如何進行有效的績效考核面談？ 技巧、回饋、改進計畫與情緒管理全攻略

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績效考覈面談是提升團隊績效和促進員工發展的重要環節。那麼，如何進行有效的績效考覈面談呢？關鍵在於掌握一系列實用技巧，例如，透過積極聆聽來理解員工的觀點，給予具體且有建設性的回饋，並共同設定可行的績效改進計畫，以幫助員工成長。此外，有效的面談還需要能夠敏銳地處理員工可能產生的負面情緒，例如焦慮、沮喪或防禦，並採取適當的溝通策略來化解這些情緒。

一次成功的績效考覈面談，不僅僅是單向的評估，更是一個雙向溝通的機會。它能幫助管理者更深入地瞭解員工的優勢和挑戰，並為員工提供清晰的發展方向。基於我多年的經驗，我建議在面談前充分準備，蒐集客觀的績效數據和具體的行為事例，這樣才能使回饋更具說服力。同時，面談過程中，務必營造一個開放和尊重的氛圍，鼓勵員工表達真實的想法，共同探討解決方案。記住，績效考覈面談的最終目的是幫助員工提升自我，實現個人和組織的共同成長。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 充分準備，客觀數據佐證： 面談前設定明確目標，收集客觀績效數據（如績效評估表、專案報告、360度回饋），並整理分析員工優劣勢，準備具體例證，讓回饋更有說服力 [i]。
2. 積極聆聽，共創改進計畫： 營造開放尊重的面談氛圍，鼓勵員工表達真實想法，運用積極聆聽技巧理解員工觀點。與員工共同制定SMART目標 (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) 的績效改進計畫，協助員工成長 [i]。
3. 真誠溝通，處理負面情緒： 面談中給予具體且有建設性的回饋，並敏銳地處理員工可能產生的焦慮、沮喪等負面情緒，採取適當的溝通策略來化解。確保績效考核不僅評估過去表現，更投資於員工的未來發展 [i]。

績效考覈面談前準備：打造成功的基石

績效考覈面談並非一時的審判，而是持續績效管理流程中的重要一環。成功的面談建立在充分的準備之上。缺乏準備的面談，不僅浪費時間，更可能造成誤解、降低員工士氣，甚至引發勞資糾紛。所以，面談前的準備工作，是確保面談有效性、達成共識、促進員工發展的基石。

1. 設定明確的面談目標

首先，要釐清這次面談的具體目標。你想透過這次面談達到什麼效果？是為了回顧過去的績效表現，還是為了設定未來的發展目標？ 或是為了處理員工的具體問題？ 面談目標會直接影響面談的內容和方向。常見的面談目標包括：

• 回顧與肯定：肯定員工在過去一段時間內的優異表現，讓他們知道自己的努力被看見。
• 發現與解決問題：共同找出績效不佳的原因，並探討解決方案。
• 設定未來目標：與員工一同制定SMART目標（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound），確保目標具體、可衡量、可實現、相關且有時限。
• 發展規劃：協助員工規劃未來的職業發展方向，並提供必要的支持與資源。

2. 收集充分的績效數據

績效面談不能只憑感覺，需要客觀的數據作為依據。 收集績效數據的方式有很多種，例如：

• 績效評估表：這是最常見的績效數據來源。
• 專案報告：檢視員工在專案中的表現，包括完成度、品質、以及合作情況。
• 客戶回饋：客戶的意見是評估員工服務品質的重要指標。
• 360度回饋：從同事、主管、下屬等多個角度收集對員工的評價，可以更全面地瞭解員工的表現。
• 數據分析：利用數據分析工具，追蹤員工的關鍵績效指標（KPI），例如銷售額、客戶滿意度、以及生產效率。

收集到的數據要進行整理和分析，找出員工的優勢和劣勢，並準備好在面談中提出具體的例證。 例如，如果員工在某個專案中表現出色，你可以說：「根據專案報告，你在XX專案中提前完成了任務，並獲得了客戶的高度評價。」 相反地，如果員工在某個方面表現不佳，你可以說：「根據數據顯示，你在XX方面的表現低於平均水平，例如…」。

3. 準備面談所需的文件和資料

在面談前，準備好所有相關的文件和資料，可以幫助你更有效地進行面談。 這些文件和資料可能包括：

• 員工的績效評估表
• 員工的職位描述
• 員工的個人發展計畫
• 過去的面談紀錄
• 公司的績效管理政策
• 相關的數據報告和分析

將這些文件和資料整理好，並在面談前仔細審閱，確保你對員工的績效表現有充分的瞭解。此外，也建議你事先演練面談的流程，預想員工可能提出的問題，並準備好應對策略。 你也可以參考SHRM (美國人力資源管理協會) 的網站，瞭解更多關於績效管理的最佳實踐： SHRM。

4. 營造舒適的面談環境

面談的環境也會影響面談的效果。 選擇一個安靜、私密、舒適的場所進行面談，可以讓員工感到放鬆和自在，更願意敞開心扉。 確保面談過程中不會受到幹擾，例如電話、簡訊、或突發事件。 你可以準備一些茶水或咖啡，讓面談的氣氛更加輕鬆。 此外，也可以考慮使用視訊會議進行面談，如果員工身處異地或無法親自到場。

5. 事先告知面談的目的和議程

為了減少員工的焦慮，在面談前事先告知他們面談的目的和議程。 讓他們知道這次面談是要討論他們的績效表現，並給予他們足夠的時間準備。 你可以透過電子郵件或口頭通知的方式告知員工，並提供相關的文件和資料供他們參考。 告知員工面談的目的和議程，可以讓他們感到被尊重，並更願意參與面談的過程。

我希望這個段落對您有幫助！如果需要修改或補充，請隨時告訴我。

如何在績效考覈面談中建立信任與開放溝通？

績效考覈面談不僅僅是評估員工過去表現的場合，更是建立信任、促進開放溝通，以及共同規劃未來的寶貴機會。一個充滿信任和開放氛圍的面談，能讓員工感到被尊重、被理解，進而更願意坦誠地分享他們的想法、挑戰和需求。反之，如果面談氣氛緊張、缺乏信任，員工可能會有所保留，甚至產生抵觸情緒，導致面談效果大打折扣。因此，在績效考覈面談中建立信任與開放溝通至關重要。

建立信任的關鍵要素

• 真誠與尊重：以真誠的態度對待每一位員工，尊重他們的個人價值和貢獻。避免居高臨下的姿態，平等地與他們交流。
• 積極聆聽：全神貫注地聆聽員工的發言，不要打斷或急於評價。運用積極聆聽技巧，例如點頭、眼神交流、以及適時的回應，讓員工感受到你正在認真傾聽。
• 展現同理心：嘗試理解員工的感受和處境。從他們的角度出發，思考他們可能遇到的挑戰和困難。
• 保持透明：盡可能地保持面談過程的透明度。清楚地說明考覈的標準、依據、以及流程。避免隱瞞或含糊其辭。
• 信守承諾：如果面談中承諾了某些事情，例如提供培訓機會、爭取資源支持等，務必盡力兌現。言行一致才能贏得員工的信任。

促進開放溝通的實用技巧

除了建立信任，還需要運用一些實用技巧來促進開放溝通：

• 營造舒適的環境：選擇一個安靜、私密的場所進行面談，確保員工感到舒適和自在。
• 開放式問題：多使用開放式問題，鼓勵員工分享他們的想法、感受和建議。例如，可以問：「你認為過去這段時間，你在工作上遇到的最大挑戰是什麼？」， 而不是問：「你覺得工作還順利嗎？」。
• 避免批評性語言：在給予回饋時，避免使用批評性、指責性的語言。多用描述性的語言，例如：「我觀察到…」、「我注意到…」。
• 鼓勵雙向交流：鼓勵員工提出問題、表達疑慮。確保面談不是單向的資訊傳遞，而是雙向的交流與互動。
• 及時回覆：如果員工在面談中提出的問題或建議無法立即回覆，承諾在一定時間內給予回覆，並信守承諾。

常見問題與應對

在績效考覈面談中，可能會遇到一些阻礙信任與開放溝通的常見問題。例如：

• 員工不願坦誠：員工可能因為害怕被批評、或擔心影響職業發展，而不願坦誠地表達自己的想法。此時，管理者需要展現更多的同理心和耐心，鼓勵員工放下顧慮，暢所欲言。
• 員工情緒激動：員工可能因為對考覈結果不滿意、或對工作環境感到沮喪，而情緒激動。此時，管理者需要保持冷靜，傾聽員工的訴說，並運用情緒管理技巧，幫助員工平復情緒。您可以參考 哈佛商業評論關於如何管理情緒的文章。
• 面談變成抱怨大會：員工可能藉機抱怨工作中的種種不滿。此時，管理者需要引導員工將焦點放在解決問題上，而不是一味地抱怨。

總之，建立信任與開放溝通是成功進行績效考覈面談的基礎。只有在一個充滿信任和支持的環境中，員工才能真正地接受回饋、積極地制定改進計畫，並最終提升績效。希望以上內容能幫助您在績效考覈面談中建立更好的溝通模式。

如何進行有效的績效考核面談. Photos provided by unsplash

如何在績效考覈面談中有效給予回饋？

績效考覈面談中，給予有效回饋是至關重要的環節。這不僅是為了評價員工的表現，更是為了幫助他們成長、提升團隊績效，並最終實現企業目標。以下將詳細探討如何在績效考覈面談中提供有效回饋的各個方面：

建立回饋的基礎：明確、具體且及時

• 明確性： 避免使用模糊不清的措辭。回饋應該清晰明確，讓員工能夠完全理解你的意思. 例如，與其說「你的溝通能力需要加強」，不如說「在上次的專案會議上，你的發言比較零散，缺乏邏輯性，導致團隊成員難以理解你的觀點」。
• 具體性： 回饋需要基於具體的事實和行為，而非籠統的評價. 舉例來說，不要說「你最近工作態度不積極」，而是說「過去兩週，你遲到了三次，並且在專案進度報告中未能按時提交資料」。
• 及時性： 盡可能在事件發生後儘早給予回饋。及時的回饋能夠幫助員工更好地將回饋與具體的行為聯繫起來，並及時做出調整. 例如，在員工完成一次出色的簡報後，立即給予肯定和讚賞，會比幾週後再提起效果更好。

運用有效的回饋技巧

• STAR/SBI 回饋法： 運用 STAR (Situation, Task, Action, Result) 或 SBI (Situation, Behavior, Impact) 框架來組織回饋。
  • Situation (情境): 描述事件發生的背景。
  • Task (任務): 描述員工當時需要完成的任務。
  • Action (行動): 描述員工所採取的具體行動。
  • Result (結果): 描述行動所帶來的結果。
  • Behavior (行為): 員工的具體行為。
  • Impact (影響): 員工行為所產生的影響。

  例如：「在(Situation)上週的客戶會議上，(Task)你需要向客戶展示新的產品方案，(Action)你清晰地闡述了產品的優勢，並耐心解答了客戶的疑問，(Result)最終成功贏得了客戶的信任，並促成了合作。」或「(Situation)上次的專案會議，(Behavior)我注意到你打斷了 Pam 的發言，(Impact)這讓團隊中的女性成員感到不舒服，也可能讓她們之後在會議上更不願意發言」。

• 三明治回饋法： 以肯定開始，提出需要改進的地方，最後再次以肯定結束。 這種方法有助於軟化負面回饋的衝擊，使員工更容易接受。
• FBI 回饋法：「事實+影響+建議」 (FBI回饋法)，提供具體、平衡、且有針對性的回饋.
• 積極聆聽： 在給予回饋的過程中，積極聆聽員工的回應。 瞭解他們的觀點、感受和遇到的困難。這有助於建立信任關係，並使回饋更具針對性。

平衡回饋的內容：肯定與建議並重

• 肯定優點： 強調員工的優點和成就。 具體的讚揚能夠增強員工的自信心，並激勵他們繼續保持良好的表現。
• 提出改進建議： 指出員工需要改進的地方，但要以建設性的方式提出。 避免批評和指責，而是將重點放在如何提升績效上。
• 行為回饋： 注重在特定行為，無論是正面的還是負面的.
  • 舉例 1：「您在解決問題方面的主動性有助於在問題升級之前解決問題。保持優秀的工作」。
  • 舉例 2：「我注意到您在會議期間傾向於打斷他人。更加註意讓每個人都有發言的機會將有助於促進更好的協作」。

關注行為而非個性

回饋應該針對員工的行為和工作表現，而不是他們的個性。 避免使用帶有主觀判斷的詞語，例如「你很懶惰」或「你不夠聰明」。相反，應該關注具體的行為，例如「你最近提交的報告缺乏數據支持」或「你在團隊合作中不太願意主動承擔責任」。

確保雙向溝通

績效考覈面談不應該是單向的訓話，而應該是雙向的溝通. 給予員工充分的機會表達自己的觀點、提出問題和分享感受。積極回應員工的意見，並與他們共同探討解決方案。

將回饋與目標聯繫起來

將回饋與員工的個人發展目標和企業的整體目標聯繫起來. 說明員工的表現如何影響他們的職業發展，以及如何為企業的成功做出貢獻。這有助於激勵員工更加努力地工作，並提高他們對工作的投入度。

營造支持性的氛圍

在給予回饋時，營造一種支持性的氛圍至關重要。 讓員工感受到你是站在他們一邊，

透過以上技巧，您可以在績效考覈面談中更有效地給予回饋，幫助員工提升績效、實現個人發展，並最終為企業創造更大的價值。

如何進行有效的績效考覈面談：設定改進計畫

績效考覈面談不只是回顧過去，更是展望未來，共同制定可行的改進計畫，幫助員工提升績效，達成個人與組織目標。一個完善的改進計畫，能讓員工清楚瞭解需要努力的方向，並獲得必要的支持，從而提升工作效率和滿意度。

制定SMART目標

設定改進計畫時，應遵循SMART原則，確保目標具體、可衡量、可實現、相關且有時限。

• S (Specific)：目標要明確具體，清楚描述想要實現的事物。避免使用模糊不清的詞語，例如「提升銷售力」，而應改為「每位業務在第二季每月完成20次顧客拜訪」。
• M (Measurable)：目標要可以衡量，設置可量化的指標，以便追蹤進度和評估成果。「三個月內提升顧客滿意度至80%」就比「讓顧客更滿意」更清晰可行。
• A (Achievable)：目標要可以實現，在考量現實資源與能力的前提下，設定一個具有挑戰性但又不會過於不切實際的目標。
• R (Relevant)：目標要與組織方向一致，與個人的長期規劃、團隊的使命或組織的核心價值觀一致。
• T (Time-bound)：目標要設定明確的截止時間，避免拖延。

例如，若員工在公文寫作能力上有所欠缺，可設定SMART目標為：「在三個月內，透過參加公司內部的寫作培訓課程，並完成三篇公文撰寫練習，將公文的撰寫速度提升20%，且錯誤率降低至5%以下」。

建立行動計畫

制定SMART目標後，下一步是與員工共同建立具體的行動計畫，詳細列出達成目標所需的步驟。

• 培訓與學習：提供員工必要的培訓和學習資源，例如線上課程、研討會、或 mentor 指導.
• 資源支持：確保員工擁有達成目標所需的工具、設備和資訊.
• 定期追蹤：設定定期追蹤的時間表，檢視員工的進度，並提供及時的回饋和支持.

此外，主管應與員工建立共識，共同承諾為達成目標而努力。並清楚說明若未能達成改進目標的後果，例如可能影響績效評估或職位晉升.

提供支持與協助

主管的角色不只是監督者，更是支持者。在員工努力達成改進目標的過程中，主管應提供充分的支持與協助。

• 定期回饋：給予員工及時、具體、且平衡的回饋，肯定他們的優點，也指出需要改進的地方.
• 指導與輔導：提供員工必要的指導和輔導，幫助他們克服挑戰，解決問題.
• 資源連結：協助員工連結到所需的資源，例如內部專家、外部顧問、或相關社群.
• 積極聆聽： 聆聽員工的困難與需求，並給予支持與鼓勵.

透過以上步驟，您可以與員工共同設定可行的改進計畫，並提供必要的支持，幫助他們提升績效，達成個人與組織的共同目標.

如何進行有效的績效考覈面談結論

總而言之，如何進行有效的績效考覈面談是一門藝術，也是一門科學。它需要充分的準備、真誠的溝通、具體的回饋，以及共同制定的改進計畫。透過掌握這些技巧，管理者不僅能幫助員工提升績效，更能建立信任關係，促進團隊合作，並最終實現組織的共同目標。

有效的績效考覈面談，不僅僅是評估員工的過去表現，更是投資員工的未來發展。它能幫助員工更清晰地瞭解自己的優勢與劣勢，並激勵他們持續學習、不斷進步。身為管理者，我們應將績效考覈面談視為一個重要的機會，用心準備、真誠溝通，與員工攜手共創更美好的未來。希望透過這篇文章，能幫助您更深入地瞭解如何進行有效的績效考覈面談，並在實踐中不斷精進，打造一支高績效的卓越團隊。

如何進行有效的績效考覈面談 常見問題快速FAQ

Q1: 績效考覈面談前，最重要的準備工作是什麼？

績效考覈面談前最重要的準備工作是設定明確的面談目標，並收集充分的績效數據。 釐清本次面談的目的，是回顧績效、設定目標、還是解決問題？同時，蒐集客觀的數據作為依據，例如績效評估表、專案報告、客戶回饋等，以確保回饋更具說服力。

Q2: 如何在績效考覈面談中建立信任和開放的溝通氛圍？

建立信任和開放溝通的關鍵要素包括真誠與尊重、積極聆聽、展現同理心、保持透明以及信守承諾。 營造舒適的環境，多使用開放式問題，避免批評性語言，鼓勵雙向交流，並及時回覆員工的問題， 都有助於建立良好的溝通氛圍。

Q3: 如何在績效考覈面談後幫助員工制定有效的績效改進計畫？

制定有效的績效改進計畫，首先要設定SMART目標，確保目標具體、可衡量、可實現、相關且有時限。 接著，與員工共同建立具體的行動計畫，列出達成目標所需的步驟，並提供必要的資源支持。 主管也應定期追蹤進度，給予及時的回饋和支持，幫助員工克服挑戰，達成目標。