強化內部控制：避免非預期衝擊，降低業外支出風險

在瞬息萬變的商業環境中，企業面臨著來自內外部的各種挑戰，這些挑戰可能導致難以預料的財務衝擊。本文旨在探討如何透過強化內部控制機制，主動防範並有效降低這些非預期衝擊所引發的業外支出風險，確保企業的財務穩定和永續經營。

非預期衝擊，指的是那些未在企業原先計畫或預算中預見的負面事件，例如經濟波動、市場變化、自然災害、營運失誤等。而業外支出，則是指企業在正常營業活動之外發生的支出，如災害損失、訴訟賠償、資產減損等。這些支出不僅會直接影響企業的盈利能力，還可能對其聲譽和長期發展造成不利影響。

內部控制，作為企業管理層設計並實施的一系列政策、程序和措施，在預防和降低這些風險方面扮演著至關重要的角色。一個健全的內部控制體系，能夠幫助企業更有效地識別、評估和管理潛在風險，從而減少因非預期衝擊而產生的業外支出。

本文將深入探討內部控制的五大組成部分，並結合實際案例，詳細闡述如何透過建立有效的風險評估與管理機制、設計與執行嚴謹的控制作業、確保暢通的資訊與溝通管道、以及建立持續的監督機制，來提升企業的整體營運韌性，防範舞弊與欺詐，確保法規遵循，最終降低業外支出風險。此外，我們還將分享一些實用的專家建議，幫助企業在不斷變化的環境中保持競爭力。

專家提示： 定期審查和更新內部控制體系至關重要。企業應定期評估其內部控制體系的有效性，並根據內外部環境的變化進行調整。尤其需要關注新興風險，如網絡安全風險和供應鏈風險，並將其納入風險管理體系中。

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強化內部控制是預防業外支出的關鍵，以下提供具體可行的建議：

1. 定期審查並更新內部控制體系，特別關注網路安全和供應鏈等新興風險 [專家提示]
2. 建立並實施風險評估機制，識別內外部潛在風險，量化其可能性與影響程度。
3. 設計嚴謹的控制活動，例如職責分離、授權批准、資產保護，降低舞弊風險。
4. 確保資訊與溝通管道暢通，使相關人員及時獲得準確信息，快速反饋問題。
5. 建立持續監督機制，透過內部稽覈和績效評估，定期評估控制有效性。
6. 利用數據分析技術，自動執行控制測試，即時監測異常行為，縮短風險回應時間。
7. 數位化流程，消除冗餘步驟，提高工作效率，並導入敏捷開發方法靈活應對變化。
8. 導入AI等新興資安技術，建構多層次資安聯防網路，應對複雜的資安威脅。
9. 透過科技提升供應鏈能見度，建立假設情境分析能力，建立韌性供應鏈。
10. 定期審查業外支出明細，與預算對比分析差異，設立關鍵績效指標並持續追蹤。

解析非預期衝擊與業外支出：企業面臨的潛在財務威脅

業外支出是指企業在日常經營活動之外所發生的支出，與企業的核心業務沒有直接關係。這些支出可能包含多種項目，例如：

• 資產損失：包括固定資產盤虧、處置固定資產淨損益、出售無形資產損失、債務重組損失、計提的固定資產減值準備、計提的無形資產減值準備、計提的在建工程減值準備等。
• 罰款和滯納金：因違反法律法規而產生的罰款或滯納金。
• 捐贈支出：企業向慈善機構或公益組織捐贈的款項。
• 非常損失：由於自然災害、意外事故等非經常性事件造成的損失。
• 其他與主營業務無關的支出：例如利息支出（支付給銀行的借款利息）、贊助支出等。

需要注意的是，根據稅法規定，某些業外支出不得在稅前扣除，例如各種贊助支出以及因違反法律、行政法規而交納的罰款、滯納金。

業外支出會直接影響企業的利潤水平，減少企業的淨利潤。因此，企業在財務分析中應當關注業外支出，分析其來源和原因，以更全面地瞭解企業的經營狀況。

建構內部控制五大要素：預防意外發生的基石

內部控制是一種管理過程，由組織內的管理階層設計並由所有員工執行，旨在合理確保組織目標的達成。透過建立和執行一系列的政策、程序和機制，內部控制能夠預防、偵測和糾正錯誤、舞弊或意外事件的發生，從而保護組織資產、提高營運效率、確保財務報告的可靠性，並促進組織的永續經營。

內部控制如何預防意外？

內部控制透過以下幾個關鍵要素來預防意外：

• 控制環境 (Control Environment)：這是內部控制的基礎，涵蓋了組織的操守、價值觀、管理哲學和員工能力等。一個良好的控制環境能培養員工的誠信和責任感，降低意外發生的機率。
• 風險評估 (Risk Assessment)：組織需識別、分析和評估可能影響目標達成的風險因子。這包括辨識潛在的內部和外部風險，並評估其發生的可能性和影響程度。例如，在採購作業中，風險可能來自法規不熟悉、採購人員專業知識不足或驗收程序不當。
• 控制活動 (Control Activities)：這是執行內部控制的核心，包括一系列政策、規章制度和程序，用以確保管理階層的指令得以執行，並將風險降低到可接受的水平。常見的控制活動包括：
  • 職責分離 (Segregation of Duties)：將關鍵業務活動的不同環節分配給不同人員負責，以減少潛在的欺詐風險。
  • 授權與批准 (Authorization and Approval)：重要交易和活動需要經過適當的授權和批准程序。
  • 審核與檢查 (Verification and Reconciliation)：定期對交易、記錄和資產進行審核和核對，以發現錯誤或異常。
  • 資產保護 (Asset Safeguarding)：採取措施保護組織資產免遭盜竊、損壞或濫用，例如實施庫存管理、安全措施等。
  • 資訊系統控制 (Information System Controls)：確保資訊系統的安全、完整和準確，防止未經授權的訪問和數據丟失。
• 資訊與溝通 (Information and Communication)：建立暢通的資訊溝通管道，確保相關資訊能夠及時、準確地傳遞給相關人員。這有助於員工理解政策和程序，並及時反饋潛在問題。
• 監督 (Monitoring)：對內部控制系統的有效性進行持續的監督和評估。這包括內部稽覈、績效評估和問題反饋機制，以確保控制系統能持續有效運作並及時調整。

內部控制失效可能導致的後果

當內部控制出現缺陷或失效時，可能導致嚴重的後果，例如：

• 財務報告失真：會計資訊不實、虛報收入或利潤等。
• 費用支出失控：造成浪費、虧損，甚至資產流失。
• 違法違紀現象：貪污、挪用公款、收受賄賂等。
• 營運效率低下：計畫延宕、資源浪費，無法達成預期目標。
• 資產損失：因管理不善、舞弊或欺詐導致資產被挪用或損失。
• 聲譽損害：嚴重影響組織的公信力和市場聲譽。

實踐風險評估與控制活動：有效管理潛在業外支出

評估與控制業外支出風險是一個多面向的過程，需要企業審慎規劃和持續監控。以下將從風險識別、評估、控制及監控等方面進行詳細一、 風險識別 (Risk Identification)

首先，企業需要識別潛在的業外支出風險來源。這些風險可能源於：

• 外部環境變化：
  • 經濟波動： 如利率變動、匯率波動、通貨膨脹、全球經濟衰退等，可能導致利息支出增加、外匯損失、營運成本上升等。
  • 政策法規變動： 新的環保法規、稅收政策、行業監管等，可能產生罰款支出、合規成本增加、營運限制等。
  • 市場競爭加劇： 為了維持競爭力，可能需要增加行銷、研發或提供額外服務，從而增加支出。
  • 天災人禍： 如自然災害、意外事故等，可能導致資產損失、停工損失等。
• 內部營運因素：
  • 管理決策失誤： 如投資決策不當、過度擴張、成本控制不力等，可能導致營運效率低下，產生額外費用。
  • 技術與設備問題： 過時的設備、技術落後可能導致維護成本增加、生產效率下降。
  • 供應鏈風險： 供應商斷鏈、物料價格上漲等，可能影響生產成本。
  • 人力資源管理： 勞資糾紛、員工效率低下、離職率高等，可能增加人力成本或導致生產損失。
  • 資訊安全與數據洩露： 可能導致賠償、法律費用和聲譽損失。
• 非核心業務活動：
  • 投資活動： 投資虧損、減值損失等。
  • 資產處置： 出售資產的損失。
  • 借款融資： 利息支出、手續費等。
  • 法律訴訟： 訴訟費用、賠償金等。
  • 捐贈支出： 慈善捐款等。

二、 風險評估 (Risk Assessment)

在識別出潛在風險後，企業需要對這些風險進行評估，以確定其發生的可能性及其潛在的影響程度。這可以透過以下方式進行：

• 可能性評估 (Likelihood Assessment)： 評估特定風險事件發生的機率，例如「高」、「中」、「低」或使用具體的百分比。
• 影響評估 (Impact Assessment)： 評估風險事件一旦發生，對企業財務狀況、營運業績、聲譽等方面可能造成的損害程度，例如「重大」、「中度」、「輕微」。
• 風險矩陣 (Risk Matrix)： 將可能性和影響程度結合，繪製成風險矩陣，以直觀地識別高風險項目，優先進行管理。
• 財務影響分析： 量化評估業外支出對企業淨利潤、現金流、股東權益等財務指標的影響。

三、 風險控制 (Risk Control)

針對評估出的風險，企業需要制定並實施相應的控制措施，以降低風險發生的可能性或減輕其影響。控制措施可分為：

• 預防性控制 (Preventive Controls)： 旨在防止風險事件的發生。
  • 健全財務管理制度： 建立完善的預算編制、費用審批、帳戶管理機制。
  • 加強合約管理： 仔細審閱合約條款，規避潛在的法律風險和財務損失。
  • 風險分散： 透過多元化投資、供應商選擇等方式，避免過度集中風險。
  • 加強內部控制： 建立有效的內部控制體系，規範營運流程，防止舞弊和錯誤。
  • 節約開支： 實施節能措施、減少浪費、優化採購流程等。
  • 強化合規管理： 確保企業營運符合相關法律法規，避免罰款和訴訟。
  • 風險轉嫁： 透過購買保險等方式，將部分風險轉嫁給保險公司。
• 偵測性控制 (Detective Controls)： 旨在及早發現已發生的風險事件。
  • 定期財務報表分析： 持續關注和分析業外收支情況，及時發現異常。
  • 內部審計： 定期進行內部審計，檢查財務記錄和營運活動，發現潛在問題。
  • 績效評估： 監控各項業務的績效，及時發現營運不佳或超支項目。
• 應對性控制 (Corrective Controls)： 在風險事件發生後，採取措施減輕損害。
  • 制定應急預案： 對可能發生的重大風險事件，制定應對預案，確保能迅速有效地採取行動。
  • 危機處理機制： 建立危機處理團隊，負責應對突發事件，最大限度地減少損失。

四、 風險監控 (Risk Monitoring)

風險管理並非一次性任務，而是一個持續的過程。企業需要建立有效的監控機制，定期審視和更新風險評估和控制措施。

• 定期審查： 定期（例如每月、每季、每年）審查業外支出明細，與預算進行對比，分析差異原因。
• 關鍵績效指標 (KPIs)： 設立與業外支出風險相關的關鍵績效指標，並持續追蹤。
• 信息反饋： 建立暢通的信息反饋渠道，鼓勵員工及時報告潛在的風險和問題。
• 情勢變更： 隨著外部環境和企業內部情況的變化，風險也會隨之改變，因此需要定期重新評估和調整風險管理策略。

總結

評估與控制業外支出風險，需要企業從風險的識別、評估、控制到監控，建立一個全面且持續的風險管理體系。透過有效的風險管理，企業不僅能減少不必要的業外支出，更能提升財務穩健性，為長遠發展奠定堅實基礎。

避免非預期衝擊:透過內部控制降低潛在業外支出風險. Photos provided by unsplash

監督、溝通與科技應用：提升內部控制韌性與應變力

科技能夠透過多個面向提升內部控制的應變力，使其更具韌性和效率。1. 自動化與即時監控：
自動化控制測試與異常行為偵測： 科技，特別是人工智慧（AI）和機器學習（ML），能夠自動執行控制測試，並即時偵測異常行為。這大大縮短了風險揭露與回應的時間差，讓企業能更迅速地識別潛在問題。
資料視覺化儀錶板： 透過視覺化儀錶板，管理者可以即時掌握關鍵數據、營運狀況和潛在風險。這有助於做出更精準的決策，並及時採取預防措施。例如，毛寶公司透過整合ERP系統與雲端戰情室，將「人、機、料」納入即時監控，有效提升了接單與生產的綜合應變能力。

2. 數據驅動的決策與預測能力：
數據分析技術： AI和數據分析技術能幫助企業更深入地挖掘客戶需求，優化市場分析與業務預測。透過分析大量數據，企業能更精準地預測市場趨勢，並提前規劃應對策略。
風險預測能力： 科技輔助的即時預警系統能提升企業的風險預測能力，甚至主動預防可能造成重大損害的營運風險與聲譽風險。例如，中鋼開發了預測模型，大幅提升製程透明度，並透過AI預測的可視化操作平台，讓管理者做出更穩健的決策。

3. 流程優化與效率提升：
數位化流程： 科技能夠簡化操作流程，消除冗餘步驟，提高工作效率。自動化系統能加速數據的採集、處理和報告生成，減少人工錯誤，確保信息及時共享。
敏捷開發方法： 引入敏捷開發方法有助於加快反應速度和市場適應性，使企業能更靈活地應對變化。

4. 強化監控與安全防護：
新興科技防禦技術： 積極導入AI等新興資安技術，建構多層次的資安聯防網路，以應對日益複雜的資安威脅。例如，利用AI進行資安防護與演練，並關注量子破解等新興技術的衝擊。
零信任安全架構： 採用零信任安全模型，結合AI技術，能夠更有效地應對潛在威脅，並提升整體數位韌性。
隱私保護技術： 針對AI和機器人技術發展，透過差分隱私等技術，可以在晶片層面進行資料去識別化，確保數據安全和合規。

5. 建立韌性與應變機制：
韌性供應鏈： 透過科技手段，如AI/ML技術，可以提升供應鏈的能見度，建立假設情境分析能力，並發展出更具韌性的商業模式，以應對供應鏈中斷的挑戰。美光科技和亞德諾半導體都透過數位轉型建立了更具韌性的供應鏈。
持續性確信框架： 科技應用於內部稽覈，能建立可持續運作、即時預警與滾動更新的監控機制，大幅縮短風險揭露與回應的時差，提升風險預測能力。
整合協作平台： 科技有助於打破資訊孤島，促進跨部門的數據交換與協同合作。這對於建立有效的風險管理和應變機制至關重要。

避免非預期衝擊:透過內部控制降低潛在業外支出風險結論

綜上所述，面對日益複雜和難以預測的商業環境，企業必須高度重視內部控制體系的建設與完善。透過建立健全的控制環境、精確的風險評估、嚴謹的控制活動、暢通的資訊與溝通管道，以及持續的監督機制，企業能夠更有效地識別、評估和管理潛在風險，從而降低因非預期衝擊而導致的業外支出風險。更重要的是，善用科技工具，如自動化監控、數據分析和人工智能，可以進一步提升內部控制的效率和應變能力，使企業在面對突發事件時能夠更加從容應對。

避免非預期衝擊:透過內部控制降低潛在業外支出風險不僅僅是一個防禦性的策略，更是一個提升企業整體競爭力的機會。透過不斷優化內部控制體系，企業可以提高營運效率、防範舞弊與欺詐、確保法規遵循，最終實現財務穩定和永續經營。因此，企業應將內部控制視為一項長期的投資，持續投入資源和精力，以確保其有效性和適應性，從而為企業的穩健發展保駕護航。

避免非預期衝擊:透過內部控制降低潛在業外支出風險 常見問題快速FAQ

什麼是業外支出，包含哪些項目？

業外支出是指企業在日常經營活動之外發生的支出，例如資產損失、罰款和滯納金、捐贈支出、非常損失以及其他與主營業務無關的支出 [1]。

內部控制如何預防意外事件的發生？

內部控制透過控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通及監督等五大要素，建立一套管理流程，旨在合理確保組織目標的達成，從而預防、偵測和糾正錯誤、舞弊或意外事件的發生 [1, 5]。

風險評估在業外支出管理中扮演什麼角色？

風險評估用於識別、分析和評估可能導致業外支出的內外部風險因子，包括經濟波動、政策法規變動、管理決策失誤等，並確定其發生的可能性及其潛在影響程度 [1, 5]。

風險控制措施有哪些類型？

風險控制措施可分為預防性控制（旨在防止風險事件的發生）、偵測性控制（旨在及早發現已發生的風險事件）和應對性控制（在風險事件發生後，採取措施減輕損害）[1]。

科技如何提升內部控制的韌性？

科技透過自動化與即時監控、數據驅動的決策與預測能力、流程優化與效率提升、強化監控與安全防護以及建立韌性與應變機制等多個面向，提升內部控制的應變力 [1, 4]。

企業應如何監控業外支出風險？

企業應建立有效的監控機制，定期審視和更新風險評估和控制措施，包括定期審查業外支出明細、設立關鍵績效指標、建立信息反饋渠道和定期重新評估和調整風險管理策略 [1, 5]。

企業為何需要強化內部控制？

強化內部控制能幫助企業更有效地識別、評估和管理潛在風險，從而減少因非預期衝擊而產生的業外支出，並確保企業的財務穩定和永續經營 [1, 5]。

什麼是非預期衝擊和業外支出？

非預期衝擊指的是未在企業原先計畫或預算中預見的負面事件，而業外支出則是指企業在正常營業活動之外發生的支出，兩者都會影響企業的盈利能力與長期發展 [1, 5]。