您是否曾經在績效面談中感到不知所措？或者，您是否希望在面談中更有效地與團隊成員溝通，並共同達成成長目標？
閱讀本文後，您將能：
- 掌握6個提升績效面談效率的關鍵原則
- 學習如何有效地給予和接收回饋，促進共同成長
- 建立更積極的團隊合作關係，提升團隊整體績效
讓我們深入探討如何透過有效的溝通技巧，在績效面談中創造雙贏局面。
建立良好關係 奠定績效面談基礎
績效面談並非單純的考核，更重要的在於建立良好關係，促進團隊成員的發展。良好的關係能讓雙方更坦誠地溝通，有效解決問題。
在面談前，應先與團隊成員預約時間，並說明面談的目的。面談過程中，應保持積極聆聽的態度，展現尊重與關懷。避免使用批判性的語言，應以鼓勵和支持的態度，引導成員反思並找出改進方向。
積極聆聽 理解成員需求與想法
積極聆聽是有效溝通的基石。在績效面談中，應專注於聆聽成員的陳述，並試圖理解他們的需求與想法。不要打斷成員的發言，應耐心等待他們說完，並適時地提出問題，以進一步了解情況。
聆聽時，應注意成員的肢體語言和語氣，這些非語言訊息也能提供許多有用的資訊。例如，成員若顯得緊張或不安，可能表示他們對某些議題感到顧慮。此時，應適時地給予安慰和支持，協助他們克服困難。
給予具體建設性回饋 促進成長
回饋是績效面談的核心內容。回饋應具體、建設性，並以事實為基礎。避免使用模糊或籠統的詞語，應明確指出成員的優勢和需要改進的地方。
回饋時，應先肯定成員的優勢和貢獻，再提出改進建議。建議應具體可行，並提供具體的例子。例如，若成員在某方面表現不足，應明確指出不足之處，並提供具體的改進方案。
設定明確目標 共同規劃未來發展
在績效面談中，應與成員共同設定明確的目標，並規劃未來發展方向。目標應具體、可衡量、可達成、相關且有時限（SMART原則）。
設定目標時，應考慮成員的個人能力和發展需求，並與成員充分溝通，確保他們理解並認同目標。目標設定完成後，應定期追蹤進度，並及時調整策略，以確保目標能順利達成。
運用不同溝通技巧 提升面談效果
溝通技巧的多樣性，能針對不同團隊成員調整溝通方式，提升面談效果。例如，對於較內向的成員，可以採用較溫和的溝通方式，並多給予鼓勵和支持。對於較外向的成員，則可以採用較直接的溝通方式，並鼓勵他們積極參與討論。
此外，可以利用一些視覺輔助工具，例如圖表和數據，來更有效地傳達訊息。這些工具能幫助成員更清晰地了解自己的表現，並更容易接受回饋。
持續改進 提升績效面談技巧
績效面談技巧並非一蹴可幾，需要不斷學習和改進。建議定期參與相關培訓課程，學習更有效的溝通技巧。此外，也可以參考其他主管的經驗，並從錯誤中學習。
持續改進績效面談技巧，不僅能提升團隊績效，也能建立更良好的人際關係，促進團隊成員的共同成長。
績效面談技巧總結
| 原則 | 說明 |
|---|---|
| 建立良好關係 | 建立信任與尊重，創造安全溝通環境 |
| 積極聆聽 | 專注理解成員需求，並展現同理心 |
| 給予具體建設性回饋 | 以事實為基礎，提供明確可行的改進建議 |
| 設定明確目標 | 共同規劃未來發展，並定期追蹤進度 |
| 運用不同溝通技巧 | 根據成員特性調整溝通方式，提升溝通效率 |
| 持續改進 | 定期學習與反思，不斷提升績效面談技巧 |
常見問題 (FAQ)
如何應對績效面談中成員的負面情緒？
保持耐心和同理心，傾聽成員的抱怨和擔憂，並試圖理解其背後的原因。避免直接反駁，應以積極的態度，引導成員找到解決方案。
如何給予具體且建設性的回饋？
回饋應以事實為基礎，避免使用籠統或主觀的詞語。應明確指出成員的優勢和需要改進的地方，並提供具體的例子和建議。
如何設定SMART目標？
SMART目標應具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Achievable)、相關(Relevant)且有時限(Time-bound)。在設定目標時，應與成員充分溝通，確保他們理解並認同目標。
績效面談的頻率應如何設定？
績效面談的頻率應根據團隊和成員的需求而定。一般建議至少每半年進行一次正式的績效面談，並在必要時進行非正式的溝通。
如果成員對績效評估結果有異議，該如何處理？
保持開放和尊重的態度，聆聽成員的意見和解釋。收集相關證據，並與成員共同分析，找到雙方都能接受的解決方案。
