採購單範例:圖文教學，新手必看！輕鬆上手採購流程

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採購單是企業採購活動中不可或缺的重要文件。一份清晰、準確的採購單，能有效降低採購錯誤，提升溝通效率，確保採購流程順暢進行。本教學將透過採購單範例:圖文教學的方式，一步步引導您瞭解採購單的各個組成部分及其填寫要點，讓您快速掌握採購單的製作。

透過豐富的採購單範例:圖文教學，我們將深入剖析不同情境下的採購單範例，例如：一般商品採購、服務採購等。您將學會如何使用Excel或其他工具製作規範的採購單，並瞭解每個欄位，例如：供應商資訊、商品描述、數量、單價、總價、交貨日期、付款方式等，的填寫技巧與注意事項。

根據我多年在供應鏈管理領域的經驗，除了掌握採購單的製作，更重要的是建立一套完善的採購流程。建議您在建立採購單之前，務必先明確需求，與相關部門充分溝通，並仔細核對供應商資訊，以確保採購的準確性和合規性。此外，妥善保存採購單，並定期進行分析，有助於您瞭解採購狀況，優化採購策略，降低採購成本。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 善用 Excel 範本，快速上手： 從網路上（例如熊貓辦公、辦公資源網）下載免費的採購單 Excel 範本，或參考教學，自製符合需求的表格。 這樣能節省從零開始設計的時間，並確保採購單格式的專業性。
2. 活用 Excel 公式與函數，提升效率： 在 Excel 採購單中，使用公式自動計算小計、總計和稅額，減少人工計算的錯誤。 運用 `VLOOKUP` 函數，根據商品編號自動帶入商品資訊，避免重複輸入。
3. 建立標準化採購流程，確保合規性： 除了製作採購單，更要建立包含需求確認、供應商核對、採購單審批和資料歸檔等環節的完整採購流程。 定期分析採購單數據，優化採購策略，並確保流程符合企業內部的合規要求.

採購單範例：圖文教學，Excel表格輕鬆製作

對於許多中小企業主、採購部門新人或是行政人員來說，Excel 可能是最容易上手且經濟實惠的採購單製作工具。 透過 Excel，您可以快速建立、修改和管理採購單，並利用其強大的公式和函數功能，自動計算總價、稅額等。接下來，我們將以圖文並茂的方式，一步步教您如何使用 Excel 製作出專業且實用的採購單。

準備工作：Excel範本下載或自製

首先，您可以選擇下載現成的採購單 Excel 範本。 網路上有許多免費或付費的範本可供選擇，例如 熊貓辦公、辦公資源 等網站，都提供了許多精美的 Excel 採購單範本。 您可以根據自身需求，選擇合適的範本下載使用。 當然，如果您對 Excel 熟悉，也可以選擇自行製作採購單。

Excel採購單範例：從零開始製作

以下將介紹如何從零開始，在 Excel 中製作一份簡單的採購單範例：

1. 開啟 Excel 並建立新的工作表：首先，開啟 Excel，並建立一個新的空白工作表。
2. 設定表頭：在工作表的最上方，依序輸入以下欄位名稱：
   • 採購單編號
   • 供應商名稱
   • 聯絡人
   • 聯絡電話
   • 採購日期
   • 交貨日期
3. 設定商品明細欄位：在表頭下方，依序輸入以下欄位名稱：
   • 項次
   • 商品編號
   • 商品名稱
   • 規格
   • 單位
   • 數量
   • 單價
   • 小計
4. 設定總計欄位：在商品明細欄位的下方，設定以下欄位：
   • 總計
   • 稅額
   • 應付總額
5. 調整欄寬與列高：根據欄位內容的長度，適當調整欄寬與列高，使表格更易於閱讀。
6. 設定儲存格格式：將單價、小計、總計、稅額、應付總額等欄位設定為貨幣格式，並設定適當的小數位數。

利用Excel公式簡化計算

Excel 的強大之處在於其公式功能，可以幫助我們自動計算：

• 小計：在小計欄位中，輸入公式「=數量單價」，即可自動計算出每項商品的總價。
• 總計：在總計欄位中，輸入公式「=SUM(小計欄位範圍)」，即可自動計算出所有商品的總價。
• 稅額：在稅額欄位中，輸入公式「=總計稅率」，其中稅率可根據實際情況調整。
• 應付總額：在應付總額欄位中，輸入公式「=總計+稅額」，即可自動計算出應付的總金額。

Excel函數應用：VLOOKUP 快速帶入資料

為了簡化資料輸入，可以使用 VLOOKUP 函數，根據商品編號自動帶入商品名稱、規格、單位等資訊。 首先，需要建立一個包含商品編號、商品名稱、規格、單位等資訊的資料庫，然後在 Excel 採購單中使用 VLOOKUP 函數，根據輸入的商品編號，自動從資料庫中查找並填入對應的資訊。這可以大大節省手動輸入資料的時間，並減少錯誤發生的機率。

Excel資料驗證：建立下拉式選單

Excel 的資料驗證功能，可以幫助我們建立下拉式選單，方便選擇供應商名稱、商品名稱等。 透過建立下拉式選單，可以避免手動輸入錯誤，並提高資料的準確性。例如，可以先建立一個包含所有供應商名稱的清單，然後在「供應商名稱」欄位中使用資料驗證功能，建立一個下拉式選單，方便使用者選擇。

儲存與列印

完成採購單製作後，記得儲存檔案。 Excel 檔案可以儲存為 .xlsx 格式，方便日後修改與查閱。 此外，您也可以將採購單列印出來，作為紙本紀錄。 在列印前，請先預覽列印效果，並調整邊界、頁首、頁尾等設定，確保列印出來的採購單清晰易讀。

透過以上步驟，您就可以使用 Excel 輕鬆製作出專業且實用的採購單。 當然，Excel 採購單的製作方式還有很多種，您可以根據自身需求，靈活運用 Excel 的各種功能，打造出最適合您的採購單範本。

採購單範例：圖文教學，採購單各欄位詳解

瞭解採購單上的各個欄位至關重要，它能確保採購流程的順暢與準確性。一份完整的採購單如同買賣雙方的契約，詳細記錄了交易的各項細節。現在，就讓我們一起來仔細看看採購單上常見的欄位，讓你輕鬆掌握採購單的填寫要點！

採購單基本資訊

• 採購單編號： 這是採購單的唯一識別碼，方便追蹤和管理。建議採用有規律的編碼方式，例如「日期-部門-流水號」，以便快速查找。
• 採購日期： 填寫採購單的日期，作為記錄和參考。
• 供應商資訊：
  • 供應商名稱： 填寫供應商的完整公司名稱，避免簡稱或錯誤。
  • 聯絡人： 填寫供應商的聯絡窗口，方便溝通。
  • 聯絡電話： 填寫供應商聯絡人的電話，確保能即時聯繫。
  • 地址： 填寫供應商的詳細地址，以便寄送文件或樣品。
• 買方資訊：
  • 公司名稱： 您的公司名稱。
  • 聯絡人： 負責採購的聯絡人姓名。
  • 聯絡電話： 方便供應商聯繫的電話號碼。
  • 地址： 公司的帳單地址和收貨地址。

商品/服務資訊

• 品項編號： 公司的內部商品編號，方便識別和管理。若為服務採購，可填寫服務代碼。
• 商品名稱/描述： 清楚描述採購的商品或服務，避免模稜兩可。若有規格型號，務必詳細填寫。
• 規格/型號： 詳細描述商品的規格、型號、尺寸等資訊，確保供應商提供正確的產品。
• 數量： 填寫採購的數量，注意單位要一致。
• 單位： 填寫商品的計量單位，例如個、台、公斤等。
• 單價： 填寫商品的單價。若已與供應商議定價格，務必填寫正確。
• 總價： 系統會自動計算「數量 x 單價 = 總價」。
• 幣別： 交易使用的幣別，例如新台幣（TWD）、美元（USD）等。
• 稅率： 填寫商品的營業稅率。
• 備註： 填寫其他需要說明的資訊，例如特殊要求、注意事項等。

交貨與付款資訊

• 交貨日期： 填寫預計收貨的日期。務必與供應商確認，並預留足夠的交貨時間。
• 交貨地點： 填寫收貨的詳細地址，確保商品能準確送達。
• 運送方式： 填寫運送方式，例如自取、快遞、貨運等。
• 付款方式： 選擇付款方式，例如電匯、支票、現金等。
• 付款條件： 填寫付款條件，例如貨到付款、月結30天等。

其他欄位

• 請購單號碼： 如果採購單是根據請購單產生的，請在此填寫相關的請購單號碼.
• 折扣： 如果有任何折扣，請在此欄位中註明折扣金額或百分比。
• 運費： 記錄運費金額，有助於計算總成本.
• 總金額： 採購單上所有項目的總金額，包括稅金、運費和折扣。
• 審核： 採購單需要經過相關人員的審核才能生效，此處記錄審核人員的簽名和審核日期.

掌握以上採購單的各個欄位，就能更有效率地製作和管理採購單。在填寫採購單時，務必仔細核對各項資訊，確保內容的準確性，以減少錯誤和爭議的發生。

採購單範例:圖文教學. Photos provided by unsplash

採購單範例：圖文教學，採購單範例：Google Sheets實作

Google Sheets是一個功能強大且免費的線上試算表工具，對於預算有限的中小型企業或剛起步的採購部門來說，是製作和管理採購單的絕佳選擇。相較於Excel，Google Sheets最大的優勢在於其雲端協作功能，讓團隊成員可以即時共同編輯和查看採購單，提升溝通效率並減少錯誤。

Google Sheets採購單範例：步驟教學

以下將以圖文並茂的方式，一步步教您如何利用Google Sheets製作一份專業的採購單：

1. 建立新的Google Sheets文件

   首先，開啟您的Google雲端硬碟，點擊「新增」>「Google試算表」，即可建立一份新的空白試算表。

2. 設定欄位標題

   在試算表的第一列，輸入採購單所需的欄位標題，例如：採購單編號、供應商名稱、供應商聯絡方式、商品編號、商品名稱、規格、數量、單位、單價、總價、交貨日期、付款方式、備註等。您可以根據實際需求調整欄位。

3. 設計採購單樣式

   為了讓採購單看起來更專業，您可以調整儲存格的格式，例如：設定字體、字型大小、顏色、對齊方式等。此外，您也可以利用Google Sheets的框線功能，為採購單加上邊框，使其更清晰易讀。

4. 輸入採購單資料

   依照欄位標題，逐一輸入採購單的相關資料。在數量和單價欄位輸入數值後，可以使用公式自動計算總價。例如，在總價欄位輸入公式 “=數量單價”，即可自動計算該項商品的總價。

5. 設定資料驗證

   為了確保資料的準確性，您可以利用Google Sheets的資料驗證功能，限制特定欄位的輸入內容。例如，您可以設定付款方式欄位只能選擇「電匯」、「支票」、「現金」等選項，避免輸入錯誤。

6. 使用篩選和排序功能

   Google Sheets提供強大的篩選和排序功能，方便您快速查找和整理採購單資料。例如，您可以按照交貨日期排序採購單，以便追蹤訂單的執行情況；或者篩選特定供應商的採購單，以便進行分析和比較。

7. 雲端協作與分享

   Google Sheets最大的優勢之一就是其雲端協作功能。您可以將採購單分享給團隊成員，並設定不同的權限（例如：檢視、編輯），讓大家可以即時共同編輯和查看採購單。此外，您也可以將採購單下載為PDF或其他格式，方便傳送給供應商。

Google Sheets採購單範例：進階技巧

• 使用下拉式選單：利用「資料驗證」功能，建立下拉式選單，例如商品名稱、單位等，減少手動輸入錯誤，並加快填寫速度。
• 條件格式設定：設定條件格式，例如當交貨日期接近時，自動將該列標示為紅色，提醒及時處理。
• 匯入外部資料：如果您的採購資料儲存在其他系統中，例如ERP系統，可以將資料匯入Google Sheets，省去手動輸入的麻煩。關於Google Sheets匯入外部資料，您可以參考Google官方說明。
• 使用Google Apps Script：如果您需要更進階的功能，例如自動發送採購單、自動產生報表等，可以使用Google Apps Script編寫程式碼來實現。

透過以上步驟和技巧，您可以輕鬆利用Google Sheets製作出一份專業、實用且易於管理的採購單，有效提升採購效率並降低成本。

採購單範例：圖文教學，採購管理軟體應用

當您對採購單的製作和各欄位有了深入的瞭解，並且能熟練地運用Excel和Google Sheets製作採購單後，接下來我們將進入更進階的應用：採購管理軟體。對於有一定規模，或是採購流程較為複雜的公司來說，使用專業的採購管理軟體能大幅提升效率、降低錯誤率，並強化採購流程的透明度和可追溯性。市面上有許多功能強大的採購管理軟體，它們通常具備以下幾項核心功能：

需求管理

• 需求申請：員工可以在系統中提交採購需求，並詳細說明所需物品或服務的規格、數量、預計交貨日期等資訊。
• 需求審批：系統可以根據預先設定的審批流程，將需求自動發送給相關主管進行審批，並記錄審批結果。

供應商管理

• 供應商資料庫：集中管理所有供應商的資料，包括聯絡方式、營業執照、信用評級、歷史交易記錄等。
• 供應商評估：定期對供應商的表現進行評估，例如交貨準時率、品質合格率、價格競爭力等，以便選擇最合適的供應商。

採購訂單管理

• 自動生成採購單：根據審批通過的需求，系統可以自動生成採購單，並根據供應商的資料自動填寫相關欄位。
• 採購單追蹤：可以隨時追蹤採購單的狀態，例如已發送、已確認、已出貨、已收貨等，並及時處理異常情況。
• 採購單變更：如果需要修改採購單的內容，例如數量、交貨日期等，可以在系統中提出變更申請，並經過相關主管的審批。

合約管理

• 合約儲存：集中儲存所有採購合約，並設定到期提醒，避免合約過期。
• 合約條款管理：管理合約中的各項條款，例如付款方式、交貨條件、品質標準等，確保採購活動符合合約規定。

數據分析與報告

• 採購數據分析：系統可以自動分析採購數據，例如採購金額、採購頻率、供應商表現等，以便發現潛在的成本節約機會和風險。
• 生成採購報告：可以根據需要生成各種採購報告，例如採購預算執行情況、供應商評估報告、採購成本分析報告等，為管理決策提供支持。

透過採購管理軟體，您可以更有效地管理採購流程的各個環節，並實現以下優勢：

• 提高效率：自動化採購流程，減少人工操作，節省時間和人力成本。
• 降低成本：透過數據分析發現潛在的成本節約機會，並優化採購策略。
• 提升透明度：所有採購活動都有記錄可查，方便追蹤和審計。
• 強化合規性：確保採購活動符合相關法律法規和內部政策。

至於如何選擇適合您的採購管理軟體，建議您可以考慮以下因素：

• 企業規模：不同的軟體適用於不同規模的企業，小型企業可能只需要簡單易用的雲端軟體，而大型企業則可能需要功能更全面的企業級解決方案。
• 行業特性：不同的行業有不同的採購需求，例如製造業可能需要更強大的庫存管理功能，而服務業可能更注重合約管理功能。
• 預算：採購管理軟體的價格差異很大，您可以根據自己的預算選擇合適的產品。
• 易用性：選擇易於使用和部署的軟體，可以降低學習成本，並更快地實現效益。
• 供應商服務：選擇提供完善的售後服務和技術支持的供應商，確保在使用過程中遇到問題可以及時得到解決。

許多採購管理軟體供應商都提供免費試用或演示，您可以多方比較，選擇最適合您的產品。透過導入採購管理軟體，您可以將採購流程提升到一個新的層次，實現更高效、更透明、更合規的採購管理。

採購單範例:圖文教學結論

恭喜您完成了這趟採購單範例:圖文教學的學習之旅！ 從認識採購單的基本概念，到學習使用Excel、Google Sheets製作採購單，再到瞭解採購管理軟體的應用，相信您現在對於採購單的製作與管理，已經有了更全面的認識。

無論您是中小企業主、採購部門新人，還是行政人員，

在您實際應用這些知識的過程中，別忘了持續學習和精進。 隨著科技的發展和市場的變化，採購流程也在不斷演進。 保持對新知識的渴望，勇於嘗試新的工具和方法，相信您一定能成為一位出色的採購專業人士！

採購單範例:圖文教學 常見問題快速FAQ

問題一：什麼是採購單？為什麼企業需要採購單？

採購單是企業向供應商發出的正式訂購文件，詳細列出需要購買的商品或服務、數量、價格、交貨日期等資訊。企業需要採購單的原因如下：

• 降低採購錯誤： 清晰明確的採購單可以減少溝通上的誤解，確保採購到正確的商品或服務。
• 提升溝通效率： 標準化的採購單格式方便採購部門與供應商之間的溝通，節省時間和精力。
• 確保採購流程順暢： 採購單是採購流程中的重要一環，有助於追蹤訂單狀態、管理庫存和控制成本。
• 作為法律依據： 採購單可以作為買賣雙方的契約，在發生爭議時提供法律依據。

問題二：如果沒有預算購買專業的採購管理軟體，有哪些免費的替代方案？

對於預算有限的中小企業，可以考慮以下免費的替代方案：

• Excel： Excel是最容易上手且經濟實惠的採購單製作工具，可以透過下載現成的範本或自行設計表格來製作採購單。
• Google Sheets： Google Sheets是一個免費的線上試算表工具，具有雲端協作功能，方便團隊成員共同編輯和查看採購單。

這兩個工具都能滿足基本的採購單製作需求，但需要自行維護和管理資料。隨著企業規模擴大，建議還是導入專業的採購管理軟體，以提升效率和降低錯誤率。

問題三：採購單上的哪些欄位最重要，在填寫時需要特別注意？

採購單上所有欄位都很重要，但以下幾個欄位在填寫時需要特別注意，以確保採購的準確性和合規性：

• 採購單編號： 確保每個採購單都有唯一識別碼，方便追蹤和管理。
• 供應商資訊： 填寫供應商的完整公司名稱、聯絡人、聯絡電話、地址等資訊，避免簡稱或錯誤。
• 商品名稱/描述： 清楚描述採購的商品或服務，避免模稜兩可。若有規格型號，務必詳細填寫。
• 數量： 填寫採購的數量，注意單位要一致。
• 單價： 填寫商品的單價。若已與供應商議定價格，務必填寫正確。
• 交貨日期： 填寫預計收貨的日期。務必與供應商確認，並預留足夠的交貨時間。