨天的專案會議上…」
- 行為（Behavior）：描述你觀察到的具體行為。例如：「你打斷了其他同事的發言…」
- 影響（Impact）：說明該行為產生的影響。例如：「這讓會議的氣氛變得有些緊張，也影響了討論的效率。」
範例：「在昨天的專案會議上（情境），我注意到你多次打斷其他同事的發言（行為），這讓會議的氣氛變得有些緊張，也影響了討論的效率（影響）。」
如何應對員工的防禦心理 當員工聽到負面回饋時，可能會產生防禦心理. (參考應對防禦心理的相關技巧) 案例分析 – 錯誤的回饋方式 小芳的提案太普通，沒有新意 . 這種回饋方式過於籠統，容易讓員工感到沮喪 . 案例分析 – 建設性的回饋方式 肯定優點 (市場分析紮實)，指出需改進之處 (創意發想)，提供建議 (參考案例、參加課程)，並給予期望 . 「小芳，我注意到你最近的幾次提案，在市場分析方面做得非常紮實，數據收集也很完整，這為我們的決策提供了很好的依據。不過，在創意發想方面，可能還有提升的空間。我建議你可以參考一些業界的成功案例，或者參加一些創意發想的課程。我相信透過學習和實踐，你的提案會更具吸引力。」 如何有效進行績效面談：負面情緒的處理策略
績效面談有時難免觸及員工不滿意的部分，進而引發負面情緒，如防禦、沮喪、憤怒或焦慮。若處理不當，這些情緒可能阻礙溝通，甚至損害員工關係。因此，學習如何有效處理負面情緒是成功績效面談的關鍵。
識別與理解員工情緒
識別員工情緒是有效應對的第一步。留意員工的肢體語言、語氣和面部表情，這些都是情緒的線索。例如，員工可能出現以下反應：
- 防禦：否認問題、找藉口、指責他人。
- 沮喪：沉默寡言、情緒低落、缺乏動力。
- 憤怒：提高音量、語氣尖銳、言語帶有攻擊性。
- 焦慮：坐立不安、語速加快、過度擔心。
理解情緒背後的原因同樣重要。員工可能因為以下原因而產生負面情緒：
- 認為評估不公平：員工可能覺得評估標準不明確，或主管對其表現有誤解。
- 害怕失去機會：員工可能擔心績效評估結果會影響其升遷、加薪或訓練機會。
- 對自身能力缺乏信心：員工可能對自己能否達到目標感到懷疑。
- 過去的負面經驗：員工過去可能經歷過不愉快的績效面談，因此對這次面談感到焦慮。
積極傾聽與同理心
當員工表達負面情緒時，積極傾聽是最好的應對方式。專注於員工所說的話，並試圖理解他們的感受。運用以下技巧展現同理心：
- 眼神交流：保持適當的眼神接觸，表示你在認真聆聽。
- 點頭：適時點頭表示你理解員工所說的話。
- 重述：用自己的話重複員工的觀點，確認你理解正確。
- 提問：提出開放式問題，鼓勵員工進一步闡述他們的想法。例如：「你覺得這次評估最讓你感到困擾的是什麼？」
- 同理心回應：表達你理解員工的感受。例如：「我瞭解你對這個結果感到失望，這確實不容易。」
避免打斷員工或急於提出解決方案。給予員工充分的時間表達他們的感受，並讓他們知道你願意傾聽。
保持冷靜與專業
即使員工的情緒激動，也要保持冷靜和專業。不要被員工的情緒所影響，避免與員工發生爭執。運用以下策略來控制自己的情緒：
- 深呼吸：感到壓力時，深呼吸幾次可以幫助你放鬆。
- 暫停：如果情況變得難以控制，可以暫停面談，稍後再繼續。
- 提醒自己目標：提醒自己面談的目的是為了幫助員工提升績效，而非指責或批評他們.
用尊重的語氣與員工溝通，避免使用帶有攻擊性或指責性的語言。即使你不同意員工的觀點，也要尊重他們的感受.
轉化負面情緒為積極動力
處理負面情緒的最終目標是將其轉化為積極動力。幫助員工從負面情緒中學習，並將其轉化為改進的動力。運用以下方法:
- 共同制定改進計畫：與員工一起制定具體的、可衡量的、可實現的、相關的且有時限的（SMART）目標。這能讓員工感到自己有能力掌控局面，並為未來設定明確的方向.
- 提供支持與資源：確保員工獲得所需的資源和支持，以實現他們的目標。這可能包括培訓、指導或提供額外的協助。
- 強調積極面：在討論需要改進的地方時，同時強調員工的優點和成就.。這有助於建立員工的自信心，並激勵他們繼續努力。
- 建立即時回饋機制：建立即時回饋機制可以幫助主管和員工隨時保持溝通，避免小問題演變為大矛盾。
績效面談中的負面情緒處理是一項挑戰，但也是建立信任、促進員工成長的機會。通過識別和理解員工情緒、積極傾聽、保持冷靜和專業，以及將負面情緒轉化為積極動力，管理者可以有效地應對這些挑戰，並幫助員工實現他們的潛力.
如何有效進行績效面談結論
總而言之，如何有效進行績效面談是一項綜合性的管理技能，它涵蓋了面談前的充分準備、面談中的有效溝通、建設性的回饋技巧以及對負面情緒的妥善處理。 透過掌握這些關鍵要素，管理者可以將績效面談從一項令人擔憂的任務轉化為一個促進員工成長、建立信任關係的寶貴機會。
有效的績效面談不僅能幫助員工瞭解自己的優勢與不足，更能激勵他們不斷學習和進步。同時，透過持續性的溝通和回饋，管理者可以更好地瞭解員工的需求和期望，建立更緊密的團隊合作關係，最終達成組織的整體目標。
請記住，績效面談不是單向的批評或評估，而是一個雙向的交流和學習過程。用心傾聽、真誠溝通、給予支持，讓每一次績效面談都成為員工職業生涯中的一個積極轉折點，共同創造更卓越的成果。
如何有效進行績效面談 常見問題快速FAQ
Q1: 績效面談前，我應該如何準備才能確保面談的有效性？
績效面談的準備階段至關重要。首先，您需要收集客觀的績效數據，例如KPI達成率、專案完成情況、客戶反饋和同事評價等，作為評估員工表現的基礎。其次，與員工共同制定面談目標，確保目標具體、可衡量、可實現、相關且有時限 (SMART原則)。接著，創建一個舒適、私密且不受幹擾的面談環境，降低員工的防禦心理。此外，制定詳細的面談議程，確保所有重要議題都能被涵蓋。最後，進行自我評估，反思自己在領導力和管理風格方面的優勢與不足，以提升面談的效果和自身的領導力。
Q2: 在績效面談中，如果員工出現負面情緒，我應該如何應對？
當員工表達負面情緒時，積極傾聽是最好的應對方式。專注於員工所說的話，並試圖理解他們的感受。運用眼神交流、點頭、重述和提問等技巧展現同理心。保持冷靜和專業，避免被員工的情緒所影響，運用深呼吸等策略控制自己的情緒。最重要的是，將負面情緒轉化為積極動力，與員工共同制定改進計畫，提供支持與資源，並強調積極面，激勵他們繼續努力。建立即時回饋機制，隨時保持溝通，避免小問題演變為大矛盾。
Q3: 如何給予員工建設性的回饋，讓他們更願意接受並改進？
給予建設性回饋的關鍵在於具體明確，避免含糊不清的描述。平衡正負面回饋，採用「讚賞-建議-讚賞」的三明治回饋法。聚焦行為而非人格，針對員工的行為和工作成果給予回饋，而非針對他們的個人特質。回饋應該及時，最好在事件發生後儘快給予。提供的建議應該是具體可行動的，讓員工知道如何改進。可以使用SBI (Situation, Behavior, Impact) 模型，清晰描述情境、行為和影響，使回饋更有效。最重要的是，要避免人身攻擊，強調積極的行爲和成就，能讓員工更願意接受並改進。
