專案進行中遇到瓶頸在所難免，重要的是如何有效地應對並重回正軌。許多專案經理和團隊成員常常感到不知所措，眼看著時程延誤、預算超支，卻苦於找不到突破口。這篇文章將提供一套系統性的方法，協助你從容應對專案卡關的困境，重新掌握專案的主導權。
我們將聚焦於三個關鍵步驟，幫助你分析問題、制定策略，並最終找到解決方案：
- 步驟一：保持冷靜，穩定情緒。當專案受阻時，情緒穩定是解決問題的第一步。學習如何拆解問題，接受挑戰，並將注意力轉移到可控的因素上。
- 步驟二：聚焦解決方案，而非沉溺問題。積極引導團隊尋找可行的改進方法，將大問題拆解為小任務，並制定明確的行動清單，以提高效率並減少無助感。
- 步驟三：釐清問題根源，建立清晰的計畫。深入分析專案停滯的原因，例如範疇不明確、溝通不良或團隊衝突等，並根據根源問題制定詳細的解決計畫。
這套方法不僅提供理論框架，更著重於實用技巧和可操作的步驟，幫助你有效地解決專案執行中的困境，帶領團隊順利達成目標。
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專案卡關時，別慌張！運用以下步驟，助你有效解決問題，重掌專案控制權。
- 第一步：保持冷靜，拆解問題，將注意力轉移到可控因素上，穩定情緒是解決問題的起點 。
- 第二步：聚焦解決方案，引導團隊尋找可行的改進方法，將大問題拆解為可執行的小任務 。
- 第三步：釐清問題根源，分析範疇不明確、溝通不良或團隊衝突等原因，並制定詳細的解決計畫 。
解析專案卡關的根源：從情緒控管到釐清問題核心的重要性
專案「卡關」的根本原因可能源於多方面的因素，其中包含「專案管理因素」、「溝通問題」、「資源不足」、「計畫不周詳」以及「外部環境變動」等。
以下將針對這些根本原因進行詳細 專案管理因素
- 定義不清或範圍蔓延 (Scope Creep)：專案目標、交付成果或工作範圍定義不夠清晰，導致在執行過程中不斷增加新的需求或修改原有內容。這會使專案難以預測、難以控制，最終導致延遲和資源耗盡。
- 缺乏有效的風險管理：未能及早識別潛在風險，或對已識別的風險缺乏應對計畫，一旦風險發生，就會對專案進度造成嚴重影響。
- 資源分配不當：人力、時間、預算等資源分配不合理，或資源不足，都會直接影響專案的執行效率。
- 缺乏明確的計劃與時程：時間規劃不切實際，未考慮到任務的複雜性、潛在的延遲因素，導致時間表過於緊湊，難以達成。
- 組織與流程問題：公司內部管理制度、流程規範不健全，或是部門間協調不暢，都可能阻礙專案的順利進行。
溝通問題
- 資訊不對稱與溝通不良：團隊成員之間、團隊與利害關係人之間缺乏有效溝通，資訊傳遞不即時或不準確，容易產生誤解和衝突。
- 責任歸屬不明確：當出現問題時，難以釐清責任歸屬，導致問題懸而未決，影響專案進度。
- 只從自身視角出發：專案推動者僅從自身認為重要的角度出發，而未考慮到其他利害關係人的需求和利益，導致難以獲得支持。
資源不足
- 人力資源短缺或能力不足：專案團隊成員不足，或成員缺乏必要的技能和經驗，都可能導致專案執行緩慢或品質不佳。
- 預算限制：專案預算不足，無法獲得所需的資源或工具，進而影響專案的推進。
計畫不周詳
- 過於理想化的初步計劃：初期計劃設定過於樂觀，未充分考慮到執行過程中的變數和挑戰。
- 缺乏定期檢視與調整：專案計劃制定後，未定期進行審核和調整，未能及時應對變動，導致計畫與實際情況脫節。
外部環境變動
- 市場、法規或客戶需求變化：外部環境的快速變化，如市場趨勢、法規更新或客戶需求轉變，都可能打亂原有的專案計劃，導致專案需要調整甚至停滯。
- 突發事件：無法預見的突發事件，如供應鏈中斷、技術故障等，都可能對專案進度造成重大影響。
邁向解決之道：聚焦具體行動，拆解問題並制定下一步行動清單
有效拆解並解決專案執行問題，需要系統性的方法和清晰的步驟。以下將從問題的定義、分析、拆解到解決方案的制定與執行，提供詳細 一、 問題的定義與釐清
在著手解決任何專案執行問題之前，首要之務是精確地定義和描述問題。這一步驟至關重要，因為錯誤的問題定義可能導致資源錯置和無效的解決方案。
- 6W3H 方法：運用「What（什麼事）、When（何時）、Who（誰）、Where（哪裡）、How（如何）、Why（為何）、How much（多少）、How many（幾個）」等問題，全方位地檢視問題的各個面向，從而發現新的線索和發現。
- 釐清現況：避免對問題立即下判斷，而是先充分掌握現況資訊，並驗證他人提供的資訊，以免做出錯誤的評估。
- 關注心情：有時問題會以焦慮、挫折、擔心等心情呈現，覺察這些情緒是找出問題的起點，因為它們往往指向需要解決的具體問題。
二、 問題的分析與拆解
一旦問題被清晰定義，接下來便是深入分析問題的根本原因，並將其拆解成更小、更易於管理的組成部分。
- 系統性思考：問題分析是一個系統思考的過程，包含問題發掘、原因分析、重要性排序、解決方案構思、行動計畫制定與執行等步驟。
- 根本原因分析：
- 魚骨圖 (Fishbone Diagram)：用於探究問題的潛在原因，將原因分類並視覺化。
- 5 Why 分析法：透過連續提問「為什麼」，一層層深入挖掘問題的根本原因。
- 5M1E 方法：分析人 (Man)、機器 (Machine)、材料 (Material)、方法 (Method)、環境 (Environment) 和評估 (Evaluation) 等因素，找出問題發生的原因。
- 工作分解結構 (WBS)：將大型專案目標拆解成層次分明、可管理的工作包，以便於追蹤和掌控。這有助於看清專案的全貌，並對專案範圍進行有效管理。
- 流程分解結構 (PBS)：根據任務的時間先後順序來拆解專案，例如「需求蒐集」後才能進行「系統設計」。
三、 解決方案的制定與執行
在分析和拆解問題後，即可著手製定和執行解決方案。
- 多元視角：透過替換不同的座標軸內容，探索解決問題的多元視角和可能性。
- 五大流程與方案三原則：制定解決方案時，應遵循「可執行、可衡量、可持續」的原則，並確保方案能落地執行且持續改善。
- 風險管理：將模糊的範疇界定、潛在的不安定因子納入風險管理計畫，並持續監控。風險管理應隨專案進展調整策略。
- 建立交接機制與資訊透明化：當出現人員離職等情況時，完善的交接機制和資訊透明化（例如使用雲端專案管理工具）能降低影響。
- 開放溝通與決策流程：鼓勵團隊成員開放溝通，建立共識決策機制，並善用協作工具，以減少團隊衝突和誤解。
- 階段性目標與敏捷管理：設定清晰的階段性目標，並採用敏捷管理方式（如 Sprint 計畫），分階段完成任務。
四、 持續監控與調整
專案執行過程中，持續的監控與適時調整是確保問題有效解決的關鍵。
- 專案進度監控：在專案執行途中，持續控管現況，解決問題，並記錄、追蹤、分析與檢討處理進度狀況，以避免錯誤再次發生。
- 里程碑檢核：透過設定和檢核里程碑，瞭解專案執行的成效，並適時修正做法，將專案拉回正軌。
- 定期績效評估：建立透明的績效考覈標準，及早發現問題，並提供輔導與支持。
透過上述系統性的步驟，可以更有效地拆解和解決專案執行過程中遇到的問題，從而提升專案成功的機率。要有效拆解並解決專案執行問題，需要一個系統化的方法，涵蓋問題的定義、分析、拆解、解決方案的制定與執行，以及持續的監控與調整。以下將詳細說明各個環節：
一、 精確定義與釐清問題
在著手解決任何專案執行問題之前，首要之務是清晰地定義和描述問題。這個步驟至關重要，因為模糊或錯誤的問題定義可能導致資源錯置和無效的解決方案。
- 運用6W3H方法：透過詢問「What（什麼事）、When（何時）、Who（誰）、Where（哪裡）、How（如何）、Why（為何）、How much（多少）、How many（幾個）」等問題，全方位地檢視問題的各個面向。這有助於發現新的線索和深入瞭解問題的本質。
- 掌握現況：在做出任何判斷或評論之前，應先充分掌握專案的現況資訊。對於他人提供的資訊，也要進行驗證，避免因片面之詞而產生誤解。
- 覺察情緒：有時候，問題會以焦慮、挫折、擔心等情緒的形式呈現。覺察並分析這些情緒，往往能引導我們找到問題的具體所在。
二、 深入分析與拆解問題
一旦問題被定義清晰，接下來便是深入分析其根本原因，並將其拆解成更小、更易於管理的部分。
- 系統性分析：問題分析是一個系統化的思考過程，包含問題的發掘、原因的分析、重要性排序、解決方案的構思、行動計劃的制定與執行等步驟。
- 尋找根本原因：
- 魚骨圖 (Fishbone Diagram)：這種圖表有助於探究問題的所有潛在原因，並將其分類視覺化，從而更容易找出問題的根源。
- 5 Why分析法：透過不斷追問「為什麼」，一層層深入挖掘問題的根本原因，直到找到最核心的癥結點。
- 5M1E方法：分析人 (Man)、機器 (Machine)、材料 (Material)、方法 (Method)、環境 (Environment) 和評估 (Evaluation) 這六個面向，找出問題發生的各種可能原因。
- 工作分解結構 (WBS)：將大型專案目標拆解成一系列層次分明、具體可執行的小任務或工作包。這不僅有助於掌握專案的全貌，更能有效控制專案的範圍。
- 流程分解結構 (PBS)：根據任務之間的時間順序來拆解專案，例如軟體開發專案，需要先「蒐集需求」，再進行「系統分析和設計」，然後才能「撰寫程式」。
三、 制定與執行解決方案
在分析和拆解問題後，就可以著手製定並執行有效的解決方案。
- 多元視角探索：嘗試從不同的角度和觀點來思考問題，透過替換分析的座標軸，可以發現更多解決問題的可能性。
- 遵循方案原則：制定解決方案時，應秉持「可執行、可衡量、可持續」的原則，確保方案能夠真正落地，並能持續地進行改善。
- 風險管理：對於範疇不清或潛在的不安定因子，應及早納入風險管理計畫中，並進行持續的監控。風險管理應隨著專案進展進行調整，以降低潛在影響。
- 應對人員變動：若出現關鍵成員離職等情況，建立完善的交接機制和保持資訊透明（例如使用雲端專案管理工具）是降低影響的關鍵。
- 促進團隊協作：鼓勵團隊成員進行開放式的溝通，建立共識決策機制，並善用協作工具，以減少團隊內部的衝突和誤解，提升合作效率。
- 設定階段性目標與敏捷方法：為專案設定清晰的階段性目標，並考慮採用敏捷管理方式，如 Sprint 計畫，將任務分階段完成，確保專案進展順利。
四、 持續監控與調整
專案執行過程中，持續的監控和適時的調整是確保問題得到有效解決的關鍵。
- 監控專案進度：在專案執行期間，需要持續控管現況，解決突發問題，並詳細記錄、追蹤、分析和檢討專案進度。這有助於避免重複發生相同的錯誤。
- 檢核里程碑：設定專案里程碑，並定期檢核達成情況。里程碑的檢核不僅能評估專案執行的成效，更能及時發現偏差，並進行修正，使專案重回正軌。
- 定期績效評估：建立透明的績效評估標準，以便及早發現潛在問題，並提供必要的輔導與支持給團隊成員。
透過上述系統性的步驟，可以更有效地拆解和解決專案執行過程中遇到的挑戰，從而提升專案成功的機率。
化解瓶頸的關鍵策略：範疇、溝通、團隊與進度難題的解決之道
當專案遇到瓶頸時，化解範疇、溝通、團隊和進度難題需要一套系統性的策略。以下將從這四個面向，探討如何運用策略來克服專案的挑戰：
範疇難題：釐清與控管
專案範疇的模糊或蔓延是常見的「卡關」原因。為瞭解決範疇難題，可以採取以下策略：
- 清晰定義與文件化範疇：在專案初期，務必召開工作坊，與利害關係人充分溝通，明確定義專案的目標、交付成果、工作內容，以及排除範疇（Out of Scope）。將這些內容詳細記錄在範疇說明書中，並取得所有相關方的批准。
- 建立變更管理流程：任何範疇變更都應遵循正式的變更管理流程。當出現新的需求時，要求提出者記錄變更，並評估其對成本、資源、時程及機會成本的影響。只有經過嚴格審覈批準後，變更才能納入專案。
- 主動溝通變更影響：向利害關係人清楚說明範疇變更可能帶來的額外成本、資源需求和時程延誤，讓他們瞭解變更的實際代價。
溝通難題：建立信任與透明
有效的溝通是專案順利推進的關鍵。當溝通出現問題時，可以透過以下方式化解：
- 建立信任與開放溝通環境：培養團隊內部開放溝通的文化，鼓勵成員自由表達意見，減少誤解和衝突。透過每日站立會議、看板制度等方式，提高資訊透明度，讓團隊成員更容易交換意見並同步資訊。
- 積極傾聽與同理心：在溝通中，不僅要聽對方說什麼，更要理解對方為何這麼說。運用積極傾聽和同理心，設身處地為對方著想，理解其需求、顧慮和動機，有助於找到共同點並建立共識。
- 定期且清晰的進度更新：定期向客戶和利害關係人報告專案進度，說明已完成、進行中以及可能延遲的原因。使用簡單易懂的語言，避免過於專業的術語，確保資訊傳遞的準確性。
- 選擇合適的溝通工具：根據專案需求，善用專案管理工具（如Asana、Jira、Slack、Teams）來促進即時溝通和資訊共享，減少因資訊不對稱造成的誤會。
團隊難題：化解衝突與激勵士氣
團隊合作是專案成功的基石，當團隊出現衝突或士氣低落時，需要採取策略性方法：
- 主動識別與處理衝突：不要等到分歧根深蒂固才介入。在出現衝突的初期跡象時，就要主動與相關人員會面，瞭解根本原因。根據衝突的嚴重程度，可以採用不同的解決策略，例如問題解決、協商或權力介入等。
- 建立清晰的規則與流程：明確的任務分工和責任歸屬，有助於減少因責任不清而產生的爭議。制定清晰的決策流程，讓團隊成員能夠有效解決分歧。
- 關注團隊士氣與激勵：專案負責人的情緒會影響團隊士氣。在困難時期，要保持冷靜，穩定情緒，並適時給予團隊成員鼓勵和支持。對團隊的進步給予肯定，必要時設立現實的期望，並與他人分享困難，尋求支持。
- 資源調配與支持：如果團隊資源不足，可以與主管協調，調動其他專案的資源，但需事先評估對其他專案的影響。
進度難題：精確規劃與靈活應對
專案進度落後是常見的挑戰，可以透過以下方式來管理：
- 細化工作項目與設定明確交付物：將複雜的大任務拆解成更小、更易管理的工作項目。確保每個項目都有明確的交付物，這樣才能客觀地衡量進度。
- 預估時程與加入風險控管：在專案初期就評估潛在風險，並在專案時程中預留緩衝時間。考慮任務所需時間、資源可用性以及潛在的突發狀況。
- 建立檢查點與定期檢討：設定關鍵的里程碑和檢查點，定期檢討專案進度，及時發現偏差並進行調整。
- 靈活調整計畫：接受計畫趕不上變化的事實，與主管或同事協調，更新更切實可行的時程。必要時，可以透過調整專案範疇、調動資源或與客戶協商，爭取更多時間。
- 提前開始與合理分配時間：避免將工作拖延至最後一刻，嘗試提前完成任務，並為檢查和改進預留時間。善用「優質工作時間塊」方法，將複雜任務安排在精力充沛的時段完成。
透過結合這些策略，專案團隊能夠更有效地應對範疇、溝通、團隊和進度上的挑戰，提高專案成功的機率。
| 難題面向 | 解決策略 |
|---|---|
| 範疇難題：釐清與控管 | 清晰定義與文件化範疇、建立變更管理流程、主動溝通變更影響 |
| 溝通難題：建立信任與透明 | 建立信任與開放溝通環境、積極傾聽與同理心、定期且清晰的進度更新、選擇合適的溝通工具 |
| 團隊難題：化解衝突與激勵士氣 | 主動識別與處理衝突、建立清晰的規則與流程、關注團隊士氣與激勵、資源調配與支持 |
| 進度難題：精確規劃與靈活應對 | 細化工作項目與設定明確交付物、預估時程與加入風險控管、建立檢查點與定期檢討、靈活調整計畫、提前開始與合理分配時間 |
專案卡關怎麼辦？3步驟有效解決執行困境. Photos provided by airport
預防勝於治療：建立標準流程與善用工具，打造不易卡關的專案執行體系
要預防專案卡關，建立標準化的流程和工具是關鍵。這能幫助團隊更有效地規劃、執行和監控專案，降低風險，並確保專案目標的達成。以下將詳細說明如何透過建立標準流程與工具來預防專案卡關：
一、 建立標準化的專案管理流程
專案管理通常可劃分為五個主要流程，分別是：啟動、規劃、執行、監控和結束。每個流程都有其關鍵任務和目標，確保專案能順利推進。
- 啟動階段： 釐清專案的目標、範疇、價值，並確認專案的可行性。同時，識別專案利害關係人，建立初步的專案章程。
- 規劃階段： 這是投入最多心力的階段，需要詳細規劃專案的「要做什麼」、「誰負責」、「如何做」、「何時完成」、「需要多少成本與資源」，以及最重要的「如何預防及減輕風險」。
- 工作分解結構 (WBS)： 將複雜的專案目標拆解成更小、更易於管理的任務包。
- 時程規劃與甘特圖： 估算每項任務所需時間，安排執行順序，並繪製甘特圖以視覺化專案時程。
- 資源與預算規劃： 估算所需人力、設備、材料等資源，並訂定預算。
- 風險評估： 識別專案過程中可能遇到的風險，並預先規劃應對方法。
- 執行階段： 根據規劃好的計畫，實際投入資源執行專案活動，將專案目標轉化為實際產出。此階段的關鍵在於「精準執行」與「變更管理」。
- 監控階段： 持續追蹤專案進度、成本、品質等，與計畫進行比較，並採取必要的預防或補救措施。
- 結束階段： 完成所有專案工作，驗收成果，並進行專案總結，記錄經驗教訓，為未來的專案提供參考。
二、 導入合適的專案管理工具
選擇並善用專案管理工具，可以極大地提升團隊的協作效率和專案的可視性。常見的專案管理工具包括：
- 協作工具： Google Workspace (文件、試算表、簡報、日曆)。
- 任務管理與協作平台：
- Notion： 適合團隊共編、任務追蹤，提供多樣化的表格和任務區塊。
- Trello： 以視覺化看板模式呈現任務，便於團隊協作與進度追蹤。
- Asana： 常見的工作追蹤及任務管理工具，可跨團隊協調工作。
- 其他工具：
- 甘特圖工具： 如Microsoft Project、TeamGantt 等，用於時程規劃與視覺化。
- 風險管理工具： 雖然沒有特別點出，但許多專案管理軟體都內建風險登錄表的功能。
三、 預防專案卡關的關鍵策略
- 明確定義專案範疇： 從一開始就清晰定義專案的目標、交付物以及不包含的範圍，以避免範疇潛變 (Scope Creep)。
- 識別與管理風險： 風險是專案卡關的常見原因。透過風險管理流程，識別潛在的風險（如範疇潛變、低效能、高成本、時間緊迫、資源不足等），並制定應對策略。
- 風險登錄表 (Risk Register)： 記錄已識別的風險、影響評估、負責人及應對計畫。
- 預留應變計畫與管理準備金： 針對無法預測的風險，預留應變時間 (Float Time) 和管理準備金。
- 有效溝通與協作： 確保團隊成員、利害關係人之間的資訊透明與順暢溝通。使用協作工具可以幫助記錄討論、追蹤決策。
- 定期監控與回顧： 在專案執行過程中，定期檢視進度、預算、資源使用情況，並根據監控結果進行必要調整。
- 指派有能力且有興趣的負責人： 建立標準流程需要有合適的人員來推動和執行。確保負責建立和維護流程的人員具備足夠的能力和興趣。
透過建立標準化的流程和工具，並結合有效的風險管理和溝通策略，團隊可以更從容地面對專案中的挑戰，有效預防專案卡關，最終順利達成專案目標。
專案卡關怎麼辦？3步驟有效解決執行困境結論
專案執行猶如航行，難免遭遇風浪。但重要的是，當我們遇到阻礙時，如何運用正確的方法，化危機為轉機。本文提供的「專案卡關怎麼辦？3步驟有效解決執行困境」，旨在幫助各位專案經理人及團隊成員，在專案受阻時，能夠冷靜應對，拆解問題，並制定可行的解決方案，重掌專案主導權。
透過情緒控管、問題拆解、方案擬定與持續監控，你將能夠更有效地應對專案執行中的各種挑戰。更重要的是，透過建立標準化的流程和工具，並結合有效的風險管理和溝通策略，團隊可以更從容地面對專案中的挑戰，有效預防專案卡關，最終順利達成專案目標。願你在未來的專案旅程中，乘風破浪，順利抵達成功的彼岸！
專案卡關怎麼辦？3步驟有效解決執行困境 常見問題快速FAQ
專案卡關時，第一步應該做什麼？
首先要保持冷靜，穩定情緒，並學習如何拆解問題，接受挑戰，將注意力轉移到可控的因素上。
如何有效拆解專案卡關問題？
可以運用6W3H方法全方位檢視問題，並透過魚骨圖或5Why分析法等工具，深入挖掘問題的根本原因。
解決方案制定應遵循哪些原則？
解決方案應遵循「可執行、可衡量、可持續」的原則，確保方案能落地執行且持續改善。
如何預防專案範疇蔓延？
在專案初期，與利害關係人充分溝通，清晰定義專案的目標、交付成果、工作內容，以及排除範疇，並詳細記錄在範疇說明書中。
專案溝通不良如何改善？
建立信任與開放溝通環境，鼓勵團隊成員自由表達意見，減少誤解和衝突，並定期向客戶和利害關係人報告專案進度。
如何處理團隊衝突？
主動識別與處理衝突，建立清晰的規則與流程，並關注團隊士氣與激勵，適時給予團隊成員鼓勵和支持。
如何應對專案進度落後？
細化工作項目與設定明確交付物，預估時程與加入風險控管，建立檢查點與定期檢討，並靈活調整計畫。
如何建立不易卡關的專案執行體系？
建立標準化的專案管理流程，導入合適的專案管理工具，並透過有效的風險管理和溝通策略，從容面對專案挑戰。
