在當今多變的商業環境中，企業面臨著越來越多難以預測的挑戰，例如疫情和自然災害，這些突發事件的衝擊往往對企業營運構成重大威脅。制定並有效執行一套完善的企業營運風險應變計畫，是確保企業能夠在危機中生存並持續發展的關鍵。
這份指南將以疫情、天災等實際案例出發，深入探討企業如何制定和執行有效的應變計畫，旨在幫助企業最大程度地降低突發事件帶來的負面影響。透過風險評估、業務衝擊分析、應變策略制定、危機溝通以及持續改進等環節，企業可以建立一套客製化的應變機制，從容應對各種潛在風險。
根據我多年的經驗，企業在制定應變計畫時，務必做到以下幾點：
情境模擬要全面： 不僅要考慮常見的風險情境，更要關注那些看似不可能但一旦發生後果嚴重的「黑天鵝」事件。
溝通機制要暢通： 確保在突發事件發生時，資訊能夠快速、準確地傳遞給所有利害關係人，避免謠言和恐慌。
資源備援要充足： 確保關鍵資源（如人力、設備、資金等）有足夠的備援，以應對供應鏈中斷、人員短缺等突發情況。
一份完善的應變計畫，不僅僅是一份文件，更是企業應對風險、保障永續經營的重要基石。希望這份指南能為您的企業保駕護航。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 立即啟動跨部門危機應變團隊： 參考文章第一點，立即成立包含營運、資訊科技、人力資源、財務、公關、法務等部門代表的危機應變團隊。明確每位成員的角色與職責，並定期進行培訓與演練，確保團隊具備快速決策和有效溝通的能力 [文章]。指定一位高階主管擔任團隊負責人，賦予充分的決策權和資源調度權。
- 執行全面的風險評估與情境分析： 根據文章第二點，企業應識別可能影響營運的各種風險，包括疫情、天災、供應鏈中斷、資訊安全漏洞等，使用風險評估矩陣進行優先排序 [文章]。進一步運用壓力測試和情境模擬，預測不同突發事件對企業營運的潛在衝擊，並量化這些衝擊，以便制定更精確的應變措施。
- 客製化營運持續計畫（BCP）並定期演練： 參考文章第三點和第五點，基於業務衝擊分析（BIA），識別關鍵業務流程和資源，建立備援方案、替代供應鏈和緊急通訊協定 [文章]。參考ISO 22301營運持續管理系統標準，確保應變計畫的有效性和可行性。定期進行桌面演練和情境模擬，並根據演練結果不斷優化應變計畫。
應對疫情、天災：企業營運風險應變計畫的五大關鍵
面對不可預測的突發事件，如疫情和天災，企業必須建立一套完善的營運風險應變計畫，以確保營運持續性。以下將闡述應對這些挑戰的五大關鍵要素，旨在幫助企業主、高階管理人員和風險管理專業人士建立更強大的營運韌性。
1. 建立跨部門的危機應變團隊
企業應成立一個跨部門的危機應變團隊，成員應包括來自不同部門的代表，例如：營運、資訊科技、人力資源、財務、公關和法務等。 危機應變團隊負責制定、實施和監控應變計畫，並在突發事件發生時協調各部門的行動。團隊應具備快速決策和有效溝通的能力，以應對瞬息萬變的局勢。指定一位高階主管擔任團隊負責人，賦予其充分的決策權和資源調度權.
- 明確角色與職責： 確保每位成員清楚瞭解自己在應變計畫中的角色和責任。
- 定期培訓與演練： 定期進行危機應變演練，提升團隊的協作能力和應變效率.
- 建立暢通的溝通管道： 確保團隊成員之間以及團隊與外部利害關係人之間的資訊流通順暢。
2. 全面的風險評估與情境分析
風險評估是應變計畫的基石。企業需要識別可能影響營運的各種風險，包括疫情、天災、供應鏈中斷、資訊安全漏洞等。 針對每一項風險，評估其發生的可能性和潛在衝擊，並進行優先排序。企業可運用風險評估矩陣，將風險分為高、中、低三個等級，以便集中資源應對高風險事件。除了基礎的風險評估，還應運用壓力測試和情境模擬等進階方法，預測不同突發事件對企業營運的潛在衝擊，以及如何量化這些衝擊，以便制定更精確的應變措施.
- 建立風險資料庫： 收集和整理歷史事件資料、行業趨勢和專家意見，建立全面的風險資料庫。
- 情境分析： 針對不同的風險情境，模擬其對企業營運的影響，並制定相應的應變措施。
- 定期更新風險評估： 隨著內外部環境的變化，定期更新風險評估，確保應變計畫的有效性.
3. 客製化的營運持續計畫（BCP）
營運持續計畫（BCP）是企業在突發事件發生時維持關鍵業務運作的藍圖。 BCP應基於業務衝擊分析（BIA），識別關鍵業務流程和資源，建立備援方案、替代供應鏈和緊急通訊協定. BCP的制定應考慮企業的獨特業務模式和風險承受能力，避免照搬通用範本. 企業可以參考 ISO 22301 營運持續管理系統標準，建立、導入、維運、監控、檢討、演練、維護及改進營運持續管理系統，涵蓋組織之整體營運風險掌控.
- 業務衝擊分析（BIA）： 識別關鍵業務流程、資源依賴性和可容忍的中斷時間。
- 備援方案： 建立關鍵業務流程的備援方案，例如異地辦公、雲端備份、替代供應商等.
- 緊急通訊協定： 建立清晰的內部和外部通訊流程，確保資訊及時傳達給相關人員。
4. 有效的危機溝通與利害關係人管理
在突發事件發生時，有效的溝通至關重要. 企業應建立危機溝通團隊，準備標準化的溝通範本，並運用社群媒體監控輿情，及時回應負面訊息. 與員工、客戶、供應商、股東和政府機關保持透明的溝通，建立信任和信心。企業應指定發言人，負責對外發布資訊，確保資訊的一致性和準確性.
- 建立危機溝通團隊： 團隊成員應包括公關、法務、營運和人力資源等部門的代表。
- 準備溝通範本： 針對不同的突發事件情境，準備標準化的溝通範本，以便快速發布資訊。
- 監控社群媒體： 監控社群媒體上的相關討論，及時回應負面訊息，維護企業聲譽。
5. 定期的應變計畫演練與持續改進
應變計畫不是一成不變的，需要定期演練、測試和評估. 企業可以透過桌面演練和情境模擬等方法，檢驗應變計畫的有效性和可行性. 根據演練結果，不斷優化應變計畫，確保其能夠應對不斷變化的風險. 此外，企業可以藉由知識管理系統，紀錄災害應變的流程與經驗，作為未來改善的參考.
- 設計演練腳本： 根據不同的風險情境，設計逼真的演練腳本，模擬突發事件的發生。
- 評估演練結果： 演練後，評估應變計畫的執行情況，識別不足之處，並提出改進建議。
- 持續優化應變計畫： 根據演練結果和風險評估的變化，定期更新應變計畫，確保其有效性。
透過以上五大關鍵要素，企業可以建立一套完善的營運風險應變計畫，有效應對疫情、天災等突發事件的衝擊，確保營運持續，並在危機中保持競爭力.
突發事件衝擊下：風險評估與應變計畫的實戰指南
在面對疫情、天災等突發事件時，企業需要一套完善的風險評估與應變計畫，纔能有效降低營運風險，確保企業永續經營。風險評估是應變計畫的基礎，透過系統性的方法，找出潛在的風險，並評估其發生的可能性和影響程度。應變計畫則是在風險評估的基礎上，制定具體的應對措施，以降低風險的影響。
風險評估：企業應變的第一步
風險評估 是企業應對突發事件的第一道防線。它幫助企業瞭解自身面臨的威脅，並為制定有效的應變策略提供依據。一個全面的風險評估應包含以下步驟：
- 風險識別： 找出所有可能對企業營運造成影響的突發事件，例如：
- 疫情： 員工感染、供應鏈中斷、客戶需求下降等。
- 天災： 地震、颱風、洪水等導致的設施損壞、交通受阻、人員傷亡等。
- 其他： 停電、網路攻擊、恐怖攻擊等。
- 風險分析： 評估每個已識別風險發生的可能性和影響程度。可以使用以下方法：
- 定量分析： 運用統計數據和模型，計算風險發生的機率和預期損失。
- 定性分析： 依賴專家經驗和判斷，對風險進行主觀評估。
- 風險評級： 根據風險分析的結果，將風險分為不同的等級，例如高、中、低。這有助於企業確定優先處理的風險。可以使用風險矩陣，將風險發生的機率以及事件發生的嚴重程度進行比對，確定哪些風險需立即處理。
應變計畫：化解危機的行動指南
應變計畫 是企業在突發事件發生時，迅速採取行動，降低損失的行動指南。一個有效的應變計畫應包含以下要素：
- 應變組織： 成立應變小組，明確各成員的職責和權限。應變小組應包括高階管理人員、各部門主管和相關專業人員。
- 應變流程： 制定詳細的應變流程，包括：
- 通報流程： 明確突發事件發生時的通報程序和聯絡方式。
- 啟動流程： 確定應變計畫的啟動條件和啟動程序。
- 應變措施： 針對不同的突發事件，制定具體的應對措施，例如：
- 疫情： 實施遠距工作、加強消毒、提供醫療協助等。
- 天災： 啟動備用辦公場所、提供緊急住宿、安排交通工具等。
- 復原流程： 制定災後復原計畫，包括設施修復、業務恢復、人員安置等。
- 資源需求： 評估應變所需的資源，例如資金、物資、人力等，並確保資源的供應。
- 溝通計畫： 制定對內和對外的溝通策略，確保資訊的及時、準確傳遞。
實戰案例：借鏡他人經驗
許多企業在面對突發事件時，都展現了出色的應變能力。
企業 可以參考 國家發展委員會網站，以瞭解更多關於氣候變遷調適政策綱領，並建立設施安全性風險評估機制。此外，內政部消防署也提供 企業防災營運持續計畫範例，可供企業參考。
透過 風險評估 與 應變計畫 ，企業可以有效應對突發事件的衝擊，確保永續經營。
突發事件的衝擊:企業營運風險應變計畫. Photos provided by None
強化韌性：從BIA到BCP，打造突發事件應變藍圖
在面對疫情、天災等突發事件時，企業的韌性是能否快速恢復的關鍵。而強化韌性的核心，在於將業務衝擊分析（BIA）的結果，有效轉化為具體的營運持續計畫（BCP）。這不僅是一個技術性的過程，更需要企業從上到下建立風險意識，並將其融入到日常營運中。
BIA：風險評估的基石
業務衝擊分析（BIA）是企業制定應變計畫的第一步，旨在識別關鍵業務流程，評估突發事件對這些流程造成的潛在影響，並確定恢復所需的時間和資源。一個完善的BIA應涵蓋以下幾個方面：
- 關鍵業務流程識別： 哪些流程是維持企業運營的命脈？ 哪些流程的中斷會對企業造成重大損失？需要盤點企業的核心業務功能，並瞭解它們之間的相互依賴性。
- 衝擊評估： 評估業務中斷可能造成的財務損失、聲譽損害、法律責任以及對客戶的影響。量化這些衝擊，以便更好地制定應對措施.
- 恢復時間目標（RTO）和恢復點目標（RPO）設定： 確定每個關鍵業務流程的可容忍停機時間（MTD），以及可以接受的數據丟失量。這些目標將指導BCP的設計.
- 資源需求分析： 確定恢復每個關鍵業務流程所需的人力、物資、設備、資訊系統以及供應商支援。
例如，在疫情期間，零售業需要快速轉型線上銷售，BIA應評估線上銷售系統中斷可能造成的損失，並設定相應的RTO和RPO。製造業則需要評估供應鏈中斷的風險，並尋找替代供應商.
BCP：打造客製化的應變方案
基於BIA的結果，企業需要制定詳細的營運持續計畫（BCP），以確保在突發事件發生時，關鍵業務流程能夠快速恢復。一個有效的BCP應包含以下要素：
- 應急響應流程： 明確在突發事件發生時，誰負責啟動BCP，以及如何進行內部和外部的溝通。建立危機溝通團隊，並準備標準化的溝通範本，以便及時向員工、客戶、供應商和股東傳達信息.
- 備援方案： 針對關鍵業務流程，建立備份系統、替代工作場所、異地數據備份等備援方案。例如，金融業需要確保交易系統的穩定運行，可以建立異地備援機房.
- 替代供應鏈： 尋找替代供應商，以確保關鍵物資和服務的供應。疫情期間，許多企業因為供應鏈中斷而面臨停產，建立彈性供應鏈變得尤為重要.
- 人員備份計畫： 確保每個關鍵崗位都有備份人員，並進行充分的培訓。疫情期間，員工可能因感染或隔離而無法工作，人員備份計畫可以確保業務的持續運作.
- IT 系統恢復計畫： 制定詳細的IT系統恢復計畫，包括數據恢復、系統重建、應用程式恢復等。確保IT團隊能夠快速恢復關鍵系統，以減少業務中斷的時間.
案例分析：從BIA到BCP的實踐
以某家製造業公司為例，該公司在進行BIA時，發現其生產線高度依賴於單一供應商提供的關鍵零部件。如果該供應商因天災或疫情而停產，將導致整個生產線癱瘓。 根據BIA的結果，該公司制定了以下BCP措施：
- 尋找替代供應商： 積極尋找並評估多家替代供應商，確保在原有供應商無法供貨時，能夠及時切換到備用供應商。
- 增加庫存： 適當增加關鍵零部件的庫存，以應對短期的供應中斷。
- 建立供應鏈可視化系統： 建立供應鏈可視化系統，以便即時監控供應商的生產情況，及早發現潛在風險。
- 與供應商建立更緊密的合作關係： 與關鍵供應商建立更緊密的合作關係，共享信息，共同應對風險。
ISO 22301：營運持續管理的國際標準
企業在制定和實施BCP時，可以參考ISO 22301營運持續管理系統的國際標準. ISO 22301提供了一個框架，幫助企業建立、實施、維護和持續改進營運持續管理系統，從而提高應對突發事件的能力。ISO 22301:2019 是該標準的最新版本，相較於2012年的版本，更加強調靈活性和實用性. 此外，ISO 22301:2024 引入了與氣候變遷相關的更新，協助企業更好地管理相關風險。企業可以參考該標準，建立更完善的應變計畫。
透過BIA和BCP的有效結合，企業可以建立起一套完整的突發事件應變藍圖，從而強化自身的韌性，在疫情、天災等挑戰面前立於不敗之地。 實施有效的應變計畫，並定期進行演練和測試，才能確保企業在真正的危機來臨時，能夠迅速有效地應對，將損失降到最低.
| 主題 | 描述 | 重點 |
|---|---|---|
| 業務衝擊分析（BIA） | 識別關鍵業務流程，評估突發事件的潛在影響，並確定恢復所需的時間和資源。 |
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| 營運持續計畫（BCP） | 基於BIA結果，確保在突發事件發生時，關鍵業務流程能夠快速恢復。 |
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| 案例分析 | 製造業公司透過BIA發現對單一供應商的依賴風險，並制定相應的BCP措施。 |
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| ISO 22301 | 營運持續管理的國際標準，提供企業建立、實施、維護和持續改進營運持續管理系統的框架。 |
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監測與演練：應對突發事件衝擊的持續優化
應變計畫並非一蹴可幾，而是一個持續演進的過程。如同軟體需要定期更新以修補漏洞和提升效能，企業的營運風險應變計畫也需要透過持續監測和定期演練來確保其有效性。本段將深入探討如何建立一套完善的監測機制，並透過精心設計的演練 сценарий，不斷優化應變計畫，提升企業的整體韌性。
建立常態化的風險監測機制
風險監測不應只是突發事件發生後的亡羊補牢，而應是企業日常營運的一部分。透過常態化的監測，企業可以及早發現潛在的風險，並採取預防措施，降低突發事件發生的可能性。
- 建立關鍵風險指標（KRI）： 識別並追蹤可能影響企業營運的關鍵指標，例如：
- 財務指標： 現金流量、應收帳款週轉率、負債比率等。
- 營運指標： 供應商交貨準時率、生產良率、庫存週轉率等。
- 市場指標： 客戶滿意度、品牌聲譽、市場佔有率等。
- 合規指標： 法規遵循程度、違規事件數量等。
- 定期風險評估： 定期（例如每月、每季）檢視 KRI 的變化趨勢，評估潛在風險。如果KRI 顯示異常，例如供應商交貨準時率大幅下降，應立即啟動調查，找出原因並採取相應的應對措施。
- 情境分析與壓力測試： 運用情境分析和壓力測試等工具，模擬不同突發事件對企業營運的影響，評估應變計畫的有效性。例如，模擬主要供應商倒閉、關鍵資訊系統癱瘓等情境，檢視企業是否具備足夠的備援方案。
- 建立風險報告機制： 建立明確的風險報告流程，確保風險資訊能夠及時、準確地傳達給相關決策者。風險報告應包含風險指標數據、風險事件分析、以及應對措施執行情況。
- 運用科技輔助監控： 利用數據分析工具、風險管理軟體等科技手段，自動化監控風險指標，及早發現異常情況，提高監控效率。
設計 сценарий導向的應變計畫演練
應變計畫寫得再完善，如果沒有經過實際演練，也可能只是紙上談兵。定期演練可以幫助企業檢驗應變計畫的可行性、有效性，並發現潛在的漏洞。
- 制定演練計畫： 根據企業的業務特性和風險評估結果，制定詳細的演練計畫。演練計畫應明確演練目標、 сценарий設計、參與人員、演練流程、以及評估標準。
- сценарий設計： сценарий設計應盡可能模擬真實的突發事件情境，例如：
- 疫情 сценарий： 模擬公司內部爆發疫情，導致大量員工無法上班，供應鏈中斷，客戶需求下降等情況。
- 天災 сценарий： 模擬發生地震、颱風等自然災害，導致廠房受損，交通受阻，電力中斷等情況。
- 資安 сценарий： 模擬遭受網路攻擊，導致關鍵資訊系統癱瘓，資料外洩等情況。
- 供應鏈 сценарий： 模擬主要供應商因故無法供貨，導致生產停擺等情況。
在 сценарий設計中，應考慮各種可能發生的情況，例如災害發生的時間（上班時間、下班時間、假日）、災害的範圍（局部地區、全國範圍）、災害的嚴重程度（輕微、嚴重）等。
- 多樣化的演練方式： 根據演練目標和 сценарий，選擇合適的演練方式：
- 桌面演練（Tabletop Exercise）： 透過會議討論的方式，模擬突發事件的應對過程。
- 功能性演練（Functional Exercise）： 模擬特定部門或職能的應變措施，例如資訊部門的系統恢復演練。
- 全面演練（Full-Scale Exercise）： 模擬整個企業的應變過程，包括員工疏散、備援系統啟用、危機溝通等。
- 演練後的檢討與改進： 演練結束後，應立即進行檢討會議，分析演練過程中出現的問題和不足。檢討內容應包括：
- 應變計畫是否清晰、易於執行？
- 各部門的協調是否順暢？
- 資源是否充足、到位？
- 員工是否熟悉應變流程？
根據檢討結果，及時修改和完善應變計畫，並將改進措施納入下一次的演練中。
持續優化：打造企業韌性的基石
監測與演練的最終目的，是為了持續優化企業的營運風險應變計畫，提升企業的整體韌性。透過不斷地監測、演練、檢討、改進，企業可以建立一套靈活、有效的應變機制，從容應對各種突發事件的衝擊。此外，企業也可以參考 ISO 22301 營運持續管理系統， 該標準提供了建立、實施、維護和改進營運持續管理系統的框架， 協助企業提升應對突發事件的能力。 英業達也因應各類事件進行風險管理計畫及演練，已完成水災、高溫、火災、地震、防毒、資安及疫情等情境的BCP 計畫及演練。
總之，突發事件的衝擊是難以避免的，但透過常態化的風險監測和定期演練，企業可以有效提升應變能力，將損失降到最低，並在危機中保持競爭力， 實現永續經營。
突發事件的衝擊:企業營運風險應變計畫結論
綜觀全文，我們深入探討了在面臨疫情、天災等突發事件的衝擊下，企業如何透過完善的營運風險應變計畫，來確保營運持續、降低損失，並在危機中保持競爭力。從建立跨部門危機應變團隊、進行全面的風險評估與情境分析，到制定客製化的營運持續計畫、建立有效的危機溝通機制，再到實施定期的應變計畫演練與持續改進，每個環節都至關重要。
更重要的是，一份有效的突發事件的衝擊:企業營運風險應變計畫並非一勞永逸，而是需要企業不斷監測風險、定期演練，並根據內外部環境的變化，持續優化和調整。如同一個有機體，應變計畫需要隨著時間推移而不斷成長和進化，才能真正成為企業應對各種挑戰的堅實後盾。
希望透過本篇指南，能幫助企業建立起一套完善的營運風險應變計畫，在面對不可預測的突發事件的衝擊時，能夠從容應對，化危機為轉機，實現永續經營的目標。
突發事件的衝擊:企業營運風險應變計畫 常見問題快速FAQ
1. 為什麼企業需要制定營運風險應變計畫？
在當今多變的商業環境中，企業面臨越來越多難以預測的挑戰，例如疫情、天災、網路攻擊等。這些突發事件可能導致供應鏈中斷、生產停擺、設施損壞，甚至人員傷亡，對企業營運構成重大威脅。制定並有效執行一套完善的企業營運風險應變計畫，是確保企業能夠在危機中生存並持續發展的關鍵。一份完善的應變計畫，不僅僅是一份文件，更是企業應對風險、保障永續經營的重要基石。
2. 營運持續計畫（BCP）和業務衝擊分析（BIA）之間有什麼關係？
業務衝擊分析（BIA）是企業制定應變計畫的第一步，旨在識別關鍵業務流程，評估突發事件對這些流程造成的潛在影響，並確定恢復所需的時間和資源。營運持續計畫（BCP）則是基於 BIA 的結果，制定詳細的應變措施，以確保在突發事件發生時，關鍵業務流程能夠快速恢復。簡單來說，BIA 是風險評估的基石，而 BCP 則是打造客製化應變方案的藍圖，兩者相輔相成，共同構成企業應對突發事件的核心策略。
3. 如何確保應變計畫的有效性？
應變計畫並非一蹴可幾，而是一個持續演進的過程。為了確保應變計畫的有效性，企業需要建立常態化的風險監測機制，定期檢視關鍵風險指標，並運用情境分析和壓力測試等工具，模擬不同突發事件對企業營運的影響。更重要的是，企業需要定期進行應變計畫演練，透過桌面演練、功能性演練和全面演練等多樣化的方式，檢驗應變計畫的可行性、有效性，並發現潛在的漏洞。演練結束後，應立即進行檢討會議，分析演練過程中出現的問題和不足，並及時修改和完善應變計畫，才能打造企業韌性的基石。
