在數位化浪潮下，企業對人事資料的蒐集、處理與運用日益頻繁，如何確保這些資料的安全與隱私，已成為企業永續經營的重要課題。歐盟《通用資料保護規則》（GDPR）與臺灣《個人資料保護法》（個資法）是兩部影響深遠的法規，它們對企業在個人資料的蒐集、處理、儲存和傳輸等環節，都提出了嚴格要求。企業必須深入瞭解並確實遵守，方能避免觸法風險，建立穩固的合規基礎。
GDPR 強調透明性、合法性與安全性，賦予個人對其資料的完整權利。任何處理歐盟公民個資的企業，無論其是否位於歐洲境內，皆須遵守 GDPR 的規範。違規者將面臨高額罰款，其金額可能高達企業全球年收入的 4%。
臺灣個資法同樣重視資料保護，規範企業在蒐集、利用及保存個資的行為，並保障當事人的查詢、更正與刪除權利。相較於 GDPR，臺灣個資法的罰則較輕，但同樣要求企業對個資進行合法、公正且負責任的處理。企業應特別留意，在要求員工提供個資時，必須符合「特定目的」及「八款法定事由之一」的要件。
為協助企業有效應對 GDPR 與臺灣個資法的挑戰，本文將深入探討人事資料安全與隱私的合規關鍵策略，涵蓋政策制定、個資盤點、存取控制、數據安全、員工培訓、外洩應變等多個面向。透過實施這些策略，企業不僅能符合法規要求，更能提升員工信任，維護企業聲譽。
立即下載個資盤點範本，檢視您的企業是否符合法規！
為了確保人事資料安全與隱私，並符合GDPR與台灣個資法，企業應採取以下關鍵策略：
- 立即進行全面的個資盤點，詳盡記錄人事資料的種類、來源、儲存位置與使用目的，可參考個資盤點範本 。
- 落實風險評估與管理，針對人事資料外洩的可能性，制定包含通報流程、損害控制的應變計畫，並定期演練 。
- 在蒐集員工個資時，務必明確告知蒐集目的、類別、利用期間等資訊，並取得員工的同意，確保符合透明化原則 。
- 實施嚴格的存取控制，根據員工職務需求設定權限，並採取加密等安全措施，以保護人事資料的安全儲存與傳輸 。
- 定期為員工提供個資保護法規與實務培訓，提高資料保護意識及責任感，並建立持續改善機制，定期稽覈與更新措施 。
解析GDPR與台灣個資法：人事資料保護的核心原則與法規要求
GDPR (通用數據保護條例) 和台灣的個人資料保護法 (個資法) 在保護個人資料方面有許多共通的核心原則，但也有一些差異。 GDPR (通用數據保護條例) 的核心要求：
- 合法性、公平性和透明度：個人資料的處理必須基於合法基礎，並且對數據主體（個人）是公平且透明的。這意味著必須告知數據主體資料的收集目的、如何使用、以及他們的權利。
- 目的限制：資料只能為特定、明確且合法的原因收集，並且不得以與該目的不符的方式進一步處理。
- 數據最小化：僅收集和處理與特定目的相關的、必要的最少量的個人資料。
- 準確性：確保個人資料是準確的，並在必要時及時更新。不準確的資料應被刪除或修正。
- 儲存限制：個人資料的儲存時間不應超過實現其收集目的所需的時間。
- 完整性與保密性（安全性）：個人資料必須以確保適當安全性的方式進行處理，包括防止未經授權或非法的處理以及意外丟失、破壞或損壞。
- 問責制（Accountability）：數據控制者（controller）必須能夠證明他們遵守了GDPR的所有原則。這可能涉及詳細的記錄保存和定期的合規性審查。
- 數據主體權利：賦予個人數據主體多項權利，包括訪問權、更正權、刪除權（被遺忘權）、限制處理權、數據可攜權以及反對權。
- 數據洩露通知：在發生數據洩露時，通常必須在72小時內通知監管機構和受影響的個人。
- 數據保護負責人（DPO）：在某些情況下（例如處理大量數據或高風險活動），組織可能需要任命一名數據保護官。
台灣個人資料保護法 (個資法) 的核心要點：
- 合法、正當、必要與誠信原則：處理個人資料應遵循這些原則，不得以誤導、欺詐或脅迫等方式進行。
- 公開、透明原則：應公開個人資料的處理規則，並明示處理的目的、方式和範圍。
- 特定目的必要範圍：個人資料的蒐集、處理或利用，不得逾越特定目的的必要範圍，並應與蒐集目的具有正當合理關聯。
- 告知義務：蒐集個人資料時，應告知當事人蒐集的目的、資料類別、利用的時間、地區、對象及方式，以及當事人的權利。
- 當事人權利：賦予當事人查詢、請求閱覽、製給複製本、請求補充或更正、請求停止蒐集處理或利用，以及請求刪除其個人資料的權利。
- 特種個人資料的保護：對於病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科等「特種個人資料」，原則上禁止蒐集、處理或利用，除非符合法定例外情形。
- 國際傳輸限制：原則上不禁止個人資料的國際傳輸，但特定情形下，中央目的事業主管機關得予以限制。
- 安全維護義務：非公務機關應採行適當之安全措施，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
- 個人資料保護委員會：台灣個資法正朝向設立專責的「個人資料保護委員會」作為主管機關的方向發展，以統一監督管理。
人事資料保護的核心共通點：
兩者在人事資料保護方面，都強調：
- 透明度與告知：必須讓員工清楚瞭解其個人資料被如何收集、處理和利用。
- 目的限制：員工資料的蒐集和使用應僅限於與僱傭關係相關的必要目的。
- 數據最小化：只收集和保留必要的員工資訊。
- 安全性：採取適當的安全措施保護員工的敏感人事資料。
- 員工權利：賦予員工查詢、更正、刪除其個人資料的權利。
- 問責制：企業需要能夠證明其對員工個人資料的保護措施是合規的。
理解這些核心原則對於企業在處理員工個人資料時，確保合規並保護員工隱私至關重要。
建構人事資料合規防護網：企業應採取的具體安全與隱私策略
為了建構有效的人事資料合規防護網，企業需要採取多方面的措施，以確保員工個人資料的蒐集、處理、儲存、傳輸及銷毀等各個環節都能符合相關法規的要求。一、 盤點與識別個人資料
- 全面盤點資料資產： 首先，企業應進行全面的個人資料盤點，識別所有存放、處理和使用個人資料的地方，包括紙本文件、電子檔案、資料庫、系統日誌等。這有助於瞭解企業持有何種個人資料，以及這些資料的來源、儲存位置和用途。
- 識別資料價值與敏感性： 針對盤點出的個人資料，應根據其機密性、完整性、可用性等特性，評估其價值和敏感程度。敏感性個人資料，如健康檢查、犯罪前科等，需要更嚴謹的保護措施。
二、 風險評估與管理
- 進行風險評估： 根據識別出的個人資料及其價值，評估潛在的風險，包括資料外洩、未經授權的存取、資料損壞或遺失等。分析風險發生的機率及其對企業的影響程度。
- 制定風險管理機制： 依據風險評估結果，制定相應的風險管理機制，設定風險接受準則，並採取適當的處理措施來降低風險。這可能包括加強安全防護、限制存取權限、實施資料遮罩或去識別化等。
- 建立應變計畫： 針對可能發生的資料外洩事件，建立應急響應計畫，包含通報流程、損害控制措施、以及與相關主管機關和當事人的溝通協調機制。
三、 合法蒐集與透明告知
- 明確蒐集目的與法律基礎： 蒐集個人資料時，必須有明確的特定目的，並確保具備合法的法律基礎，例如勞動契約、法律規定或當事人同意。
- 落實告知義務： 在蒐集個人資料時，應向當事人明確告知蒐集的目的、類別、利用的期間、地區、對象及方式。若涉及敏感性資料，更需嚴格遵守相關規定。
- 取得當事人同意： 在非屬法律規定或契約約定的情況下，應取得當事人的書面同意。
四、 資料安全與存取控制
- 分級管理資料： 根據資料的敏感程度和風險等級，對個人資料進行分級管理，並為不同等級的資料制定不同的管理和保護措施。
- 嚴格存取權限控管： 依據員工的職務和工作需求，設定嚴格的個人資料存取權限，確保只有必要人員才能存取相關資料。權限應隨員工離職或職位變動及時更新或刪除。
- 安全儲存與傳輸： 確保個人資料的儲存安全，對於紙本文件應有保護措施，電子檔案應加密處理。傳輸個人資料時，尤其是在跨境傳輸時，應採取加密措施，並確認接收方的資料保護措施符合法規要求。
- 資料去識別化處理： 在非必要顯示完整個人資料時，應進行部分遮罩或去識別化處理。
- 建立稽覈機制： 對於資料庫或文件管理人員的工作內容進行稽覈，以防止內部人員濫用或洩漏資料。
五、 員工權利與離職資料處理
- 尊重員工權利： 確保員工能夠行使其個人資料相關權利，例如存取、更正、刪除資料等。
- 明確離職員工資料處理原則： 員工離職後，其個人資料的保留應符合法定保存期限或相關法律規定。例如，勞基法規定勞工名卡、工資清冊等需保存一定年限。 即使員工離職，若有法令規定或契約約定之保存期限，僱主仍可繼續保留相關資料。
- 契約約定保存期限： 可在聘僱契約中約定個人資料的保存期限，並取得員工同意，以明確雙方權益。
六、 員工教育訓練與持續改善
- 定期員工培訓： 定期對員工進行個人資料保護法規、政策和最佳實踐的培訓，提高員工的個資保護意識和責任感。
- 建立持續改善機制： 持續監控個資保護管理系統的運作，定期進行稽覈，並根據稽覈結果、事件事故等情況，不斷調整和完善相關措施。
七、 遵守國際規範（如GDPR）
- 適用全球規範： 若企業處理歐盟居民的個人資料，則需遵守《通用資料保護條例》（GDPR）。GDPR 對個人資料的蒐集、處理、儲存和傳輸等方面有嚴格的規定，包括透明度、安全性和問責制的要求。
- 落實GDPR要求： 企業需確保資料蒐集的透明化，處理個人資料需有合法依據，並尊重員工的各項權利。
建構完善的人事資料合規防護網，不僅是法律義務，更是企業建立信任、保護聲譽和維持永續經營的關鍵。透過上述措施的落實，企業可以有效地降低個資外洩的風險，並展現對員工個人資料保護的重視。
實戰演練：跨境資料傳輸、第三方風險與應變計畫的合規之道
跨境傳輸的合規策略
跨境數據傳輸是指個人數據在國家之間的流動，這對於全球化運營至關重要，但也帶來了隱私、安全和合規的挑戰。各國的數據保護法律差異很大，企業在進行跨境傳輸時必須遵守這些差異化的法規。
- 理解相關法律法規： 企業需要全面瞭解所有相關的法律法規，例如歐盟的《通用數據保護條例》(GDPR)、中國的《數據安全法》和《個人信息保護法》等。這些法規對數據處理、存儲和傳輸提出了不同的要求。
- 建立數據分類分級體系： 根據數據的敏感程度、業務需求和法律要求，對數據進行明確分類和分級，以便採取適當的保護措施。
- 選擇合規的數據傳輸路徑與技術手段： 採用加密技術、建立安全的網絡通道（如VPN）來保護數據在傳輸過程中的安全性和保密性。
- 加強數據安全保護措施： 實施嚴格的數據訪問控制、加密存儲等措施，防止數據在源端和目的端出現安全問題。
- 定期進行合規審計與員工培訓： 定期審查數據處理實踐，並對員工進行合規和安全意識的培訓。
- 利用法律約束機制： 例如，新加坡的《2012年個人數據保護法》要求企業確保傳輸至海外的個人數據獲得與PDPA相當的保護水平，並實施具有法律約束力的機制，如合同或具約束力的機制。
- 安全評估與認證： 中國的《數據出境安全評估辦法》要求在特定情況下進行安全評估或獲得個人信息保護認證。
第三方風險的合規策略
第三方風險管理 (TPRM) 是一種戰略方法，旨在識別、評估和管理與第三方供應商合作的風險，以避免合規違規。許多數據洩露事件源於第三方供應商。
- 風險識別與評估： 在與第三方合作之前，進行詳細的盡職調查，分析其安全措施、數據保護實踐和合規標準，以識別潛在的漏洞和風險。
- 合同管理： 在合同中明確第三方供應商在合規違規方面的責任，並將這些期望以書面形式記錄下來。合同內容應涵蓋關鍵的合規和法律要求，以及對隱私信息、知識產權等的保護。
- 持續監控與審計： 對第三方供應商進行持續監控，通過定期審計和審查來確保其持續合規。可以使用自動化工具來實現實時監控和及時發現安全與合規問題。
- 培訓與意識提升： 提高員工對TPRM風險和要求的理解和意識，定期進行培訓和研討會。
- 建立明確的政策和程序： 制定並實施明確的TPRM政策和程序，涵蓋第三方供應商的選擇、簽約、監控和報告等所有方面。
- 技術應用： 利用技術工具和平台來識別、評估和監控風險，並自動化審計和報告流程。
- 將TPRM整合到企業風險管理 (ERM) 中： TPRM不應孤立看待，而應整合到公司的全面風險管理中。
- 供應鏈合規： 關注供應鏈中的數據合規，例如，與境外平台簽訂協議明確數據歸屬及處理權限，並要求平台提供數據安全能力認證（如ISO 27001）。
| 合規策略 | 具體措施 |
|---|---|
| 跨境傳輸的合規策略 | 理解相關法律法規，例如GDPR、數據安全法、個人信息保護法等 。建立數據分類分級體系 。選擇合規的數據傳輸路徑與技術手段，如加密和VPN 。加強數據安全保護措施，實施嚴格的數據訪問控制 。定期進行合規審計與員工培訓 。利用法律約束機制，例如新加坡PDPA的要求 。進行安全評估與認證，如中國的數據出境安全評估 。 |
| 第三方風險的合規策略 | 進行詳細的盡職調查，分析其安全措施 。在合同中明確第三方供應商的責任 。對第三方供應商進行持續監控和審計 。提高員工對TPRM風險的理解和意識 。建立明確的TPRM政策和程序 。利用技術工具和平台來識別、評估和監控風險 。將TPRM整合到企業風險管理 (ERM) 中 。關注供應鏈中的數據合規，要求平台提供數據安全能力認證 。 |
人事資料安全與隱私:GDPR與台灣個資法下的合規策略. Photos provided by unsplash
超越法規紅線：GDPR與個資法下的常見誤區與最佳實踐指南
在GDPR（通用數據保護條例）和台灣的個人資料保護法（個資法）的實施過程中，確實存在一些常見的誤解和盲點。這些誤解可能導致企業或個人在處理個人資料時產生不當的行為，進而面臨法律風險。
GDPR常見誤區：
- 誤解一：巨額罰款只是危言聳聽。
雖然GDPR的罰款金額可能高達2000萬歐元或全球營業額的4%，但這並非虛張聲勢。過去已有企業因違反數據保護法規而面臨高額罰款的案例，例如Google曾被法國罰款5000萬歐元。GDPR的罰款機制是嚴格的，且違規情節嚴重者，罰款可能達到全球年收入的4%或2000萬歐元。 - 誤解二：英國脫歐後，GDPR將不再適用於英國。
即使英國脫歐，GDPR的原則已轉化為英國的《2018年數據保護法》。此外，任何與歐盟公民有業務往來的英國企業仍需直接遵守GDPR。 - 誤解三：只要合規一次就高枕無憂。
遵守GDPR是一個持續的過程，而非一次性的任務。隨著科技發展和法規解釋的演變，企業需要不斷審視和更新其數據保護措施。 - 誤解四：GDPR僅適用於歐盟境內的公司。
GDPR的適用範圍非常廣泛，只要涉及處理歐盟公民的個人資料，即使公司設在歐盟境外，也可能需要遵守GDPR。例如，向歐盟境內個人提供商品或服務，或監控其行為，都可能觸及GDPR的管轄範圍。
台灣個資法常見誤區：
- 誤解一：對「個人資料」的定義不清楚。
許多企業不確定哪些資料屬於個人資料，導致在蒐集時不知不覺違法，或過度謹慎地將非個人資料也納入規範範圍。根據個資法，個人資料是指自然人的姓名、出生年月日、聯絡方式、財務情況，以及其他得以直接或間接識別該個人的資料。例如，手機號碼在多數情況下被視為個人資料。 - 誤解二：認為Email地址不屬於個人資料。
一般情況下，單獨的Email地址可能不足以直接識別個人。然而，如果Email地址與姓名等資訊結合，或者使用公司提供的、可識別個人身份的Email（如名字@公司.com），則可能被視為個人資料。 - 誤解三：混淆「行為違法」與「資產違法」。
個資法的重點在於「行為」，即蒐集、處理、利用個人資料的過程是否合法合規，而非僅僅是擁有相關資料。 - 誤解四：認為僅公司需要遵守個資法，個人則不受約束。
個資法同樣適用於個人，特別是進行網路拍賣或個人網路商店的經營者。個人一旦違法，其賠償責任可能比公司更為沉重。 - 誤解五：誤認為使用Open-ID登入就不算蒐集個資。
即使透過Facebook或Google的Open-ID登入，系統仍可能取得Facebook ID等資訊，這些資訊足以間接識別個人，因此仍屬於個資法的規範範疇。 - 誤解六：不清楚哪些情況下蒐集個資不受個資法規範。
僅有為個人或家庭活動目的，或在公開場所蒐集未與其他個人資料結合的影音資料，纔可能不受個資法規範。其他情況下，蒐集個人資料必須有特定目的，且利用目的與蒐集目的應有合理關聯。
瞭解這些常見的誤區，對於企業和個人遵守GDPR和台灣個資法至關重要，以避免不必要的法律風險。
人事資料安全與隱私:GDPR與台灣個資法下的合規策略結論
在全球數位經濟蓬勃發展的今日，人事資料安全與隱私:GDPR與台灣個資法下的合規策略不僅是企業必須面對的法律責任，更是建立企業聲譽、贏得員工信任的基石。面對日趨嚴格的法規要求和不斷變化的網路安全威脅，企業需要採取積極主動的策略，才能在合規的道路上穩步前行。
本文深入探討了 GDPR 與台灣個資法的核心原則，並提出了具體的實務建議，涵蓋了個資盤點、風險評估、存取控制、員工培訓、第三方管理和應變計畫等多個面向。企業應將這些策略融入日常營運中，建立一套完善的資料保護體系 。
更重要的是，企業應持續關注法規的最新發展，定期檢視和更新自身的資料保護措施 。透過不斷學習和改進，企業不僅能夠符合法規要求，更能提升自身的競爭力，在數位時代中穩健成長 。
人事資料安全與隱私:GDPR與台灣個資法下的合規策略 常見問題快速FAQ
GDPR和臺灣個資法保護的個人資料有哪些共通點？
兩者都強調透明度、目的限制、數據最小化、安全性、員工權利以及企業的問責制，確保員工清楚瞭解其個人資料如何被收集、處理和利用，並僅限於與僱傭關係相關的必要目的。
企業應如何盤點與識別個人資料？
企業應全面盤點資料資產，識別所有存放、處理和使用個人資料的地方，並根據其機密性、完整性、可用性等特性，評估其價值和敏感程度，以採取相應的保護措施。
跨境傳輸個人資料時，企業應注意哪些合規策略？
企業需要理解相關法律法規，建立數據分類分級體系，選擇合規的數據傳輸路徑與技術手段，加強數據安全保護措施，定期進行合規審計與員工培訓，並利用法律約束機制。
第三方風險管理（TPRM）的合規策略有哪些？
包括風險識別與評估、合同管理、持續監控與審計、培訓與意識提升、建立明確的政策和程序、技術應用、將TPRM整合到企業風險管理（ERM）中，以及關注供應鏈中的數據合規。
GDPR有哪些常見的誤區？
常見誤區包括認為巨額罰款只是危言聳聽、英國脫歐後GDPR不再適用於英國、只要合規一次就高枕無憂，以及GDPR僅適用於歐盟境內的公司，企業應避免這些誤解以降低法律風險。
臺灣個資法有哪些常見的誤區？
常見誤區包括對「個人資料」的定義不清楚、認為Email地址不屬於個人資料、混淆「行為違法」與「資產違法」、認為僅公司需要遵守個資法，個人則不受約束等，個人和企業都應注意避免觸法。
