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對於小型企業主、自由職業者，乃至任何本指南將提供詳細的步驟和實用技巧，教您如何充分利用 Google Sheets 的功能，創建一個清晰、簡潔且易於維護的資產負債表。無論您是會計新手還是 Google Sheets 的進階使用者，都能從中獲益。
從設定數據驗證規則以確保數據準確性，到運用條件格式突顯重要財務指標，再到利用公式自動計算總資產和總負債，我們將一步步引導您，讓您能快速上手。
實用建議： 在設計資產負債表時，建議根據您的業務類型和具體需求進行客製化。例如，您可以增加特定的會計科目，或者調整報表格式，使其更符合您的審美和使用習慣。此外，善用 Google Sheets 的圖表功能，將數據視覺化，能更直觀地分析財務狀況，找出潛在的問題和機會。我也建議您定期備份您的 Google Sheets 文件，以防止數據丟失。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立清晰的基礎架構： 在開始製作資產負債表前，先在 Google Sheets 中建立一個結構化的框架 [i]。新增工作表，並將其命名為「資產負債表」，並規劃報表結構，將資產、負債和所有者權益分開 [i]。於頂部建立標題列，包含科目名稱、期初餘額、本期增加、本期減少和期末餘額等欄位，可依您的需求調整 [i]。
- 確保數據準確性： 使用 Google Sheets 的數據驗證功能來防止輸入錯誤 [i, 7, 8]。例如，您可以限制科目名稱欄只能輸入預先定義的名稱，或限制金額欄只能輸入數字 [i]。這能確保報表數據的一致性和準確性 [i]。
- 利用公式和圖表： 運用 Google Sheets 的公式自動計算總資產、總負債和淨資產 [i]。此外，使用圖表功能將數據視覺化，以便更直觀地分析財務狀況，找出潛在的問題和機會 [i]。定期備份您的 Google Sheets 文件以防止數據丟失 [i]。
用Google Sheets打造資產負債表：建立基礎架構
在開始使用 Google Sheets 製作資產負債表之前，建立一個清晰且結構化的基礎架構至關重要。這就像蓋房子前打好地基，能確保您的財務數據井然有序，方便日後分析和管理。
1. 創建新的 Google Sheets 文件
首先，開啟您的 Google 雲端硬碟，點擊「新增」>「Google 試算表」，創建一個全新的 Google Sheets 文件。
給文件取一個有意義的名稱，例如「公司資產負債表 – 2025」。
2. 設定工作表名稱
Google Sheets 文件預設會包含一個名為「Sheet1」的工作表。 雙擊工作表名稱，將其重命名為「資產負債表」。
您也可以根據需要添加其他工作表，例如「設定」、「數據來源」等，方便管理不同的數據和設定。
3. 設計報表結構
在「資產負債表」工作表中，規劃您的報表結構。
資產負債表通常包含三大要素：資產、負債和所有者權益。
您可以將這三個要素分別放在不同的區塊中，並在每個區塊下列出具體的科目。
4. 建立標題列
在工作表的頂部，建立清晰的標題列，明確每個欄位代表的意義。
常見的欄位包括：
- 科目名稱： 例如「現金」、「應收帳款」、「應付帳款」等。
- 期初餘額： 上一期間的期末餘額。
- 本期增加： 本期間的增加金額。
- 本期減少： 本期間的減少金額。
- 期末餘額： 本期間的期末餘額，也是下一個期間的期初餘額。
您可以根據您的具體需求，添加或修改這些欄位。
5. 凍結窗格
為了方便瀏覽和輸入數據，建議凍結標題列和左側的科目名稱欄。
這樣，當您向下或向右滾動時，標題列和科目名稱始終保持可見。
操作方法：
- 選取標題列下方的第一列（通常是第2列）。
- 點擊「檢視」>「凍結」>「凍結到目前列 (2)」。
- 選取科目名稱欄右側的第一欄（通常是第2欄）。
- 點擊「檢視」>「凍結」>「凍結到目前欄 (A)」。
6. 設定儲存格格式
為了確保數據的準確性和一致性，建議設定儲存格的格式。
例如，將金額欄位設定為貨幣格式，將日期欄位設定為日期格式。
操作方法：
- 選取要設定格式的儲存格或欄位。
- 點擊「格式」>「數字」，選擇合適的格式。
7. 使用數據驗證
為了防止輸入錯誤的數據，可以使用 Google Sheets 的數據驗證功能。
例如，您可以限制科目名稱欄只能輸入預先定義的科目名稱，或者限制金額欄只能輸入數字。
操作方法：
- 選取要設定數據驗證的儲存格或欄位。
- 點擊「數據」>「數據驗證」。
- 根據您的需求，設定驗證規則。
8. 善用Google Sheets的說明文件
Google Sheets 提供了豐富的說明文件，可以幫助您瞭解各種功能和操作方法。當您遇到問題時，不妨查閱說明文件，或者在網路上搜索相關的解決方案。
通過以上步驟，您就可以建立一個清晰、簡潔且易於維護的 Google Sheets 資產負債表基礎架構。
在接下來的段落中，我們將深入探討如何定義科目與欄位，以及如何使用公式和函數自動計算財務比率。
用Google Sheets製作乾淨資產負債表：定義科目與欄位
在Google Sheets中建立資產負債表，就像蓋房子一樣，需要先打好地基。而定義科目與欄位，就是這個地基中最重要的環節。一個清晰、簡潔且易於維護的資產負債表，仰賴於完善且符合邏輯的科目與欄位設計。接下來，我們將一步步引導您如何定義這些關鍵元素，讓您的資產負債表更加專業且實用。
資產負債表的基本科目
首先，讓我們先複習一下資產負債表的三大基本科目，這是構成所有財務報表的基礎：
- 資產：公司所擁有的資源，預期能帶來未來經濟效益。
- 負債：公司對外的義務，需要在未來償還。
- 權益：公司資產扣除負債後的淨值，代表股東在公司的所有權。
詳細科目分類
接下來，我們需要將這三大科目進一步細分為更具體的子科目，以便更精確地記錄和追蹤財務狀況。
資產
- 流動資產：
- 現金及約當現金
- 短期投資
- 應收帳款
- 存貨
- 預付款項
- 非流動資產：
- 固定資產（如：土地、廠房、設備）
- 累計折舊
- 無形資產（如：專利權、商譽）
- 長期投資
負債
- 流動負債：
- 應付帳款
- 應付薪資
- 短期借款
- 預收款項
- 應付稅款
- 非流動負債：
- 長期借款
- 應付公司債
權益
- 股本
- 保留盈餘
在Google Sheets中設定欄位
在Google Sheets中，我們需要為每個科目建立對應的欄位，以便記錄數據。建議您至少包含以下欄位：
- 科目名稱：清楚標示該欄位代表的科目。
- 期初餘額：記錄該科目在會計期間開始時的餘額。
- 借方：記錄該科目的借方變動。
- 貸方：記錄該科目的貸方變動。
- 期末餘額：記錄該科目在會計期間結束時的餘額（期初餘額 + 借方 – 貸方）。
- 備註：記錄與該科目相關的額外資訊。
範例表格
| 科目名稱 | 期初餘額 | 借方 | 貸方 | 期末餘額 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|
| 現金及約當現金 | 100,000 | 50,000 | 20,000 | 130,000 | – |
| 應收帳款 | 50,000 | 30,000 | 10,000 | 70,000 | – |
小提示：您可以利用Google Sheets的數據驗證功能，限制每個欄位的輸入類型，例如日期、數字或文字，以確保數據的準確性。您也可以使用條件格式，根據不同的數值範圍，自動調整儲存格的顏色，以便快速識別重要的財務指標。
透過仔細地定義科目與欄位，您就能為您的Google Sheets資產負債表打下堅實的基礎。在下一個段落，我們將學習如何運用公式和計算功能，自動產生資產負債表的各項數據。
用Google Sheets製作乾淨資產負債表. Photos provided by unsplash
用 Google Sheets 製作乾淨資產負債表：公式與計算
在 Google Sheets 中創建資產負債表，不僅僅是簡單地輸入數字，更重要的是運用公式和函數，讓報表自動計算並即時更新。 這樣不僅可以節省時間，還能減少人為錯誤，確保數據的準確性。以下將詳細介紹在Google Sheets製作乾淨資產負債表時，如何運用公式與函數進行計算：
資產部分的公式與計算
資產部分通常包括流動資產和非流動資產。
負債與權益部分的公式與計算
負債部分包括流動負債和非流動負債，而權益則代表企業的所有者權益。
驗證資產負債表的平衡
資產負債表的一個重要原則是資產 = 負債 + 權益。 為了驗證您的資產負債表是否平衡，可以使用以下公式：
=IF(總資產=負債及權益總額,"平衡","不平衡")這個公式會檢查總資產是否等於負債及權益總額，如果相等，則顯示“平衡”，否則顯示“不平衡”。
如果顯示“不平衡”，則需要仔細檢查您的數據和公式，找出錯誤所在。
其他實用技巧
- 使用命名範圍： 為了讓公式更易於理解和維護，可以使用命名範圍。例如，您可以將儲存格 A1:A10 命名為“現金”，然後在公式中使用
=SUM(現金)。 - 利用 Google Sheets 提供的模板： Google Sheets 提供許多免費的 資產負債表模板，您可以直接使用或根據自己的需求進行修改。
- 使用資料驗證： 為了確保數據的準確性，可以使用資料驗證來限制儲存格中允許輸入的數值類型。例如，您可以設定一個儲存格只能輸入數字或日期。
- 條件格式設定： 通過設定條件格式，可以突出顯示重要的財務指標或異常值。例如，您可以設定當某個數值超過特定閾值時，儲存格的顏色會自動改變。
- 使用 IMPORTRANGE 函數： 如果您的數據分散在多個 Google Sheets 文件中，可以使用
IMPORTRANGE函數將數據從一個文件導入到另一個文件。 例如，=IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "sheet_name!range_string")，其中 `spreadsheet_url` 是要導入數據的 Google Sheets 文件的 URL，`sheet_name!range_string` 是要導入數據的工作表名稱和儲存格範圍。
透過以上公式與計算，您可以利用 Google Sheets 輕鬆創建一份清晰、簡潔且易於維護的資產負債表，更好地瞭解和掌握您的財務狀況。記住，定期更新和檢查報表，確保數據的準確性和及時性。
| 章節 | 描述 | 內容 |
|---|---|---|
| 資產部分的公式與計算 | 說明 | 資產部分通常包括流動資產和非流動資產。 |
| 負債與權益部分的公式與計算 | 說明 | 負債部分包括流動負債和非流動負債，而權益則代表企業的所有者權益。 |
| 驗證資產負債表的平衡 | 公式 |
如果顯示“不平衡”，則需要仔細檢查您的數據和公式，找出錯誤所在。 |
| 其他實用技巧 | 技巧 |
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| 透過以上公式與計算，您可以利用 Google Sheets 輕鬆創建一份清晰、簡潔且易於維護的資產負債表，更好地瞭解和掌握您的財務狀況。記住，定期更新和檢查報表，確保數據的準確性和及時性。 | ||
用Google Sheets製作資產負債表：實用範例與模板
現在您已經瞭解如何使用 Google Sheets 建立資產負債表的基本架構、定義科目與欄位，以及設定公式進行計算。接下來，我們將通過一些實用範例與模板，讓您更深入地瞭解如何將這些知識應用於實際情況中，並提升您的工作效率。透過範例的引導，您可以更清楚地知道如何根據自身的需求客製化資產負債表，並從模板中學習如何更有效地呈現財務數據。
不同產業的資產負債表範例
資產負債表的結構會因產業而異，
Google Sheets資產負債表模板
如果您不想從頭開始創建資產負債表，可以使用Google Sheets提供的現成模板。您可以直接在Google Sheets中搜索「balance sheet template」，或者從網路上下載免費的範本。這些模板通常已經包含了基本的科目和公式，您可以直接填入數據，或者根據自己的需求進行修改。
如何有效利用範例與模板
即使使用了範例或模板，也需要根據自身情況進行調整，才能真正發揮其價值。
實用技巧分享
- 使用數據驗證： 為了確保數據的準確性，可以使用Google Sheets的數據驗證功能，限制輸入的數據類型和範圍. 例如，可以設定「資產」科目只能輸入數字，且不能小於零。
- 利用條件格式： 為了突出顯示重要的財務指標，可以使用Google Sheets的條件格式功能. 例如，可以設定當「淨利」大於一定金額時，自動以綠色顯示。
- 創建樞紐分析表： 為了更深入地分析資產負債表的數據，可以使用Google Sheets的樞紐分析表功能，從不同的角度對數據進行彙總和分析。
- 使用Google Apps Script自動化： 如果您需要定期更新資產負債表的數據，可以使用Google Apps Script編寫腳本，自動從其他來源（例如銀行帳戶或會計軟體）導入數據，並自動計算相關的財務指標。
透過這些實用範例、模板和技巧，相信您一定能更有效地利用Google Sheets製作乾淨、簡潔且易於維護的資產負債表，從而更好地瞭解和掌握自己的財務狀況。
用Google Sheets製作乾淨資產負債表結論
恭喜您！透過本指南的逐步教學，您現在應該對用Google Sheets製作乾淨資產負債表有了更深入的瞭解。從建立基礎架構、定義科目與欄位、運用公式計算，到參考實用範例與模板，我們涵蓋了資產負債表製作的各個重要環節。
無論您是小型企業主、自由職業者，還是對個人財務管理有興趣的讀者，
請記住，用Google Sheets製作乾淨資產負債表不是一蹴可幾的，需要不斷的實踐和調整。建議您定期更新和檢查報表，確保數據的準確性和及時性。同時，也鼓勵您探索Google Sheets的更多功能，例如數據驗證 、條件格式 , 樞紐分析表 和 Google Apps Script ，進一步提升您的財務管理效率。
祝您在財務管理的道路上一切順利！
用 Google Sheets製作乾淨資產負債表 常見問題快速FAQ
Q1: 建立資產負債表時，科目應該如何分類？
資產負債表主要分為三大類：資產、負債和權益。資產又可以細分為流動資產（例如：現金、應收帳款、存貨）和非流動資產（例如：固定資產、無形資產）。負債則分為流動負債（例如：應付帳款、短期借款）和非流動負債（例如：長期借款）。權益則包括股本和保留盈餘 [i]. 建議根據您的業務類型和具體需求，進一步增加或調整科目，客製化您的資產負債表 [i, j].
Q2: 如何在 Google Sheets 中驗證資產負債表是否平衡？
資產負債表的基本原則是「資產 = 負債 + 權益」。您可以在 Google Sheets 中使用公式 =IF(總資產=負債及權益總額,"平衡","不平衡") 來檢查是否平衡 [i]. 若顯示”不平衡”，則需要仔細檢查數據和公式，找出錯誤所在 [i].
Q3: 有沒有現成的 Google Sheets 資產負債表模板可以使用？
有的！您可以直接在 Google Sheets 中搜索 “balance sheet template” 或是從網路上下載免費的範本 [i]. 這些範本通常已經包含了基本的科目和公式，您可以直接填入數據，或者根據自己的需求進行修改 [i]. 即使使用模板，也建議您根據自身情況進行調整，才能真正發揮其價值 [i, j].
