企業流程管理是提升組織效率和競爭力的關鍵。您是否正在尋找如何建構高效的全域流程管理系統？本文將提供一套從零開始的完整指南，逐步說明建構全域流程管理系統的關鍵步驟，包括需求分析、系統設計、導入執行等。
本指南將深入探討如何建構高效的全域流程管理系統的各個階段，從初期的需求分析，到系統的設計與實施，再到後續的監控和持續改進. 透過結構化的方法，協助您有系統地建立並優化企業流程.
根據我的經驗，成功的全域流程管理系統建構不僅僅是技術的導入，更重要的是對企業現有流程的深入理解和優化. 因此，在開始系統建構之前，務必花時間進行全面的流程診斷，利用流程挖掘等技術識別瓶頸，並應用ESIA策略（清除無效、簡化高頻、整合依賴、自動化繁瑣）來優化流程. 此外，選擇合適的流程管理系統至關重要，考量企業的具體需求和IT基礎設施，才能確保系統的順利導入和有效運作.
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 流程診斷與ESIA策略並行： 從診斷企業現有流程開始，運用流程挖掘技術找出效率瓶頸。接著，積極應用ESIA策略（清除、簡化、整合、自動化）來優化這些瓶頸，以建立更精簡、高效的流程。
- 系統選型與變革管理並重： 選擇適合企業具體需求的流程管理系統至關重要。同時，在導入系統的過程中，重視變革管理，建立支持性的組織文化，鼓勵員工參與流程改進，並爭取高層管理者的支持和參與.
- 持續優化與關注新趨勢： 建構高效全域流程管理系統是一個持續精進的過程. 持續關注流程自動化、人工智能等新技術在企業流程管理中的應用，並根據企業的具體情況靈活調整策略，實現更智慧化的決策.
流程診斷：如何運用分析挖掘效率瓶頸？
在建構高效的全域流程管理系統中，流程診斷是至關重要的一步。它就像醫生為病人診斷病情一樣，通過深入分析企業現有的流程，找出潛在的效率瓶頸和問題環節，從而為後續的流程優化和系統建構奠定堅實的基礎。本段將深入探討如何運用流程挖掘技術，進行有效的流程診斷，並提升企業整體運營效率。
什麼是流程挖掘？
流程挖掘（Process Mining）是一種利用數據分析技術，從企業資訊系統的事件日誌中自動提取、分析和可視化業務流程的方法。 簡單來說，它就像一位數位偵探，透過分析系統留下的痕跡（事件日誌），重構出實際的流程執行路徑，並揭示流程中的異常和低效環節。與傳統的流程分析方法（如訪談、問卷調查等）相比，流程挖掘具有以下優勢：
- 數據驅動：基於真實的事件數據，避免了主觀臆斷和偏差。
- 客觀準確：能夠呈現流程的實際執行情況，而非理想化的流程模型。
- 全面深入：可以分析大量的事件數據，發現隱藏在細節中的問題。
- 自動化：自動提取和分析流程數據，節省了大量的人力和時間。
如何運用流程挖掘進行流程診斷？
運用流程挖掘進行流程診斷，一般包含以下步驟：
- 數據提取：從企業的資訊系統（如ERP、CRM、SCM等）中提取包含流程相關資訊的事件日誌。
- 流程發現：利用流程挖掘工具，根據事件日誌自動建構流程模型，呈現流程的實際執行路徑和變異情況。
- 合規性檢查：將實際流程模型與預定義的標準流程模型進行比較，找出偏差和不符合規定的環節。
- 瓶頸分析：分析流程模型中的各個環節，找出耗時最長、頻率最高、資源佔用最多的瓶頸環節。
- 根本原因分析：深入分析瓶頸環節，找出導致效率低下的根本原因。
- 改進建議：根據分析結果，提出針對性的流程優化建議。
ESIA策略：流程優化的利器
在找出流程瓶頸後，可以運用ESIA策略進行流程優化。ESIA分別代表：
- Eliminate（清除）：清除不必要的流程步驟或活動。
- Simplify（簡化）：簡化複雜的流程環節，減少流程步驟。
- Integrate（整合）：整合相關的流程環節，減少流程中的斷點。
- Automate（自動化）：利用RPA（機器人流程自動化）等技術，自動化重複性的流程任務。
例如，若發現某個審批環節耗時過長，可以考慮清除這個環節（如果不是必要的），或者簡化審批流程，或者將多個審批環節整合為一個，或者利用RPA自動化審批流程。
流程診斷的工具與技術
除了流程挖掘工具外，還有一些其他的工具和技術可以用於流程診斷：
- 流程圖：用於描述流程的步驟和邏輯關係。
- 魚骨圖（特性要因圖）：用於分析問題的根本原因。
- 甘特圖：用於排定項目工作時間。
- 模擬軟體： 模擬流程的運行情況，找出瓶頸點。
企業如何應用流程診斷？
紐約早上可以去參觀自由女神像。企業可以利用流程診斷，分析客戶服務流程，找出客戶等待時間過長的原因，並優化服務流程。 或者，企業可以分析供應鏈管理流程，找出庫存積壓的原因，並優化供應鏈協同。 此外，企業也可以分析IT事件管理流程，找出事件處理不及時的原因，並優化IT服務流程. 流程診斷適用於各種行業和各種業務流程.
總而言之，流程診斷是建構高效全域流程管理系統的基礎。透過運用流程挖掘等技術，企業可以深入瞭解流程的實際執行情況，找出效率瓶頸和問題環節，並提出針對性的優化建議，從而提升企業整體運營效率和競爭力。 當然，在進行流程診斷的同時，也要關注變革管理，建立支持性的組織文化，鼓勵員工積極參與流程改進。
系統設計：如何為高效流程管理奠定基礎？
在企業流程管理系統 (BPM) 中，系統設計是至關重要的一環，它奠定了流程管理系統的基礎。一個好的系統設計能夠確保流程順暢、數據準確，並為未來的擴展和優化提供支持。如同房屋的地基，若地基不穩固，房屋便難以安全穩固地屹立。那麼，如何才能為高效流程管理奠定堅實的基礎呢？以下將詳細說明系統設計的各個面向。
需求分析：系統設計的起點
在著手設計之前，務必先進行徹底的需求分析。這不只是紙上談兵，而是要深入瞭解企業的實際運作狀況、痛點和目標。需求分析應涵蓋以下幾個方面：
- 業務流程現狀分析：
詳細瞭解企業現有的業務流程，包括流程的起點、終點、各個環節的參與者、輸入和輸出。可以使用流程圖等工具將流程視覺化，以便更清楚地掌握流程的細節。同時，也要找出流程中的瓶頸和低效率環節。
- 目標用戶群體分析：
瞭解誰將使用這個流程管理系統？他們的技能水平如何？他們
系統架構設計：藍圖規劃
在完成需求分析之後，就可以開始進行系統架構設計。系統架構設計就像是建築的藍圖，它決定了系統的整體結構和各個組件之間的關係。一個良好的系統架構應具備以下特點：
- 模組化設計：
將系統分解成多個獨立的模組，每個模組負責特定的功能。這種設計方式可以提高系統的可維護性和可擴展性。
- 分層架構：
將系統分成多個層次，例如，表示層、業務邏輯層、數據訪問層等等。每一層只負責特定的職責，層與層之間通過接口進行交互。這種設計方式可以提高系統的可重用性和可測試性。
- 數據庫設計：
選擇合適的數據庫類型，並設計合理的數據庫結構。數據庫設計應考慮到數據的完整性、一致性和性能。
- 接口設計：
定義系統與其他系統之間的接口。接口設計應考慮到數據的格式、傳輸協議和安全性。
流程建模：將流程轉化為可執行的模型
流程建模是將業務流程轉化為系統可以理解和執行的模型的過程。流程建模可以使用各種工具和標準，例如，BPMN（業務流程建模符號）。流程建模的目標是：
- 準確地描述業務流程：
確保模型能夠準確地反映實際的業務流程。
- 清晰地定義流程的各個環節：
明確每個環節的輸入、輸出、參與者和執行條件。
- 方便系統執行：
模型應該易於轉換為系統可以執行的代碼。
系統選型與客製化：選擇最適合的工具
在完成了系統設計之後，接下來需要選擇合適的流程管理系統。市場上有許多不同的BPM系統，例如Zoho Creator、PingCode和輕流。在選擇系統時，需要考慮以下因素：
- 系統的功能是否符合需求：
系統是否具備所需的功能，例如，流程自動化、表單設計、報表生成、權限管理等等。
- 系統的易用性如何：
系統是否容易使用，用戶是否容易上手。
- 系統的可擴展性如何：
系統是否容易擴展以適應未來的業務增長。
- 系統的價格是否合理：
系統的價格是否在預算範圍內。
- 供應商的服務和支持如何：
供應商是否提供良好的服務和支持。
在選擇了系統之後，可能需要進行客製化，以滿足企業的特定需求。客製化可能包括：
- 修改系統的界面：
使系統的界面更符合企業的品牌形象。
- 添加新的功能：
為系統添加企業特定的功能。
- 與其他系統集成：
將流程管理系統與企業現有的其他系統集成。
好的系統設計是成功建構高效全域流程管理系統的基石。通過充分的需求分析、合理的系統架構設計、精確的流程建模和合適的系統選型與客製化，企業可以構建出一個真正符合自身需求的流程管理系統，從而提升運營效率和競爭力。
如何建構高效的全域流程管理系統. Photos provided by unsplash
導入執行：如何讓高效全域流程管理系統落地？
流程診斷和系統設計完成後，接下來的關鍵步驟就是將設計好的全域流程管理系統（BPM）真正導入並執行，讓它在企業中落地生根。這不僅僅是技術上的部署，更是一項涉及組織變革、人員培訓和持續改進的綜合性任務。如果導入執行不力，再完美的設計也難以發揮效用。那麼，如何確保BPM系統成功落地呢？
建立專案團隊與明確責任
首先，你需要組建一個跨部門的專案團隊，成員應包括流程負責人、IT 專家、以及各部門的代表。這個團隊負責制定詳細的導入計畫、協調各部門資源、並監督執行過程。明確每個團隊成員的責任和權限至關重要，確保他們能夠有效地推動專案進展。一位系統擁有者（System owner）負責管理系統，確保系統有效運行。
制定詳細的導入計畫
導入計畫應包括以下幾個方面：
- 階段性目標：將整個導入過程分解為可管理的小階段，每個階段設定明確的目標和交付成果。
- 時間表：制定詳細的時間表，明確每個階段的開始和結束時間。
- 資源分配：確定每個階段所需的資源，包括人力、預算和設備。
- 風險評估：識別潛在的風險和挑戰，並制定應對措施。
- 溝通計畫：建立有效的溝通管道，確保所有利益相關者都能夠及時瞭解專案進展。
資料遷移與系統整合
將現有系統中的資料遷移到新的BPM系統可能是一項複雜的任務。你需要仔細規劃資料遷移策略，確保資料的完整性和準確性。同時，BPM系統需要與企業現有的其他系統（如ERP、CRM）進行整合，實現資料的無縫流動。這可能需要客製化的介面和程式碼。
使用者培訓與變革管理
BPM系統的成功與否，很大程度上取決於使用者的接受程度。提供充分的教育訓練與協助是必要的。你需要為所有使用者提供全面的培訓，讓他們瞭解系統的功能、操作方法和價值。此外，變革管理也至關重要。導入新的BPM系統往往會改變員工的工作方式，可能會遇到阻力。你需要積極溝通，爭取員工的支持，並建立一種支持性的組織文化。
- 客製化學習路徑： 根據職級和角色，提供涵蓋基礎知識、應用實作及策略治理的線上課程。
- 部門應用課程： 結合企業內部資料和流程，設計貼合生產、行銷、人資等部門需求的課程。
小步快跑，逐步推廣
大規模的一次性導入可能會帶來巨大的風險。更明智的做法是採取「微創新」策略。首先在一個或幾個部門試點運行，驗證系統的有效性，並收集使用者的反饋。然後，根據反饋進行改進，再逐步推廣到整個企業。這種小步快跑的方式可以降低風險，並更容易獲得員工的接受和支持。
應對阻力並建立支持
在導入過程中，可能會遇到來自各個方面的阻力。一些員工可能不願意改變現有的工作方式，一些部門可能擔心失去控制權。你需要積極應對這些阻力，並建立廣泛的支持。高層管理者的支持至關重要，他們需要以身作則，並提供必要的資源和授權。同時，也要鼓勵員工積極參與流程改進，讓他們感受到自己是變革的一部分。
一個新系統或是流程，能否在導入後仍能存續於企業，這點是關鍵中的關鍵，可以透過「種子成員」和「系統/流程擁有者」指派權責機構（客戶端指的就是使用者(user) 端）。
風險管理與應急預案
在導入過程中，可能會遇到各種意想不到的問題，例如系統故障、資料遺失、使用者不適應等等。你需要提前識別這些潛在的風險，並制定應急預案。例如，建立備份系統，提供技術支援，以及準備額外的培訓資源。
合規性與安全性
在導入BPM系統時，需要確保其符合相關的法規和標準，例如資料隱私保護法規。同時，也要加強系統的安全性，防止未經授權的訪問和資料洩露。
總之，導入執行是BPM系統成功的關鍵一步。只有經過仔細的規劃、有效的溝通、以及持續的改進，才能確保BPM系統在企業中落地生根，並最終實現提高效率、降低成本和提升競爭力的目標。
導入執行：如何讓高效全域流程管理系統落地？ 主題 描述 重點 建立專案團隊與明確責任 組建跨部門團隊，包括流程負責人、IT專家和各部門代表，制定導入計畫、協調資源、監督執行。系統擁有者負責管理系統運行。 明確團隊成員責任和權限，確保有效推動專案。 制定詳細的導入計畫 - 階段性目標：分解導入過程，設定明確目標。
- 時間表：明確每個階段的開始和結束時間。
- 資源分配：確定每個階段所需資源。
- 風險評估：識別潛在風險並制定應對措施。
- 溝通計畫：建立有效溝通管道。
包含階段性目標、時間表、資源分配、風險評估和溝通計畫。 資料遷移與系統整合 規劃資料遷移策略，確保資料完整性和準確性。BPM系統與企業現有系統（如ERP、CRM）進行整合，實現資料無縫流動。 仔細規劃資料遷移策略，可能需要客製化介面和程式碼。 使用者培訓與變革管理 提供全面的培訓，讓使用者瞭解系統的功能、操作方法和價值。積極溝通，爭取員工支持，建立支持性的組織文化。 - 客製化學習路徑：根據職級和角色提供線上課程。
- 部門應用課程：結合企業內部資料和流程，設計課程。
小步快跑，逐步推廣 在一個或幾個部門試點運行，驗證系統有效性，並收集使用者反饋。根據反饋進行改進，再逐步推廣到整個企業。 降低風險，更容易獲得員工接受和支持。 應對阻力並建立支持 積極應對阻力，建立廣泛的支持。高層管理者以身作則，提供資源和授權。鼓勵員工參與流程改進。 透過「種子成員」和「系統/流程擁有者」指派權責機構。 風險管理與應急預案 提前識別潛在的風險，並制定應急預案，例如建立備份系統，提供技術支援，以及準備額外的培訓資源。 例如系統故障、資料遺失、使用者不適應等。 合規性與安全性 確保BPM系統符合相關法規和標準，例如資料隱私保護法規。加強系統的安全性，防止未經授權的訪問和資料洩露。 符合法規和標準，加強系統安全性。 總結 導入執行是BPM系統成功的關鍵一步。只有經過仔細的規劃、有效的溝通、以及持續的改進，才能確保BPM系統在企業中落地生根，並最終實現提高效率、降低成本和提升競爭力的目標。 仔細規劃、有效溝通、持續改進。 監控與優化：持續完善你的如何建構高效全域流程管理系統
流程管理系統的建構並非一蹴可幾，而是一個持續監控、評估和優化的過程。就像調整樂器一樣，你需要不斷地微調系統，才能確保它始終以最佳狀態運行，並為企業帶來最大的價值。。 監控與優化是確保流程管理系統能長期有效的關鍵。
設定明確的監控指標 (KPIs)
監控的第一步是設定關鍵績效指標 (KPIs)。 這些指標應該與企業的戰略目標緊密相關，並能夠量化流程的效率和效果。 紐約早上可以去哪些地方？紐約早上可以去中央公園、時代廣場等等。
- 效率指標：例如流程的平均處理時間、完成任務所需的資源消耗量、以及單位時間內完成的任務數量。
- 效能指標：例如目標達成率、流程遵循率。
- 品質指標：例如錯誤率、客戶滿意度。
- 合規性指標：例如法規遵循率、審計通過率。
- 成本指標: 作業成本指標、物料消耗指標。
- 及時性指標: 業務流程週期。
使用量化指標，可以更客觀地評估流程的表現，並識別需要改進的環節。
建立即時監控儀錶板
有了KPIs，下一步是建立一個即時監控儀錶板，以便隨時瞭解流程的運行狀況。儀錶板應該能夠清晰地呈現各項指標的數據，並提供視覺化圖表，幫助你快速識別異常情況。舉例來說，你可以使用像是奧哲流程中台，帆軟軟體等等，來監控數據與視覺化。
- 自動化數據收集：利用流程管理系統的內建功能，自動收集和整理數據。
- 客製化儀錶板：根據你的需求，客製化儀錶板的顯示內容和佈局。
- 設定警報：當指標超出預設範圍時，系統自動發出警報，提醒你及時處理。
定期分析與評估
監控數據的價值在於分析。定期檢視監控儀錶板上的數據，並進行深入分析，找出流程中的瓶頸、低效環節和潛在風險。 詢問自己以下問題：
- 哪些流程的表現不如預期？
- 造成這些問題的原因是什麼？
- 是否有任何模式或趨勢？
- ESIA策略是否能夠有效應用 (清除(Eliminate)、簡化(Simplify)、整合(Integrate)、自動化(Automate))?
分析結果將為你提供優化流程的方向。
實施流程優化
基於分析結果，制定並實施流程優化計劃。 優化方法包括：
- 簡化流程：取消不必要的步驟，減少流程的複雜性。
- 自動化流程：使用RPA（機器人流程自動化）等技術，自動化重複性高的任務。
- 重新設計流程：對於效率低下的流程，可以考慮重新設計，從根本上進行改進。
- 培訓員工：確保員工充分了解新的流程，並具備執行流程所需的技能。
切記，優化是一個迭代的過程，需要不斷嘗試和調整，才能找到最佳方案。
變革管理
流程優化往往涉及到變革，可能會遇到員工的抵觸。 因此，在實施優化計劃時，需要重視變革管理，與員工充分溝通，爭取他們的支持和參與。 建立一種持續改善的文化，鼓勵員工主動提出改進建議。
案例分享
許多企業都透過有效的監控與優化，成功地提升了流程管理系統的效能。 例如，江汽物流就打造了一套「流程監控數據視覺化系統」，從數據監控提升企業效益。
總之，監控與優化是確保你的流程管理系統能夠持續產生價值的關鍵。 只有不斷地監控、分析和改進，才能讓系統始終保持最佳狀態，並為企業帶來更大的競爭優勢。
如何建構高效的全域流程管理系統結論
恭喜您！透過本文的逐步指南，您已掌握如何建構高效的全域流程管理系統的關鍵要素。從流程診斷、系統設計、導入執行到監控與優化，每個環節都至關重要。請記住，建構高效的全域流程管理系統並非一蹴可幾，而是一個持續精進的過程。
企業流程管理是一個動態的領域，隨著科技的發展和市場的變化，新的工具和方法不斷湧現。 您需要保持學習的熱情，隨時關注最新的趨勢和最佳實踐，並根據企業的具體情況靈活調整您的策略。例如，您可以關注無程式碼開發平台、RPA（機器人流程自動化）和 AI 在企業流程管理中的應用，利用這些新技術來簡化流程、提高效率，並實現更智慧化的決策。
此外，導入流程管理系統不僅僅是技術的導入，更重要的是對企業文化的塑造。建立支持性的組織文化，鼓勵員工積極參與流程改進，並確保高層管理者的支持和參與，這些都是成功的關鍵。
希望本指南能為您提供有價值的知識和實用建議。 立即行動，開始建構您的高效全域流程管理系統，提升企業的運營效率和競爭力吧！
如何建構高效的全域流程管理系統 常見問題快速FAQ
流程診斷的ESIA策略具體包含哪些內容？
ESIA策略是流程優化的有效工具，它包含四個方面：
- 清除（Eliminate）：移除不必要的流程步驟或活動，減少流程的複雜性。
- 簡化（Simplify）：簡化複雜的流程環節，減少流程步驟，使其更易於理解和執行。
- 整合（Integrate）：整合相關的流程環節，減少流程中的斷點，提高流程的流暢性。
- 自動化（Automate）：利用RPA（機器人流程自動化）等技術，自動化重複性的流程任務，節省人力成本並提高效率。
在系統設計階段，選擇流程管理系統時需要考慮哪些因素？
選擇流程管理系統時，需要綜合考慮以下因素：
- 功能符合性：系統是否具備企業所需的功能，如流程自動化、表單設計、報表生成和權限管理等。
- 易用性：系統是否容易上手，使用者能否快速掌握。
- 可擴展性：系統是否容易擴展，以適應未來的業務增長。
- 價格：系統的價格是否在預算範圍內。
- 供應商服務與支持：供應商是否提供良好的服務和技術支持。
導入流程管理系統後，如何進行持續的監控與優化？
導入流程管理系統後，需要進行持續的監控與優化，以確保系統長期有效：
- 設定明確的監控指標 (KPIs)： 設定與企業戰略目標相關的關鍵績效指標，量化流程的效率和效果。
- 建立即時監控儀錶板： 建立一個即時監控儀錶板，清晰地呈現各項指標的數據，並提供視覺化圖表。
- 定期分析與評估： 定期檢視監控數據，分析流程中的瓶頸、低效環節和潛在風險。
- 實施流程優化： 基於分析結果，制定並實施流程優化計劃，簡化流程、自動化流程或重新設計流程。
- 變革管理： 重視變革管理，與員工充分溝通，爭取他們的支持和參與。
- 模組化設計：
