企業的採購流程中，採購單扮演著至關重要的角色。有效的採購單稽覈與風險管理，不僅能確保企業資源得到妥善運用，更能顯著降低潛在的財務和運營風險。本文旨在深入探討採購單稽覈的具體流程，並提供一套全面的風險管理策略，協助中小企業優化採購流程，提升整體營運效率。
透過嚴謹的採購單審核，企業能確保每一筆採購需求都經過授權主管的批准，從源頭上控制成本。同時，建立合格供應商名錄並定期評估其績效，能有效降低供應商風險。合約管理更是不可忽視的環節，清晰明確的條款能最大限度地減少合約欺詐的可能性。此外，對驗收流程的嚴格把關，確保收到的貨物或服務符合訂單要求；而付款稽覈則能保障付款金額和時間的準確性，預防重複付款或詐欺行為。
根據我多年的經驗，中小企業在實施採購單稽覈與風險管理時，應著重建立一套簡潔高效的流程。初期可以從重點環節入手，例如加強對高價值採購單的審核，並逐步擴展到所有採購活動。此外，善用科技工具，如導入具備風險預警功能的採購管理系統，能顯著提升稽覈效率和風險管控能力。重要的是，建立一套持續改善的機制，定期檢討並優化採購流程，才能真正實現採購效率和風險控制的雙贏。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立簡潔高效的採購流程： 優先審核高價值採購單，逐步擴展至所有採購活動，確保每一筆採購需求都經過授權主管的批准。這有助於從源頭上控制成本，並降低潛在的財務和運營風險。
- 善用科技工具提升稽核效率： 導入具備風險預警功能的採購管理系統或雲端ERP系統，以自動化採購流程。例如，使用數位採購表單或ERP請購模組統一需求提交流程，並利用AI科技進行風險預警和數位稽核，從而顯著提升稽核效率和風險管控能力。
- 定期檢討與優化採購流程： 建立一套持續改善的機制，定期檢討並優化採購流程，確保流程的合規性和透明度。實施標準化，對採購實踐進行標準化，包括產品規格、包裝要求和供應商選擇標準，以真正實現採購效率和風險控制的雙贏。
採購單稽覈與風險管理：SME 採購流程優化
對於中小企業 (SME) 而言，優化採購流程不僅是提升效率的關鍵，更是風險管控的重要一環。一個健全的採購流程可以幫助企業降低成本、提高效率、確保合規性，並最終提升整體競爭力。現在就來看看，如何透過優化採購流程，為您的企業創造更大的價值：
需求確認與採購計畫
採購流程的第一步，也是最重要的一步，是確認企業的真實需求並制定詳細的採購計畫。這包括：
- 明確需求：各部門應提出具體的需求，包括所需物品或服務的種類、數量、規格、以及預計的使用時間。
- 預算審核：確認是否有足夠的預算來支持採購需求，並確保預算與整體財務目標一致。
- 採購計畫：根據需求和預算，制定詳細的採購計畫，包括採購的時間表、供應商選擇的標準、以及風險管理措施.
使用數位採購表單或 ERP 請購模組可以統一需求提交流程，避免人為疏漏與流程混亂。
供應商選擇與管理
選擇合適的供應商是確保採購成功的關鍵。中小企業可以透過以下方式來優化供應商選擇與管理流程：
- 建立合格供應商名錄： 建立一份經過篩選和評估的供應商名單，確保只有符合標準的供應商才能參與報價.
- 評估標準： 評估供應商的標準應包括其資質、能力、信譽、價格、交貨能力和售後服務等。
- 多元供應鏈：與多個供應商建立合作關係，分散風險，避免過度依賴單一供應商。
- 長期合作關係：與核心供應商建立長期穩定的合作關係，定期溝通、分享資訊，共同應對市場變化。
- 供應商績效評估： 定期評估供應商的績效，包括產品品質、交貨準時性、以及服務水平等.
此外，中小企業應避免選擇位於採購法第101條的黑名單上的廠商。
合約管理與議價
簽訂明確的合約是降低採購風險的重要手段。中小企業在合約管理與議價方面可以注意以下幾點：
- 合約條款： 確保合約條款清晰明確，包括產品規格、價格、交貨時間、付款方式、以及違約責任等.
- 價格比較與議價： 從多個供應商處獲取報價，進行徹底的價格比較，並運用有效的談判技巧以確保最優惠的價格.
- 法律諮詢：在簽訂重要合約前，諮詢專業律師的意見，確保合約的合法性和有效性.
採購流程數位化
導入科技工具可以顯著提升採購效率並降低風險。中小企業可以考慮以下數位化措施：
- 電子採購平台：使用電子採購平台可以自動化採購流程，包括報價、下單、付款等，提高效率並減少錯誤.
- 雲端ERP系統：導入雲端ERP系統可以整合企業內部的各項資源，實現資訊共享和流程協同，提升整體運營效率。
- 數據分析：利用數據分析工具可以監控採購流程中的各個環節，及時發現潛在的風險和問題.
- 行動裝置應用：使用行動裝置應用程式可以讓採購人員隨時隨地進行採購作業，提高反應速度和靈活性.
- AI應用：導入AI科技與數位稽覈工具，提升查覈效率及預警能力。
許多中小企業透過導入 Salesforce 等工具，滿足客戶需求同時升級管理。沃克雲端等專業導入商，可以協助企業申請補助，撰寫計畫書，並設定系統.
風險管理與應變
有效的風險管理是確保採購流程穩定的重要保障。中小企業可以採取以下措施來加強風險管理：
- 風險評估：識別採購流程中潛在的風險，並評估其發生的可能性和影響.
- 應急計畫：制定應急計畫，以減輕風險對企業的影響，例如尋找替代供應商、建立備用庫存等.
- 風險監控：定期審查採購流程和供應商績效，並及時調整風險管理策略.
- 保險：購買相關保險，將部分風險轉移給保險公司.
立即啟動風險識別，運用 SWOT 分析法，找出潛在風險，並將風險條列分類(財務、營運、法律、聲譽)，這是有效風險管理的第一步.
稽覈與內部控制
建立健全的稽覈與內部控制機制可以有效防止舞弊和錯誤，確保採購流程的合規性和透明度。中小企業可以參考以下做法：
- 採購單審核： 確保採購單的必要資訊完整且經過授權主管的核準.
- 付款稽覈： 確保付款的金額和時間符合合約條款，並防止重複付款或詐欺.
- 定期稽覈： 定期進行內部稽覈，檢查採購流程的執行情況，並及時發現和糾正問題.
- 權責分離： 確保採購、驗收和付款等環節由不同的人員負責，防止內部人員串通舞弊.
實施標準化，對採購實踐進行標準化，包括產品規格、包裝要求和供應商選擇標準.
總之，中小企業可以透過上述措施，全面優化採購流程，降低採購風險，並最終提升企業的整體競爭力.
採購單稽覈與風險管理：中小企業的風險評估策略
對於中小企業而言，建立一套完善的風險評估策略，是採購單稽覈與風險管理中至關重要的一環。有效的風險評估能幫助企業識別潛在的威脅，並制定相應的緩解措施，從而降低損失並保障營運的穩定性。以下將詳細說明中小企業如何進行採購單稽覈的風險評估：
風險評估的步驟
風險評估是一個系統性的過程，通常包含以下幾個步驟：
- 風險識別：
首先，企業需要全面識別採購流程中可能存在的風險。這些風險可能來自多個方面，例如：
- 供應商風險：供應商的財務狀況不佳、交貨能力不足、品質控制不嚴等。
- 價格風險：原材料價格波動、匯率變動等。
- 合約風險：合約條款不明確、法律風險等。
- 內部控制風險：採購流程不規範、權限控制不足等。
- 舞弊風險：採購人員與供應商勾結、虛報價格等。
- 風險分析：
在識別出風險後，企業需要分析這些風險發生的可能性和影響程度。可以使用風險矩陣等工具，將風險按照可能性和影響程度進行分類。例如，高可能性且高影響的風險應被視為最優先處理的風險。
- 風險評級：
根據風險分析的結果，對風險進行評級。這有助於企業確定哪些風險需要優先處理。常用的評級方法包括：
- 定性評級：使用描述性的詞語（例如「高」、「中」、「低」）來表示風險的可能性和影響程度。
- 定量評級：使用數字（例如概率和金額）來表示風險的可能性和影響程度。
- 風險應對：
針對不同級別的風險，企業需要制定相應的應對策略。常見的風險應對策略包括：
- 風險規避：完全避免該風險，例如更換供應商。
- 風險降低：採取措施降低風險發生的可能性或影響程度，例如加強供應商管理。
- 風險轉移：將風險轉移給第三方，例如購買保險。
- 風險承受：在風險可控的情況下，接受該風險。
- 風險監控和報告：
定期監控風險的變化，並向管理層報告風險狀況。這有助於企業及時調整風險管理策略，確保其有效性。監控活動可以包括：
- 定期審查採購流程： 檢查是否符合既定的政策和程序。
- 供應商績效評估： 評估供應商的交貨準時性、產品質量和服務水平。
- 內部稽覈： 進行獨立的稽覈，以檢驗內部控制的有效性。
實用的風險評估工具與方法
中小企業可以利用多種工具和方法來進行風險評估，以下列舉一些常用的方法：
- 風險矩陣：用於將風險按照可能性和影響程度進行分類，幫助企業確定優先處理的風險。
- SWOT分析：用於分析企業的優勢、劣勢、機會和威脅，從而識別潛在的風險。
- 流程圖：用於描述採購流程，幫助企業識別流程中的風險點。
- 專家訪談：邀請相關領域的專家，對採購流程中的風險進行評估。
- 歷史數據分析：分析歷史採購數據，識別潛在的風險模式。
案例分析
某中小企業在採購原材料時，過度依賴單一供應商。通過風險評估，該企業意識到供應商可能存在的交貨延遲風險，以及原材料價格波動風險。為此，該企業建立了合格供應商名錄，並與多家供應商建立合作關係，有效降低了供應鏈風險。此外，該企業還採用了鎖定價格的策略，以應對原材料價格波動的風險。
總之，中小企業應重視採購單稽覈中的風險評估環節，並根據自身的實際情況，選擇合適的評估工具和方法，建立一套完善的風險評估體系。通過有效的風險評估，企業可以及早發現並解決潛在的問題，從而保障採購流程的順利進行，降低企業的經營風險。更多關於企業風險管理的資訊，可以參考 RiskMaster風險管理。
採購單稽核與風險管理. Photos provided by unsplash
採購單稽覈與風險管理：供應商管理與合規性
供應商管理與合規性是採購單稽覈與風險管理中不可或缺的一環。對中小企業而言，建立一套完善的供應商管理體系，不僅能確保供應鏈的穩定性，降低營運風險，還能提升企業的整體競爭力。本段將深入探討供應商管理的重要性，以及如何透過合規性措施來降低潛在風險。
供應商管理的重要性
有效的供應商管理能為中小企業帶來多重效益：
- 降低供應鏈中斷風險：透過多元化的供應商選擇，企業可避免過度依賴單一供應商，降低因供應商出現問題而導致的供應鏈中斷風險。
- 確保物料品質： 嚴格的供應商篩選和定期稽覈，能確保供應商提供的物料符合企業的品質標準，從而提升產品品質。
- 控制採購成本： 透過與多家供應商議價，企業能獲得更具競爭力的價格，降低採購成本。
- 提升企業聲譽： 與信譽良好、符合法規的供應商合作，有助於提升企業的品牌形象和社會責任感。
供應商選擇與評估
選擇合適的供應商是供應商管理的基礎。中小企業應建立一套客觀、精準的評估模式，從多個面向評估潛在供應商：
- 資格審查： 確認供應商是否具備相關的營業執照、生產許可證等合法經營資格。
- 財務狀況： 評估供應商的財務穩定性，確保其有能力履行合約。
- 生產能力： 考察供應商的生產設備、技術能力和產能，確保其能滿足企業的需求。
- 品質管理： 瞭解供應商的品質管理體系，例如是否通過ISO認證等。
- 過往績效： 參考其他客戶對供應商的評價，瞭解其交貨準時性、產品品質和服務態度。
- 合規性： 審查供應商是否符合相關的法律法規和行業標準，例如環境保護、勞工權益等。
中小企業在評估供應商時，除了傳統的品質、成本、交付、服務（QCDS）考量外，更應將合規性納入評估標準。
合規性管理
合規性管理旨在確保供應商的營運符合相關的法律法規、行業標準和企業內部政策。具體的合規性措施包括：
- 簽署廉潔承諾書： 要求供應商簽署廉潔承諾書，保證其提供的文件和材料均真實合法，並承諾在合作過程中不採取違規違法手段。
- 定期合規培訓： 定期對供應商進行合規培訓，提升其合規意識和風險防範能力。
- 建立舉報機制： 建立內部舉報機制，鼓勵員工和供應商舉報任何違規行為。
- 實施供應商稽覈： 定期對供應商進行稽覈，檢查其是否符合相關的合規要求。稽覈範圍可包括品質管理、環境保護、勞工權益、資訊安全等方面。
- 利用科技工具： 導入AI科技與數位稽覈工具，提升稽覈效率及預警能力。
供應商風險管理
供應商風險管理是指識別、評估和緩解供應商相關的風險。常見的供應商風險包括：
- 供應中斷風險： 供應商因自然災害、罷工、財務問題等原因導致供應中斷。
- 品質風險： 供應商提供的物料品質不符合企業標準，影響產品品質。
- 合規風險： 供應商違反相關法律法規或行業標準，導致企業面臨法律責任或聲譽損害。
- 資訊安全風險： 供應商洩露企業的機密資訊。
中小企業可透過以下措施來降低供應商風險：
- 風險評估： 識別採購流程中潛在的風險，並評估其發生的可能性和影響.
- 風險緩解： 制定應急計劃，以減輕風險對企業的影響.
- 風險監控： 定期審查採購流程和供應商績效，並及時調整風險管理策略.
- 建立供應商風險管理平台： 運用供應商風險管理平台，創建全面透明的供應商風險視圖，隨時監控供應商的穩定性變化。
總之，供應商管理與合規性是中小企業在採購單稽覈與風險管理中不可或缺的一環。透過建立完善的供應商管理體系，並落實合規性措施，中小企業能有效降低供應鏈風險，確保營運穩定，並提升企業的整體競爭力。
| 主題 | 說明 |
|---|---|
| 供應商管理的重要性 |
|
| 供應商選擇與評估 |
中小企業應建立一套客觀、精準的評估模式，從多個面向評估潛在供應商：
中小企業在評估供應商時，除了傳統的品質、成本、交付、服務（QCDS）考量外，更應將合規性納入評估標準. |
| 合規性管理 |
合規性管理旨在確保供應商的營運符合相關的法律法規、行業標準和企業內部政策。具體的合規性措施包括：
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| 供應商風險管理 |
供應商風險管理是指識別、評估和緩解供應商相關的風險。常見的供應商風險包括：
中小企業可透過以下措施來降低供應商風險：
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採購單稽覈與風險管理：內部控制措施設計與實施
有效的內部控制措施是確保採購流程合規、透明且高效的基石。對於中小企業而言，建立一套完善的內部控制體系，能夠顯著降低採購風險，提升整體營運效率。本段將深入探討如何針對採購單稽覈與風險管理，設計並實施有效的內部控制措施。
內部控制的關鍵要素
在設計內部控制措施時，應涵蓋以下幾個關鍵要素：
- 職責分離：確保採購流程中的不同環節，如請購、覈准、採購、驗收和付款，由不同的人員負責。這可以有效防止單一人員舞弊或出錯。
- 授權與覈准：建立明確的授權制度，規定不同金額的採購單需要經過不同層級主管的核準。這有助於確保採購決策的合理性和必要性。
- 文件記錄：所有採購活動都應有完整的書面記錄，包括請購單、報價單、採購單、驗收報告和付款憑證等。這些記錄不僅是稽覈的依據，也有助於追蹤和分析採購績效。
- 實體控制：對於重要的物料或資產，應實施實體控制措施，如門禁管理、定期盤點等。這可以防止資產被盜或損壞。
- 資訊系統控制：利用資訊系統，如ERP系統或採購管理系統，來自動化採購流程，並實施各種控制措施，如供應商黑名單、預算控制等。
具體的內部控制措施
利用科技提升內部控制
中小企業可以利用科技來提升內部控制的效率和效果。例如，可以導入採購管理系統，自動化採購流程，並實施各種控制措施。此外，還可以利用AI技術進行風險預警和數位稽覈。例如，AI可以自動分析採購數據，識別異常交易，並及時發出警報。 勤業眾信等專業機構也提供相關的風險管理諮詢服務，幫助企業建立更完善的內部控制體系。
持續改進
內部控制不是一勞永逸的，需要不斷改進和完善。中小企業應定期審查內部控制措施的有效性，並根據實際情況進行調整。此外，還應加強員工的培訓，提高他們對內部控制的認識和重視程度。
透過以上措施，中小企業可以建立一套完善的內部控制體系，有效降低採購風險，提升採購效率，並確保企業的永續發展。
採購單稽覈與風險管理結論
總而言之，在競爭日益激烈的商業環境中，採購單稽覈與風險管理對於中小企業的永續發展至關重要。透過本文的深入探討，我們瞭解瞭如何從採購流程的各個環節著手，有效地管控風險，優化效率。從需求確認與計畫、供應商選擇與管理，到合約議價、流程數位化、風險應變與稽覈控制，每一個環節都環環相扣，缺一不可。
中小企業應當正視採購單稽覈與風險管理的重要性，並將其視為提升企業競爭力的關鍵策略。透過建立完善的風險評估體系、嚴格的供應商管理機制以及有效的內部控制措施，企業不僅能夠降低潛在的財務和營運風險，更能確保資源的妥善運用，提升整體營運效率。
期許本文能為中小企業的財務主管、採購經理和內部稽覈人員提供實質性的幫助，協助大家在實務中靈活運用採購單稽覈與風險管理的知識與技巧，為企業創造更大的價值。唯有不斷精進，方能在這個快速變遷的時代中立於不敗之地。
採購單稽覈與風險管理 常見問題快速FAQ
1. 中小企業導入採購單稽覈與風險管理的最大好處是什麼？
導入採購單稽覈與風險管理能幫助中小企業確保資源妥善運用，從源頭控制成本，並顯著降低潛在的財務和營運風險。透過嚴謹的審核，企業能確保每一筆採購需求都經過授權主管的批准，建立合格供應商名錄降低供應商風險，並透過合約管理減少合約欺詐的可能性。此外，還能嚴格把關驗收流程，確保收到的貨物或服務符合訂單要求；以及保障付款金額和時間的準確性，預防重複付款或詐欺行為。
2. 中小企業在進行採購單風險評估時，應著重哪些方面？
中小企業在進行採購單風險評估時，應全面識別採購流程中可能存在的風險，包括供應商風險（財務狀況不佳、交貨能力不足等）、價格風險（原材料價格波動、匯率變動等）、合約風險（合約條款不明確、法律風險等）、內部控制風險（採購流程不規範、權限控制不足等），以及舞弊風險（採購人員與供應商勾結、虛報價格等）。此外，還需要分析這些風險發生的可能性和影響程度，並制定相應的應對策略，如風險規避、風險降低、風險轉移或風險承受。
3. 如何確保供應商符合企業的合規性要求？
確保供應商符合合規性要求，中小企業應建立一套完善的供應商管理體系，從多個面向評估潛在供應商，包括資格審查、財務狀況、生產能力、品質管理、過往績效和合規性等。具體的合規性措施包括簽署廉潔承諾書、定期合規培訓、建立舉報機制，以及實施供應商稽覈。企業也可以利用科技工具，如導入AI科技與數位稽覈工具，提升稽覈效率及預警能力。此外，中小企業還應建立供應商風險管理平台，創建全面透明的供應商風險視圖，隨時監控供應商的穩定性變化。
